Aktuális, előzetes és végső ellenőrzés: miért és hogyan történik

2024 Szerző: Howard Calhoun | [email protected]. Utoljára módosítva: 2023-12-17 10:30

A menedzsment hatékonyságát a cél elérése határozza meg, az eredmény felé való mozgás minden szakaszában a menedzsernek ellenőrzést és felügyeletet kell gyakorolnia a folyamat, az erőforrások, a környezet felett. Az irányítás a vezető egyik legfontosabb funkcionális célja.

Az irányítás fogalma a vezetésben

A menedzsment a tevékenységek hatékony megszervezéséhez, az erőforrások ésszerű elköltéséhez és a célok eléréséhez szükséges. A menedzsmentnek hagyományosan öt alapvető funkciója van: tervezés, szervezés, motiválás, ellenőrzés és koordináció. Mindegyiknek megvan a maga sajátossága és jelentősége. Tehát az ellenőrzés, legyen az aktuális vagy stratégiai, a vezető fontos tevékenysége annak érdekében, hogy a gyártási folyamat minden szakaszában összehasonlítsa a munka eredményét a tervvel, ellenőrizze az eredményeket a szabványoknak és normáknak való megfelelés érdekében, és kiküszöbölje a felmerülő eltéréseket.

Az ellenőrzés fontosságát a vállalat helyzetével és a gyártási folyamat előrehaladásával kapcsolatos bizonytalanság megszüntetésének szükségessége magyarázza. Emellett az ellenőrzés a sikeres tevékenység előfeltétele. Őlehetővé teszi a helyzet felmérését és a válságok előfordulásának megelőzését. Az irányítás és a felügyelet szükséges, de sokféle formát ölthet, és sokféle funkciót lát el. A szervezet vezetési stílusától függően az irányítás egyetlen vezető – általában egy felsővezető – kezében összpontosulhat, vagy több alkalmazottra delegálható.

Vezérlőfunkciók

Az irányítás kellemetlen munkapillanat a vezetőnek és az előadónak egyaránt, de szükséges. A menedzsmentben több alapvető vezérlési funkcióról szokás beszélni:

- Környezetértékelés, külső és belső. Az ellenőrzés során a vezető információkat gyűjt, és megszünteti a bizonytalanságot az aktuális folyamat megértésében. Az ellenőrzés végrehajtása lehetővé teszi a negatív vagy fenyegető tényezők észlelését a külső és belső környezetben, és lehetőséget talál ezek kiküszöbölésére vagy figyelembevételére a tevékenységek végzése során.

- Válasz az eltérésekre. A vezető azért kontrollál, hogy tisztában legyen a gyártási folyamat minden részletével, és legyen ideje reagálni a változásokra és eltérésekre. A vezérlés lehetővé teszi, hogy időben észrevegye a hibákat és fenyegetéseket, és gyorsan újraépítse a gyártási folyamatot.

- Erőforrások elosztása. A taktikai és technikai ellenőrzés lehetővé teszi a rendelkezésre álló pénz, felszerelés legracionálisabb felhasználását, megtalálja a megfelelő helyet a munkatársak kompetenciáinak. A vezérlés ugyanakkor lehetővé teszi a tartalékok azonosítását és produktív felhasználását.

- Visszajelzés fenntartása. Az irányítás interaktív funkciója az, hogy megvalósítása soráninterakció jön létre a rendszer minden eleme között, a menedzser és a végrehajtó között.

- A személyzet teljesítményének értékelése. Az alkalmazottak kompetens motiválása és munkájuk hatékony fizetése érdekében világos értékelési rendszert kell kiépíteni, amelyben a vezető segíti az ellenőrzést a termelés minden szakaszában.

A vezérlés típusai

A felügyeleti folyamat összetettsége többféle ellenőrzési minősítést eredményez.

Az eljárások gyakorisága szerint megkülönböztetjük őket:

- Előzetes ellenőrzés. Még a munka megkezdése előtt lépéseket kell tenni a kulcsfontosságú erőforrások nyomon követésére és értékelésére: anyagi, emberi, termelési. Célja, hogy megakadályozza az előadóművészek cselekedeteinek negatív következményeinek lehetőségét. Lehetővé teszi, hogy még a végrehajtás megkezdése előtt módosítsa a tervet, és még mielőtt hibákat követnének el.

- Aktuális vezérlés. A munkavégzés során végzik, célja az előfordulás szakaszában történő azonosítás, a hibák és eltérések megelőzése. Célja a normák és szabványok betartásának ellenőrzése. A jelenlegi szabályozás folyamatos információáramlást és a hibák gyors kijavítását igényli.

- Végső ellenőrzés. Az eredmények összegzésének és értékelésének szakaszában hajtják végre. Az ilyen típusú vezérlés fő célja a hasonló hibák megelőzése a jövőben. Az ebben a szakaszban szerzett adatok új tervek készítésének alapjául szolgálnak.

Az ellenőrzési akciók gyakorisága alapján stratégiai, taktikai ésműködési vezérlés. Funkcionális hovatartozás szerint a szakértők pénzügyi, termelési, marketing- és személyi kontrollnak nevezik. A külső és belső szabályozási típusokat a cselekvés iránya alapján is megkülönböztetheti.

Stratégiai és taktikai irányítás

A vállalati tervek megvalósításának legfontosabb eszköze a stratégiai és taktikai irányítás. Az ilyen típusú vezetési tevékenységek feladata a tervek és a folyamatban lévő intézkedések helyességének figyelemmel kísérése. A stratégiai ellenőrzés a globális céloknak, stratégiai programoknak és cselekvéseknek való megfelelés szisztematikus ellenőrzése. Ennek a tevékenységtípusnak a céljai: a választott hosszú távú célok helyességének és az elérési út helyességének meghatározása, a vállalat számára lehetséges lehetőségek azonosítása. A taktikai irányítás a rövid távú, azonnali célok elérésének ellenőrzésével jár. Eszköze a műszaki ellenőrzés, amelynek célja a gyártási folyamat előírásoknak, szabványoknak és előírásoknak való szigorú megfelelésének azonosítása.

Ellenőrzés az előkészítés szakaszában

Az egész irányítási folyamatot áthatják az ellenőrzési szakaszok. A színpadi besorolásnak hagyománya van, ebben az esetben van: előzetes, aktuális és végső ellenőrzés. Mindegyikük ellátja funkcióját és megkülönböztető jellemzőkkel rendelkezik. Az előzetes ellenőrzés megelőzi a munka megkezdését, a tervezés szerves részét képezi. Célja a termelés hatékony beindításának feltételei megteremtése. EzenA szakaszban felmérik a személyzet felkészültségét és hozzáértését, a szükséges erőforrások rendelkezésre állását, valamint a tevékenységek dokumentáltságát.

A jelenlegi vezérlés az előzetestől eltérően időben egybeesik a gyártási szakaszokkal. Fő feladata a munkafolyamat javítása. A menedzser folyamatosan figyelemmel kíséri, hogy az előadóművészek összes gyártási művelete és intézkedése megfelel-e a jóváhagyott terveknek és szabványoknak. Néha ezt a szakaszt "köztes vezérlésnek" is nevezik, ami hangsúlyozza fő jellemzőjét - a hiányosságok és eltérések azonosítását a cél felé vezető úton. Aktuális és stratégiai problémák megoldásának értékelésére egyaránt alkalmazzák. Különösen fontos a végső vagy végső ellenőrzés. Feladataiban és folyamatában nagyon különbözik a többi szakasztól.

Végső ellenőrzés: konkrétumok

A gyártási folyamat utolsó szakasza számos fontos feladat megoldását foglalja magában. Ez a kitűzött céloknak és eredményeknek való megfelelés mértékének azonosítása, a személyzet munkájának értékelése, a tévedések és hibák listája összeállítása annak érdekében, hogy ezek alapján a tervezés új szakaszába léphessen. A végső ellenőrzést a megállapított kritériumok szerint kell elvégezni, hogy az előadóművészek megértsék, hogyan ellenőrzik munkájukat, és ez hogyan befolyásolja a javadalmazásukat. Ez a fajta felügyelet az erőforrások ráfordításának felmérésével, a stratégiák és taktikák hatékonyságának meghatározásával, a korábban meghozott döntések helyességének felmérésével jár. Ennek a szakasznak az eredményei rendkívül fontosak a szervezet jövője szempontjából, hiszen ennek eredménye lehetkerülje el a hibákat a jövő tervei során.

Ellenőrző eljárás

Az aktuális és végső vezérlés egyetlen algoritmus szerint történik.

Első szakaszban információgyűjtés történik, majd az egyes műveletekre, folyamatokra értékelési szempontokat fogalmaznak meg, majd meghatározzák az ellenőrzés céljait és módszereit. Ez az előkészítő szakasz. Továbbá a vezérlés a folyamat és a cselekvések tényleges értékelésének szakaszába lép. Az utolsó szakasz a kapott információk elemzése és a következtetések megfogalmazása, ez a végső ellenőrzés szinonimája. Mindezen cselekvések eredményeként vezetői döntésnek kell megszületnie.

Az ellenőrzés elvei

A jelenlegi, stratégiai vagy végleges irányítást gyakorló menedzsernek emlékeznie kell a végrehajtás alapelveire. Ezek a következők:

- Időszerűség. Az ellenőrzési eljárások között el kell telni egy kis idő, ne legyen túl gyakori, hogy a munkavállaló ne érezze úgy, hogy nem bíznak benne. De ezt nem szabad túl ritkán megtenni, hogy a munkavállalóban ne legyen kontroll hiányának benyomása.

- Rugalmasság. Alkalmazkodnia kell a jelenlegi körülményekhez.

- Nyereségesség. Célja az erőforrások megtakarítása, így nem igényel nagy beruházást.