Üzleti folyamatok újratervezése: koncepció, célok, alapelvek

2024 Szerző: Howard Calhoun | [email protected]. Utoljára módosítva: 2023-12-17 10:30

Az üzleti folyamatok újratervezésének menedzsmentje számos módszert és technikát tartalmaz. Ezeket egy szervezet használja fel tevékenységeinek sikeres megtervezésére. Ez a kitűzött céloknak megfelelően történik.

Az üzleti folyamatok újratervezése magában foglalja az összes szervezeti folyamat teljes újragondolását és további újratervezését. Ez szükséges a célok és célkitűzések eléréséhez. A javulás nagyon hirtelen, ugrásszerűen következhet be. Ennek ellenére a szervezet képes sikereket elérni, és a kívánt kiigazítást végrehajtani az áruk és szolgáltatások költségeiben, a nyújtott szolgáltatások minőségében és a szolgáltatásnyújtás javításában.

A meghatározás összetevői

Az üzleti folyamatok újratervezése négy alapvető szót tartalmaz: fundamentális, radikális, éles, folyamat.

A Fundamentalitás az első szakaszba lép, amelyben számos, a fő kérdésekkel kapcsolatos kérdésre kell válaszolni:

1. Miért csinálja egy szervezet ezt a tevékenységet, és nem valami mást?mások?
2. Miért végzi egy szervezet a munkáját ilyen módon, és miért nem valósít meg más lehetőségeket?
3. Melyik szervezet tervezi válni végül, és milyennek látja magát néhány év múlva?

A kérdések némelyikére válaszoló embereknek át kell gondolniuk az üzletvitel jelenlegi szabályait. Gyakran előfordulhat, hogy elavultak, nem hatékonyak és nem alkalmazhatók egy adott produkcióra.

A radikális az üzletmenet újratervezésére utal. A változások nem csak felületesek. A teljes operációs rendszer változhat. A vállalkozás tulajdonosának olyan lehetőségeket kínálnak, amelyek megvalósítása megváltoztathatja a teljes termelést.

Élesség. Az üzleti folyamatok újratervezését nem alkalmazzák olyan esetekben, amikor szükséges a bevétel mutatóinak bizonyos százalékos, legfeljebb 100%-os javítása és növelése. A felhasználás célszerűsége csak abban az esetben indokolt, ha a vállalkozó teljesítményét 500%-kal vagy annál nagyobb mértékben kívánja növelni. Ilyen esetekben az üzletvitel és az áruk előállítása során alkalmazott módszerek teljes cseréje történik. Minden új helyettük jön.

Az üzleti folyamatok újratervezésének menedzsmentje lépésről lépésre új módszerek alkalmazását jelenti a cégben, melynek köszönhetően egy teljesen új, a fogyasztó számára aktuálisan releváns terméket készíthet. A jól megtervezett folyamatok lehetővé teszik a szervezet számára, hogy elérje céljait és számos problémát megoldjon.

Miérta szervezetek használhatják az újratervezést?

Jelenleg háromféle szervezet létezik, amelyeknek ki kell igazítaniuk vagy teljesen meg kell változtatniuk munkájukat:

A csőd állapotában lévő szervezetek. Ennek gyakran az az oka, hogy az áruk és szolgáltatások árai sokkal magasabbak, mint a versenytársaké, vagy a minőség nem egyezik a bejelentett értékkel. Ha nem tesznek időben intézkedéseket, a szervezet egy idő után felszámolásra kerülhet

• Olyan szervezetek, amelyeknek jelenleg nincs gondja és nehézsége az üzleti életben, de egy idő után megjelenhetnek, és negatívan befolyásolhatják az üzletet. Az ilyen problémák a versenytársak árui és szolgáltatásai piacának növekedésével vagy a vevők igényeinek megváltozásával járhatnak.
• Olyan szervezetek, amelyeknek nincs gondjuk, de a vállalkozás tulajdonosa a jövőbe tekint. Meg akarja előzni a cég útjában esetlegesen felmerülő problémákat. Az ilyen szervezetek túlnyomórészt vezetők. Marketingpolitikájuk agresszív, nem elégszik meg a jó piaci pozícióval, folyamatosan fejleszteni kívánják munkafolyamataikat.

Így az üzleti folyamatok újratervezésének fő feladatai közé tartozik olyan innovációk bevezetése, amelyek lehetővé teszik a szervezet számára, hogy szilárdan megszilárdítsa pozícióját a piacon, és ne veszítse el versenyképességét. Mindez lehetővé teszi a vállalat fennmaradását és teljes körű működésének folytatását, függetlenül attól, hogy hányanversenytársak.

Fontolhat egy üzleti folyamat-újratervezési projekt kidolgozását a munkában szereplő szakaszok példáján:

1. Az első szakaszban kialakul egy kép, amelynek a szervezet megfelelni fog. Ennek érdekében kialakul egy bizonyos kép, amely tartalmazza a tevékenységek fejlesztéséhez szükséges irányokat. Mindez hozzájárul a kitűzött célok eléréséhez.
2. Elemezze egy meglévő szervezet teljesítményét. Ebben a szakaszban a szakemberek tanulmányt készítenek a vállalkozásról, amely alapján felállítanak egy sémát, amely egy adott időpontban megfelel a munkának.
3. Egy új tevékenység kidolgozásának folyamata. Ebben az esetben új folyamatokat építenek ki, vagy a meglévőket módosítják. Az információs rendszereknek köszönhetően ezeket a folyamatokat kezdik tesztelni.
4. Az összes szakaszon áthaladva a kidolgozott folyamat beépül a vállalkozás munkájába.

Ezekben a szakaszokban épül fel teljesen az üzleti folyamatok újratervezésének lényege.

Fő lépések

Minden folyamat és annak megvalósítása szakaszokból áll. Az üzleti folyamatok újratervezésének fő szakaszai a következők:

1. Globális gondolkodás, amely alapján a megközelítési szempontok alakulnak ki. A vezető vezetőknek jól orientáltnak kell lenniük, és meg kell érteniük a vállalkozás fejlesztéséhez kapcsolódó összes jellemzőt. Ennek során figyelembe kell vennie az ügyfelek igényeit, a versenytársak előnyeit és az üzleti életben megvalósítható legújabb technológiai fejlesztéseket.
2. Dolgozz a felkészüléshezszervezetek. A kommunikáció a siker kulcsa. Előzetesen listát kell készíteni a feladatokról, célokról, amelyek megoldását tervezzük. Azokban az esetekben, amikor a kezdeményezés az alkalmazottaktól származik, bátorítani kell őket.
3. Folyamatosan ellenőrizze a folyamatok megvalósítását. Ha valamit javítani kell, akkor érdemes visszatérni hozzá, ez a megközelítés lehetővé teszi számos hiba elkerülését a munkában. Szükség esetén felveheti a kapcsolatot a főállású szakemberekkel, akik a munka során problémákba ütközhetnek, és részletesen leírják azokat. Minden felmerülő ötletet fel kell jegyezni, hogy később hasznosak legyenek.
4. Határozza meg a hatékonyság szintjét. A hatékonyságot csak akkor lehet nyomon követni, ha előzetesen megadták a referenciapontot.
5. Légy kreatív. Első lépésként oda kell figyelni a potenciális vásárlók igényeire. Gondosan figyelemmel kell kísérni az információgyűjtést, figyelemmel kell kísérni az azt szolgáltató forrásokat, szükség esetén fel kell gyorsítani a terjesztés folyamatát. Ha szükséges, ruházza át a felhatalmazást és ellenőrizze az ügyfélszolgálatot.
6. A szervezeten belüli tevékenységek változását előre meg kell tervezni. Kétségtelen, hogy a teljesítmény javulása rövid időn belül bekövetkezhet, de a megvalósítás időbe telik. Előzetesen el kell készítenie egy tervet, amelyben megadhatja az összes kívánt mutatót, és azokat át kell alakítani.
7. Minden folyamatot felül kell vizsgálni és ki kell értékelni. Kell, hogy legyen visszajelzés az alkalmazottaktól. A végrehajtás minden szakaszát ellenőrizni és értékelni kellhatékonyság és teljesítmény.

Így, ha hatékony módszereket alkalmaz egy szervezetben, könnyen és gyorsan elérheti céljait.

Milyen módszereket alkalmazunk a munkában?

A szervezetek és vállalkozások tevékenységének javításához bizonyos eszközök alkalmazása szükséges. Az üzleti folyamatok újratervezésének fő módszerei a következők:

1. Az üzleti átalakulás során előfordulhat, hogy fölösleges folyamatok jelennek meg, amelyeket először meg kell semmisíteni, nehogy erre időt pazaroljunk. Ilyen folyamatok közé tartozik az ellenőrzés és a jóváhagyás.
2. A tevékenység során hézagok léphetnek fel a folyamatok között, amelyeket szintén időben azonosítani és megszüntetni kell.
3. Minden átszervezési munkának az elköltött erőforrások minimális összegébe kell kerülnie. Például, ha több feladatot kell megoldania, akkor a legjobb, ha csoportosítja őket, és a végrehajtást egy alkalmazottra bízza. Ezzel a módszerrel nemcsak a költségeket, hanem az üzleti folyamatban részt vevő alkalmazottak számát is csökkentheti.
4. Egyes folyamatok átruházhatók külső szervezetek és vállalatok alkalmazottaira.
5. A tevékenység során nehéz feladatokkal találkozhat. Minden ilyen folyamatnak több megoldási lehetőséget kell tartalmaznia. Ez lehetővé teszi a választás lehetőségét és a legjobb választás kiválasztását.
6. A ciklusidő csökkenthető, ha egyszerre több lépést tesz meg ugyanazon a helyen. aztsegíthet csökkenteni a szállítási költségeket.
7. Több feladat kombinálása. Ha a feladatok megoldása az alkalmazottak vállára hárul, akkor egy egységbe gyűjtve lehetőséget kapnak arra, hogy ne egy feladatot, hanem az egész folyamatot elvégezzék.
8. Tegye a munkát a lehető legkönnyebbé. A legtöbb esetben a szervezetben dolgozó alkalmazottak munkaideje korlátozott, nem rendelkeznek megfelelő készségekkel, és nincs idő a képzésre. Ilyen pillanatokban a lehető legnagyobb mértékben le kell egyszerűsíteni a munkát, ami mindenki számára rendkívül világos és egyértelmű lesz.

Idővel, amikor az alkalmazottak személyesen teljesítik céljaikat és megoldják a problémákat, elkezdenek tapasztalatot szerezni, így a jövőben nehezebb folyamatokat is rájuk lehet bízni.

Mik a működési elvek?

Az üzleti folyamatok újratervezésének fő elvei a következők:

1. Több típusú munka egyesítve van. A vállalat működése során a munkavállalók idejük nagy részét nem a problémák megoldásával, hanem a koordinációval, interakcióval töltik. Ebben az esetben nem csak az időveszteség, hanem a költségek is megnőnek. Ezen mutatók csökkentése érdekében tanácsos kombinálni.
2. A döntés az előadón múlik. Az a személy, akiben megbíznak a munka elvégzésében, személyesen hozhat döntéseket az általa végzett feladattal kapcsolatban. Ezzel elkerülheti az időveszteséget és az összes folyamat lelassulását, amikor kapcsolatba lép a vezetővel.
3. Minden munkát szigorú sorrendben kell végezni.
4. Ahol ott van a munkaez szükséges. A funkciók elosztása a munkafolyamattól függ, és nem a feladatoktól függ. Például, ha a munkavállalónak könnyebb és jobb, ha önállóan vásárolja meg a munkához szükséges dolgokat, akkor jobb, ha rábízza, és nem arra, akinek feladatai közé tartozik.
5. Bármely folyamat több végrehajtási lehetőséget is magában foglal. A folyamat végrehajtása a helyzetek függvényében történik.
6. Csökkentse az ellenőrzési és ellenőrzési munkát, mivel mindez nem csak többletidővel, hanem előre nem látható költségekkel is jár.
7. Csökkentse a jóváhagyások arányát – ez nem jár költségekkel, de lelassítja az összes folyamatot.
8. Felelős személyként kijelölhet egy vezetőt, akit a feladat elvégzésével bíztak meg.

Ha a szakértők értékeléséhez fordulunk, akkor megérthetjük, hogy a projektek közel 50%-a meghiúsul. Ennek megakadályozása érdekében felelősségteljesen kell hozzáállni a munkához, és hatékonyan kell azt elvégezni.

Mi a munka célja?

Az üzleti folyamatok újratervezésének fő céljai a következők:

1. Nem csak az azonos áru- és szolgáltatáskínálatot kínáló más vállalatokkal való versenyre való képesség szintjét növeli, hanem a vállalkozás jövedelmezőségét is. Egy ilyen lépés megtétele egyszerűen szükséges, ha a szervezet a csőd és az azt követő felszámolás szélén áll.
2. Akadályozza meg a lehetséges problémákat, amelyek idővel előfordulhatnak. Például, ha a szervezet tevékenysége meglehetősen sikeres, akkor az új megjelenésévela piaci szereplők növelhetik a versenyt. Ez a megtermelt áru minőségének növekedéséhez, a költségek csökkenéséhez vezethet. Ehhez kellő időben ki kell dolgozni a szükséges folyamatokat.
3. Segítség a pozícióvesztés megelőzésében az áruk és szolgáltatások piacán. Ez olyan vezető szervezetekre utalhat, amelyek a következő szintet próbálják elérni, és nincsenek megelégedve a jó munkával. A folyamatban lévő munka során a mutatók javulnak, és a cégtulajdonos nem tarthat attól, hogy elveszíti vezető pozícióját.

Mi az újratervezés fogalma?

Az elvégzett munka eredményét a motivációs rendszerek és az üzleti folyamatok újratervezési technológiájának hatékonysága határozza meg. A folyamatok döntésének és megvalósításának fő jellemzője, hogy a munkavégzés során az átruházott hatásköröket ellátó munkavállalóknak lehetőségük van önállóan döntést hozni a feladataik keretében. Ez segít a vállalat és az alkalmazottak hatékonyságának javításában és növelésében.

Az újratervezés radikális intézkedések alkalmazásán alapul, a munka egyszer történik, de a hatókör széles. Az üzleti folyamatok újratervezése a menedzsment és az információtechnológia között helyezkedik el, ami hozzájárul a további támogatási eszközök létrehozásához. A megvalósult folyamat megszilárdításához új információs rendszerek és utasítások alkalmazása szükséges, amelyet kiterjesztünk a munkatársakra is. Egyes esetekben szükség lesz a munkavállalók készségeinek fejlesztésére és továbbfejlesztéséreképzés.

Milyen változások következhetnek be a munkában?

A modern világ, amelyben a vállalkozók végzik munkájukat, jelentősen megváltoztak az elmúlt néhány évben. Kétségtelenül az üzleti folyamatok újratervezésében bekövetkezett változások is érintették:

1. Jelenleg a fogyasztók elkezdték önállóan kontrollálni a piacot, és saját kezükbe vették az ügyet. Most már mindenki rendelkezik elegendő tudással és ötlettel arról, hogy egy terméknek hogyan kell kinéznie és milyen funkciókat kell ellátnia, és ennek megfelelően meghatározza ennek a terméknek a költségét, azt az összeget, amelyet elkölthet, és nem kell csalódnia. És ami a legfontosabb, a vevőnek van választási lehetősége.
2. A fogyasztók elvárásokat támasztanak, amelyek egy adott termékhez kapcsolódnak. Függetlenül attól, hogy most lépett a piacra, vagy egy régi termék, amely némi változáson ment keresztül. Az árukra csak akkor lesz kereslet, ha képesek megfelelni az elvárásoknak és az igényeknek.
3. Jelenleg a termelő technológiák jelentős változásokon mentek keresztül, különös tekintettel az információs technológiákra, amelyek képesek arra, hogy a módszert használják a szükséges információk fogyasztókhoz való továbbítására.

A bekövetkezett változások ellenére továbbra is vannak olyan szervezetek és vállalkozások, amelyek még mindig a régi módszereket használják a teljesítménymenedzsment ötletek kidolgozására és megvalósítására.

Projektmegvalósítás

A projektek megvalósíthatókgondolja át egyértelműen egy Oroszország legnagyobb mobilszolgáltatójaként működő vállalat, nevezetesen a Rostelecom üzleti folyamatok újratervezésének példáját.

A vezetőség még 2003-ban szolgáltatási szerződést kötött az egyik céggel, és a menedzsment folyamatok optimalizálása a mai napig tart. Példaként tekinthetünk egy konkrét szakaszra, amely 2005-ben ért véget, és még mindig működik. A fő fejlesztések közé tartozik az épített modell, amely lehetővé teszi a szolgáltatások számítási folyamatát a kommunikáció használatához.

Vadim Izotov vezérigazgató-helyettes szavaiból kiolvasható, hogy a kidolgozott modell lehetővé tette egy új számlázási rendszer bevezetését.

Mi befolyásolhatja?

Egy szervezet üzleti folyamatának újratervezését számos tényező befolyásolhatja:

1. Munkavállalói motiváció. A projekt hatékony megvalósításához mindenki számára érthető, dokumentált motiváció bevezetése szükséges. A szervezet vezetőjének világosan meg kell értenie, hogy az alkalmazott intézkedések sikerre vezetnek, és minden felépített tevékenység gyökeresen megváltozik. A siker érdekében a vállalkozás tulajdonosának tisztában kell lennie azzal, hogy a szervezet üzleti folyamatának újratervezése szükséges intézkedés, és minden szükséges feltételt biztosítania kell a további megvalósításhoz.

2. Vezetői csapat. A projektek végrehajtását a vezetőség felügyelete alatt kell végrehajtani. Viszont ő azbeosztottak között, és teljes felelősséggel tartozik az elvégzett munkáért. A kívánt eredmények eléréséhez az üzleti folyamatok újratervezését hozzáértően, egyértelműen, határozottan, ügyesen kell irányítani. Egy üzletembernek világosan meg kell értenie, hogy bizonyos problémák merülhetnek fel a folyamat során, mivel a szervezetet teljesen átszervezik. Szilárdan ki kell állnia, és nem szabad a régi módszerekhez folyamodnia. A vezető köteles minden intézkedést megtenni annak érdekében, hogy a tervezett projekt a végére érjen, és azt követően megvalósuljon.

3. Személyzet. Az irányítási üzleti folyamatok újratervező csapatának teljes munkaidőben foglalkoztatott alkalmazottaknak kell lenniük, akik korábban megfelelő jogosultsággal rendelkeznek. Tisztában kell lenniük azzal, hogy miért van szükség változásra, és mi akadályozza a hatékony munkát a vállalaton belül. A munkavállalónak eleget kell tennie a neki adott felhatalmazásnak és hozzáértően kell ellátnia feladatait.

Amint azt a gyakorlat mutatja, az alacsonyabb beosztású alkalmazottak sokkal könnyebben megmagyarázzák, miért kell újításokat alkalmazniuk és az egész vállalat munkáját újjáépíteni. A vezetőkhöz tartozó alkalmazottak sokkal nehezebben tudják átadni ezt a gondolatot, mivel nem értik, mit ad nekik az új produkció. Amerikai kutatók három csoportot azonosítottak, amelyekbe a menedzserek tartozhatnak:

• Tigr egy fiatal alkalmazott, aki most kezdte el építeni karrierjét. Van benne vágy a projektben való részvételre, van lelkesedése, egyértelműen teljesíti a rábízott feladatokat, nem árt.
• Donkey egy szakember, aki ebben dolgoziktársaság hosszú ideig, és elérte a karrierlétra csúcsát. A munkában stabilitást, nyugalmat akar. Egyáltalán nem érti, miért van szükség egy vállalkozás üzleti folyamatainak újratervezésére. Az ilyen alkalmazottakkal óvatosan kell bánni, mert károsíthatják a projekt végrehajtását.
• Shark – olyan irányítási eljárásokat és utasításokat kidolgozó szakemberek, amelyek lehetővé teszik számos művelet irányítását a szervezeten belül. Az ilyen alkalmazottak gyakran befolyással rendelkeznek a szervezetben. Óvatosan kell bánni velük, mert nagy nehézségeket és problémákat okozhatnak, ha elkezdik szabotálni a vállalkozás életében bekövetkezett változásokat.

4. Kommunikációs képességek. Abban az esetben, ha az alkalmazottaknak új feladatot kell kitűzniük, akkor azt előre nagyon világosan meg kell fogalmazni. Olyan nyelven kell közölni, amit mindenki ért. A vállalkozások üzleti folyamatok újratervezésének eredményessége teljes mértékben attól függ, hogy az alkalmazottak mennyire értik meg a vezetőjüket. Ez az, ami lehetővé teszi a kívánt célok és eredmények elérését.

5. Költségvetés mérete. Az üzleti folyamatok újratervezése azt jelenti, hogy bizonyos összeget kell befektetni a megvalósításba és a megvalósításba. Különös figyelmet kell fordítani erre a pontra, ha tervezik az információs technológia bevonását a munkába. A szervezeti vezetők gyakran hajlamosak azt feltételezni, hogy az újratervezés önfinanszírozott, ami egyáltalán nem így van. Ügyeljen a költségvetés nagyságára, amelyet mindenre el lehet költeniműködik, előre kell.

6. Technológiai támogatás. Az üzleti folyamat-újratervezési projekt megvalósításával és végrehajtásával kapcsolatos munka hatékony elvégzéséhez olyan támogatásra van szükség, amely teljes mértékben összhangban van a kiválasztott módszerekkel és eszközökkel. A legtöbb esetben ez egy olyan információs rendszer kiépítését jelenti, amely képes támogatni az új üzleteket.

Kezdje el az előkészítő munkát előre. Mivel a legtöbb esetben lehetetlen rövid idő alatt stílust kialakítani a személyzet tagjaival és a csapat egészével kapcsolatban.