Beszerzési költségvetés: az összeállítás, mutatók és kialakítás lényege

2024 Szerző: Howard Calhoun | [email protected]. Utoljára módosítva: 2023-12-17 10:30

A költségvetés készítése során az értékesítési és termelési terveket az osztályok bevételi és kiadási mutatóivá alakítják. Ahhoz, hogy az egyes részlegek a kitűzött célokat el tudják érni, a költségtervben szükséges anyagok beszerzése. Erre a célra beszerzési költségvetés kialakítása folyamatban van.

Beszerzési szervezeti modell 1

Az első lépés a beszerzési részleg létrehozásának céljának meghatározása. A termék sajátosságai és a beszállítók száma alapján 2-5 fős osztályt alkot (maximum 7 beszállító vezetőnként). Mindegyikük felelős a szállítások ütemezéséért, a készletek állapotáért, a kifizetésekért és a szerződések végrehajtásáért. Az osztály munkája nem végezhető csak a vezető utasítására. A divízió az értékesítési terv végrehajtására jön létre, amely hónapra, negyedévre és évre készül. A terv teljesítéséhez bónusz jár:

• alapjövedelem: vezetőnek 40%, ügyvezetőnek 60%;
• bónuszok: 50% - a menedzsernek, 30% - a fejnek;
• prémium – 10%.

A vezetők bónuszait a teljesítménymutatók alapján halmozzák fel:

• időben történő szállítás;
• illikvid áruk mennyisége;
• átlagos készletforgalom.

A bónuszok esetében minőségi mutatókat is használhat, például a szolgáltatási együtthatót, vagyis az alkalmazásban szereplő áruk számát, amely azonnal teljesíthető.

Beszerzési szervezeti modell 2

Ez a konstrukció abban különbözik az előzőtől, hogy az értékesítési terv alapján az osztályvezető számolja ki a beszerzési keretet. Vagyis az egységen belül külön pénzügyi irányító központ jön létre. A menedzserek hatékonyabb kiválasztása történik, mivel figyelembe veszik a logisztikai költségeket és a szállítási feltételeket. Minden alkalmazott érdekelt a beszerzési terv megvalósításában, és ezáltal a cég fejlődésében. A menedzsment viszont képes lesz a minimálisra csökkenteni a visszarúgási rendszert.

1,5-2 hónapot vesz igénybe az első munkamodell elkészítése. Az igazgató feladata gyakorlattal rendelkező munkatársak toborzása. A második esetben 6-18 hónapot vesz igénybe egy osztály felépítése. A fő probléma a pszichológiai munkában rejlik. Az igazgatónak egyéni üzletemberré kell alakítania az alkalmazottakat. Nem mindenki bírja ezt a szerepet.

Működési tervezés

A működési költségvetés a vállalkozás egy szegmensére vagy egy meghatározott funkciójára vonatkozóan az évre tervezett tevékenységeket tükrözi. Valamennyi felelősségi központban kidolgozzák, majd egyetlen konszolidált költségvetésbe konszolidálják. A bizonylat elkészítése számviteli és gazdálkodási folyamatnak tekinthető. A különbség abban rejlik, hogy a jelentés tükrözi a vállalkozás jövőbeni tevékenységét, és nemkorábbi események rögzítése. A beszerzési, értékesítési, adminisztrációs és gyártási költségek költségvetéséből áll. Nézzük meg ezeket az elemeket.

Értékesítés

Az értékesítés volumene és szerkezete meghatározza a vállalkozás jellegét. Ezért az egyik első az értékesítési terv. Elkészítésénél nem csak a korábbi időszakok eladásait kell figyelembe venni, hanem az azokat befolyásoló tényezőket is elemezni (szezonalitás, akciók stb.).

Az értékesítési költségvetést a kereslet szintjének, az értékesítés földrajzi elhelyezkedésének, a vevők figyelembevételével állítjuk össze. Tartalmazza a bevétel célszintjét, amely a pénzforgalmi költségvetésben tükröződhet. Ennek a mutatónak a kiszámítása azonban nehézségeket okoz, mivel a vállalat nem tudja ellenőrizni az ügyfelek tevékenységét. A kiadások tervezett összegét a szervezet tevékenysége alapján számítják ki. A legegyszerűbb kiszámolni. Az értékesítésnek, mint üzleti folyamatnak nagy jelentősége van. A termékek értékesítésével foglalkozó szervezeteknél az értékesítési terv határozza meg a hibát a számításokban. Ha helytelenül van megírva, az az összes többi tevékenységi területet érinti.

Termelés és készletek

A termékkiadási terv az értékesítési mennyiségen alapul. Figyelembe veszi a termelési kapacitást, a készletváltozásokat és a beszerzési költségvetést is. A számítás a következő képlet szerint történik:

Termékkibocsátás=készlet az időszak végén + értékesítési mennyiség - készlet az időszak elején.

A termelés mennyiségét a termékek előállításának jellemzői alapján számítjuk ki.

A teljes gyártási költség a termékek gyártásához kapcsolódó költségek. Ugyanakkor egy külön sor két részben veszi figyelembe a munkaerőköltségeket: fix és darabmunka (a termelési terv megvalósítása alapján dolgozói prémiumok).

Kereskedelmi, adminisztratív költségek költségvetése

Az értékesítési költségek az áruk értékesítésével, promóciójával kapcsolatos költségek. Mennyiségük a menedzsment területén hozott döntésektől függ. A helyiségek területének megváltoztatására vonatkozó döntés hatással lesz az áruk tárolásával kapcsolatos költségekre. A változó költségek összegét a jutalék, a csomagolás, feldolgozás, szállítás költsége képezi. Minden egyéb fix költség adminisztratív.

Közbeszerzési költségvetés

A beszerzési terv árutípusonként vagy beszállítónként megmutatja, hogy a vállalatnak hány terméket kell beszereznie külső és belső beszállítóktól. A beszerzési költségvetés az értékesítési terv, a készletszint, a termelési munkaterhelés, a szállítói kötelezettségek visszafizetésének feltételei és eljárása alapján kerül kialakításra.

Beszerzés=tervezett használat + időszak végi készlet - időszak eleji készlet.

Készletek gyártáshoz

Az állandó gyártási anyagok iránti igényt a berendezések javítási költsége, a kiviteli terv és az új termékek elkészítése határozza meg. A közgazdászok gyakran elkövetik azt a hibát, hogy figyelmen kívül hagyják ezeket a költségeket a költségvetés elkészítésekor.

A kiadások tervezett összege az erőforrások típusától és felhasználási módjától függ. Kialakul a költségvetésa termelés, a gazdasági központok erőforrás-felhasználásának normái és az állóeszköz-szükséglet alapján. Az első cikket úgy számítják ki, hogy a tervezett termelési mennyiséget megszorozzák a normákkal. Ez a követelmény a készletegyenlegekhez és a készletnormákhoz igazodik. Így alakul a beszerzési költségvetés természetben. Az értékre való átváltáshoz meg kell szoroznia a tervezett árral.

Példa

Az acélgyár jövőre 3000 tonna termék gyártását tervezi. Ehhez rézre és olajsavra lesz szükség. Fogyasztási arány 1 tonnánként: réz - 0,06 kg, sav - 0,0058 l. A réz egyensúlya az év elején 100 kg, a végén pedig 50 kg. A nyersanyagok ára 4500 rubel. /t. réz és 10 000 rubel. / liter sav.

Igény az évre:

• 30000, 006=180 kg réz
• 30000,0058=17,4 liter sav

Tervezett vásárlási mennyiség:

• (180 kg / (100 - 50))4500=1 035 000 rubel. - rézhez.
• (17, 410 000)=174 000 rubel. - savhoz.

ADC részvények

A közbeszerzési költségvetés tervezése az igazgatási és gazdasági tevékenységben (AHA) eltérően történik. Az áruválaszték igen széles (írószertől az irodafelújítási anyagokig), fogyasztási arányok sincsenek. A készletszükséglet meghatározásának három módja van:

• Használja a szerkezeti egységektől érkező kéréseket. Az ellátási szolgáltatás összegyűjti a kérelmeket, feldolgozza, kiértékeli az egyenlegeket, frissíti az árakat és kiszámítja a költségvetést.
• Telepítésleltári szabványok a legnépszerűbb cikkekre, például írószerekre, mosószerekre. A költségvetés kiszámítása a rendelkezésre álló készletek alapján történik.
• Állítsa be az AHD készletvásárlási korlátját az alapanyagok árának százalékában.

Különös figyelmet kell fordítani az állományok összeállítására a többletforrások azonosítása érdekében. A beszerzési költségvetés kialakításakor az ilyen anyagokat lefelé kell korrigálni. Főleg, ha a kínálat nem korlátozott.

Közbeszerzési költségvetési funkciók

• A költségvetés egy tervezési eszköz, amely jelzi, hogyan lehet az erőforrásokat a lehetőségek alapján felhasználni. A tervezett és a tényleges mutatók összehasonlításával a teljesítmény nyomon követésének és értékelésének eszköze is.
• A vezetők munkája a beszerzési költségvetés szerkezete és végrehajtási foka alapján értékelhető. A szervezetek ezeket használják irányítási egységeik teljesítményének értékelésére.
• A beszerzési osztály költségvetése akkor tölthet be motivációs funkciót, ha tartalmazza a tevékenység célját. Például az osztály azt a feladatot kapta, hogy félmillió rubelért nyersanyagot vásároljon utólagos fizetéssel. Ha a cél megvalósul, akkor a vezető és helyettesei jutalomban részesülnek, ami a következő időszakban növeli a költségvetés kiadási oldalát.
• A munkavállalónak meg kell értenie, milyen feladatokat szabnak neki. Ha a szervezet fejlesztési céljait titokban tartják, azok nem valósulnak meg. Ilyen értelemben a költségvetés képezi a kommunikációs környezetet a csapatban, illetve a közöttalkalmazottak és beosztottak.

Munka a pályázatokkal

Az anyagbeszerzés költségvetésének kialakítása érdekében pályázatokat lehet kiírni - egy adott kategória legjobb áruszállítóinak megtalálására. A szabályozó dokumentumok szerint az anyagok csoportonkénti elosztására stratégiát dolgoznak ki, minőségi mutatókat, a kivitelezőket minősítik. A beszállítói ajánlatokat tartalmazó pályázati lista kialakítása folyamatban van. A „győztes” a megadott értékelési szempontok alapján automatikusan kerül megállapításra. Folyamatban van továbbá a szerződés megkötése és a beszerzési költségvetés kialakítása.

Vásárlási lehetőségek:

• Egy tétel. A dokumentumok elkészítésének folyamata leegyszerűsödik, de a szervezetnek nagy raktárakra lesz szüksége a készletek tárolására. Növekszik a termékromlásból eredő veszteségek kockázata.
• Kis tételek. Gyors tőkeforgalom és csökkentett tárhely.
• Szükség szerint. Az árut számlán (szerződés megkötése nélkül) kis tételekben, teljes előrefizetéssel szállítjuk.

Beszerzési ellenőrzés

A költségvetés végrehajtásának ellenőrzése érdekében a beszerzéseket a pénzügyi felelősségi központok kalkulálhatják. Ugyanakkor a tervezés két szinten történik:

• Jövőre tekintő gazdálkodás - az év anyagszükségletének kialakítása negyedéves/hónapos bontásban. Az éves terv kialakítása után a beszállítók kiválasztása és a hosszú távú szerződések megkötése történik.
• Naptárkezelés - a havi megjelenésvalamint tíz napos/heti beszerzési terv a vállalkozás meghatározott alapanyagokkal való folyamatos ellátása érdekében. Ez az éves terv részlete.

A havi vásárlási költségvetés kiszámításához kövesse a következő algoritmust:

• Számítsa ki a gyártáshoz szükséges anyagszükségletet, figyelembe véve a folyó egyenlegeket, a várható bevételeket és a biztonsági készleteket.
• A követelmények a rendelésekre, cikkekre és engedélyezett cserékre vonatkoznak.
• A gyártási tervek változása esetén a beszerzési költségvetés módosul.
• A nyersanyagszállítás ütemezése és a beszállítói fizetési terv kialakítása folyamatban van.
• Ha a szállítás meghiúsul, visszalépés történik, és új beszállító kerül kiválasztásra. Ha a beszállítóváltás nem lehetséges, akkor a beszerzés vagy az anyagminőség módosítását kezdeményezik.

Íme, hogyan határozhatja meg vásárlásainak költségvetését.