A szervezeti célok fája: kialakítás, séma

2024 Szerző: Howard Calhoun | [email protected]. Utoljára módosítva: 2023-12-17 10:30

Ma már létezik egy tervezési eszköz, az úgynevezett célfa. Ebben a cikkben példákat és módszereket tárgyalunk a szervezet számára történő felépítésére.

Minden tevékenység tervezéssel kezdődik. Ha valamit meg szeretne tenni, először rendelkeznie kell egy bizonyos cselekvési modellel.

A szervezet tevékenységeinek kompetens tervezése az egész üzlet sikerének több mint fele.

A kifejezés általános fogalma

Szinte mindenki el tudja magyarázni ezt a fogalmat. A cél az a kívánt eredmény, amelyet a szervezet tevékenysége során el kíván érni. Minden vállalkozásnak, amely sikeres akar lenni az üzleti életben, törekednie kell ennek elérésére. A kitűzött cél nem csak viszonyítási alapként szolgál a szervezet tevékenységéhez, hanem a szabványok meghatározására és a teljesítmény értékelésére is szolgál.

A célok elérése érdekében a célok kitűzése gyakran a lehetséges jövőbeli fejlődésre vonatkozó feltételezéseken alapul, így azok megvalósításának valósága és megfelelősége a pontosságon alapul.hipotézisek.

A céloknak van határideje. Minél nagyobb, annál nagyobb a lehetséges jövő bizonytalansága. Ennek megfelelően a hosszabb előre meghatározott időtartamú célok általánosabb formában kerülnek meghatározásra.

A szervezet létrejöttét és működését igazoló legáltalánosabb állítást küldetésnek nevezzük.

Mi az a stratégia

A sikeres vállalatok nagy hangsúlyt fektetnek a stratégiára. Ez egy mesterterv bizonyos feladatok végrehajtására, amelyek meghatározzák azok fontosságát a szervezet számára.

Más szóval a stratégia célok láncolata, amely az események bizonyos tervezett kimeneteléhez vezet.

Mi a küldetés

Ezt a kifejezést különféle területeken használják – orvosi, vallási és egyéb területeken. A szervezet küldetése a cég tevékenységének filozófiai igazolása, ideológiai komponense, az az eszmény, amelyre a cégnek törekednie kell fennállása során.

A szervezet küldetésének fő összetevői:

• Ügyfélközpontú.
• Őszinteség. A küldetést őszintén kell megfogalmazni, nem lehet félreérthető értelmezése, és meg kell felelnie a dolgok valós állapotának.
• Egyediség. A küldetésnek olyannak kell lennie, ami egyedivé teszi cégét, megkülönbözteti a versenytársaktól.

Ha a küldetés általános iránymutatást ad a szervezet minden tevékenységéhez, akkor a cél egyetemesebb és konkrétabb.

Kiállítási alapelvek

A cél megfogalmazásakor fontos betartani a következő elveket:

• Speciális. A célokat a lehető legvilágosabban és legpontosabban kell megfogalmazni, hogy mindenki megértse, mi forog kockán.
• Mérhetőség. Ez egy lehetőség annak számszerűsítésére, hogy sikerült-e elérni az eredményt. ez úgy történik, hogy összevetjük a korábban megfogalmazott céllal. Mérheti olyan kritériumok alapján, mint a pozitív vélemények száma, aránya, a történések gyakorisága, idő, átlagok stb.
• Elérhető. A célnak összhangban kell lennie a vállalat jelenlegi képességeivel.
• Jelenőség. A cél nem mond ellent a küldetésnek, valamint a szervezet egyéb törekvéseinek.

A szervezet irányításának elvei

A menedzsment a következő elveken alapul:

• Célok kidolgozása az egyes alkalmazottak szintjéig. Ugyanakkor a munkavállalók és a szervezetek tervei nem lehetnek ellentmondva egymásnak.
• Az alkalmazottak céljainak szinkronizálása és kiigazítása az értékelés közbenső szakaszaiban.
• Interakció a vezető és a munkavállaló között a célok megfogalmazásában, azok koordinálásában.
• Rendszeres teljesítményértékeléseket és alkalmazottak visszajelzéseit.

Célkitűzési módszerek egy szervezetben

A tervezés bármely vállalatnál centralizálható és decentralizálható.

• A decentralizált tervezés a célkitûzés a vállalat egyes szerkezeti egységei által külön-külön.
• A tevékenységek központosított tervezése egy szervezetben magában foglalja a központi hatóság meglétét illanyavállalat, amely direktíván tűz ki célokat alárendelt vállalatai számára. A kitűzött feladatok megoldását célzó összes erőforrás szintén központilag van elosztva.

A gólok típusai

Feltételesen feloszthatók stratégiaira és taktikaira.

• Stratégiai – ezek azok, amelyek teljesítése új pénzügyi vagy strukturális szintre emeli a szervezetet. A stratégiai célok klasszikus példái: innováció és akciótervezés, egy bizonyos piaci részesedés megszerzése. Azonban minden szervezetnek megvan a saját stratégiája.
• Taktikai – ezek azok, amelyek a stratégiai célok elérésének bizonyos szakaszait tükrözik. Működnek (célok egy bizonyos időtartamra, negyedévre, évre stb.).

Emellett minden cél felosztható egyszerűre és összetettre. Az egyszerű műveleteket egy lépésben hajtják végre. Az összetettek végrehajtásukhoz tevékenységek egész sorát foglalják magukban. A feladatok összetettségétől és fókuszától függően a célok hierarchiája épül fel.

Rövid-, közép- és hosszú távúak is. Ez a megadott határidőtől függ.

• Rövid távú – ezek azok a célok, amelyeket legfeljebb egy éven belül teljesítenek. Maximális pontosságot és egyértelmű megfogalmazást igényelnek.
• Középtávú - ezek a célok, melyek megvalósítását egy évtől öt évig tervezzük.
• Hosszú távú – amelynek megvalósítása több mint öt évet vesz igénybe.

Ezek is lehetnek:

• Működési – hosszú időn keresztül rendszeresen végrehajtvaidő.
• Tervezés - egyszeri végrehajtás.

A célok szerkezetének és hierarchiájának helyes felépítése érdekében, azok sürgősségétől és a vállalat számára való jelentőségüktől függően, gyakran használják a célfa módszert. Ez a megközelítés a feladattervezés egyik leghatékonyabb eszköze.

Mi az a célfa

Ez a kifejezés nem is olyan régen jelent meg, így nem mindenki ismeri a lényegét. A szervezet célfája a szervezet összes céljának hierarchikus struktúrája, amely diagram vagy táblázat formájában jelenik meg.

A vállalat stratégiai terveinek megvalósításához különböző szintű működési és projektcélok egyaránt felhasználhatók.

A célfa módszer a szervezet stratégiai feladatainak olyan egyszerűbbre osztását jelenti, hogy az alsóbbrendű feladat a megvalósítás alatt a magasabb megvalósításának eszközévé váljon. Ugyanakkor az egyes fontos feladatok több egyszerűbbre oszlanak a szerkezet maximális egyszerűsítése érdekében.

Hogyan építsünk célfát

Vizsgáljuk meg részletesebben a szervezeti célfa kialakításának algoritmusát.

• Először is meghatározzák a szervezet fő stratégiai célját. Egy vagy két mondatban van megfogalmazva, és meg kell magyaráznia, mi történjen a végén.
• Ezután a cél lebontásra kerül - egyszerűbb feladatokra oszlik, amelyek együttes végrehajtása a megvalósításhoz vezet. Ezt a folyamatot kellmegfelel a következő követelményeknek:

-a felosztásnak teljesnek kell lennie, egyetlen összetevőt sem szabad kihagyni;

Afelosztásnak kizárólagosnak kell lennie. Egyetlen egyszerű feladat sem tartalmazhat másikat;

-felosztásnak közös alappal kell rendelkeznie minden egyszerű feladathoz.

-felosztás legyen egységes. Minden szinten azonos léptékű és jelentőségű feladatokból kell állnia.

• Az egyes szervezetekre vonatkozó korlátozások jönnek létre.
• Az egyes feladatokhoz tartozó lehetőségek elemzése. Bármelyik különböző módon elvégezhető. Az összes lehetséges megvalósítási lehetőséget elemzik, és kiválasztják a legoptimálisabbakat.
• Ezután az alkalmazottak és az osztályok feladatai és funkciói kerülnek kialakításra.

Célfa diagram

Mint Ön is tudja, az információ vizuálisan mindig jobban érzékelhető. Ezért a szervezet célfáját táblázat vagy rétegdiagram formájában ábrázoljuk, ahol a legfelső szint a szervezet fő célja.

A következő alszint azok a célok lesznek, amelyek megvalósítása a fő eléréséhez vezet.

Az alábbiakban felsoroljuk azokat a célokat, amelyek a magasabb szintű megvalósításhoz vezetnek. Mindegyikük lebontásnak van kitéve, amíg annak logikusan van értelme. A célfában a szintek száma a szervezet összetettségétől és méretétől függ.

Minél nagyobb a vállalkozás, minél bonyolultabb a szerkezete, annál több bontási szint lesz a fában. Így a szervezet céljainak hierarchiája közvetlenül összefügg annak felépítésével ésfunkciók.

Az egyértelműség kedvéért a teljes diagramot egy lapon kell megjeleníteni.

A diagram olvasása közben világosnak kell lennie, hogyan lehet elérni a bemutatott célokat, mind a fontosabb, mind az egyszerűbb célokat.

A kitűzött célok elérésének egyértelmű megértése az egyik kritérium a fa további munkára való alkalmasságának értékeléséhez.

Célfa függvényei

Az összes cél részletes, vizuálisan megjelenített sémája nem csak a nagyvállalatok számára szükséges, ahol sok részleg, alkalmazott és feladat van.

A szervezet célfája leegyszerűsít minden tevékenységet, útmutatásul szolgál minden lehetséges választásnál, szem előtt tartja az üzleti tevékenység minden szükséges elemét.

Célok fája egy szálloda példáján

Az intézmény küldetése, hogy minőségi szállást biztosítson a város vendégei számára meghitt, kényelem és könnyed légkörben.

Minden szálloda a profit maximalizálására törekszik.

Egy kis szálloda célfája a következőképpen épülhet fel:

Célszint	Leírás
Fő cél	A lehető legmagasabb profit elérése
Fő célok	A szolgáltatás minőségének javítása				Lehetséges szolgáltatások körének bővítése			Reklám és marketing bemutatása
Az első szint részcéljai	A gyártási folyamat minőségének javítása		A személyzettel való interakció javítása		Szolgáltatásokkonferenciák és bankettek		étkeztetési szolgáltatás nyújtása	Reklámozás és új ügyfelek vonzása		Az ügyfelek hűségének növelése
Második szintű részcélok	Új berendezések vásárlása a hatékonyabb háztartás érdekében	CRM létrehozása – rendszerek a gyorsított foglaláshoz és szolgáltatáshoz	Személyzet képzés	Új munkatársi motivációs rendszer	A tárgyalóterem kiosztása és felújítása	Konferenciaterem létrehozása	Kávézó vagy étterem a helyszínen	Internetes reklám	Kereskedelmi ajánlatok terjesztése az alkalmazottak szervezeti utazásaihoz	Klubkártyák törzsvásárlóknak bónuszokkal és kedvezményekkel

Ugyanakkor a második szint minden egyes céljához elkészül a feladatok és a megvalósításukhoz szükséges erőforrások listája.

Például egy tárgyaló kiosztásához és javításához a következő feladatlista jön létre:

Feltétel - a szálloda területén szabad szobának kell lennie, vagy lehetőségnek kell lennie az egyik szoba felszabadítására és átalakítására. Ugyanakkor egy ilyen innovációnak pénzügyileg megvalósíthatónak kell lennie. Ezért a feladatok a következők lesznek:

1. Számítsa ki a tárgyalóteremből származó lehetséges nyereséget.
2. Számítsa ki a javítás költségeit.
3. Egyezzen meg a javítócsapattal, és állítsa be a szükséges időkeretet.
4. A tárgyalások megszervezése az ügyfelekkel.

A szálloda területén lévő étterem vagy kávézó rendeltetése kevésbé konkrét, tovább kell bontanitöbb szinten. Miért nem tettük meg?

Az a tény, hogy egy vendéglátó egység megnyitása nagyon nehéz feladat. Gyakorlatilag egy másik vállalkozás nyitásához kapcsolódik. Ezért e cél megvalósításának minden lehetséges módja meg van írva. Általában két alternatíva van:

• Meghívás egy vendéglős partnerrel való együttműködésre.
• A szálloda alapítói éttermet nyitnak.

Az előnyök és kockázatok aránya alapján egy utat választanak. Ennek alapján a szálloda területén egy étterem nyitásának új célfája készül.