Utazási költségtérítés kifizetése: mit kell tudni róla?

2024 Szerző: Howard Calhoun | [email protected]. Utoljára módosítva: 2023-12-17 10:30

Az útiköltség kifizetése nemcsak lehetőség a cég költségére történő utazásra, hanem olyan felelősség is, amely számos korlátozást ró a munkavállaló mozgásszabadságára. Egyesek úgy vélik, hogy az ingyenes utazásra és a minimális munkavégzésre törekedni kell, ha a munkáltató a városon vagy az országon kívüli feladatokat jelöli ki. Milyen klassz: konferenciákon lazíthatsz és kicsit unatkozhatsz. Azonban nem minden az, aminek első pillantásra tűnt.

Mi tekinthető üzleti útnak?

Az Orosz Föderáció Munka Törvénykönyvének 167. cikke szerint az üzleti út egy meghatározott időtartamú utazás a munkáltató költségén, hogy hivatalos feladatokat végezzenek az iroda „falain” kívül. Előfeltétel az országhatár átlépése, vagyis a másik városba utazás nem üzleti út. Ebben az esetben az indulás és az érkezés napjait kötelezően figyelembe kell venni az utazási időszakba. Az alkalmazott maradiroda, de az országon kívüli munkavégzés ütemezését nem a küldő cég határozza meg.

Kivételes esetekben üzleti útnak tekinthetjük azokat az utazásokat is, amelyeknél a szomszéd városba kell utazni. Ez a szabály azokra a pozíciókra vonatkozik, amelyek nem igényelnek állandó határátlépést, például egy taxisofőr. Nap mint nap kiutazhat a városból, de az ottani úton eltöltött idő nem számít üzleti útnak. Más a helyzet azokkal a tisztviselőkkel, akik irodákban dolgoznak, és néha egy másik városba kell utazniuk, hogy készségeiket fejleszthessék és tanfolyamokon vegyenek részt. Minden költség a munkáltatót terheli, mivel ez az ő hatáskörébe tartozik, és a munkavállaló joga a vizsgáztatás és a tanulás megtagadására megmarad.

További utazási különbségek

Külföldre utazás magában foglal néhány kivételt a szabályok alól. Főleg az idővel és az időköltségekkel kapcsolatosak. Tegyük fel, hogy egy alkalmazottat egy másik országba küldenek, ahol egy hetet kell maradnia, hogy legyen ideje meglátogatni egy kiállítást, vagy megismerkedjen egy beszállító új termékeivel. A járat késik, és a munkavállaló kénytelen egy másik országban tartózkodni a saját pénzéből:

• Fizetsen egy szállodai szobát.
• Egyél.
• Használjon országon/városon belüli közlekedést.
• A gondozáshoz és higiéniához szükséges kellékekkel rendelkezzen.

Minden kiadást csekkekkel és nyugtákkal kell alátámasztani, hogy később, a munkába való visszatérés után megerősítsék az anyagi támogatástvisszatérítés. Ha egy másik városba történő utazásról beszélünk, akkor az utazási költségtérítést csak részben fizetik - közlekedés és étkezés.

Pontosan mire fizet a cég?

A vállalat viseli egy vagy alkalmazotti csoport utazási költségeit. Az ár nem csak az utazást, a szállást, a jegyeket, valamint bizonyos múzeumok vagy kiállítások látogatását tartalmazza. Az utazási költségtérítés tartalmazza a kötelező befizetéseket is:

• Egészségbiztosítás.
• Személyi biztosítás.
• A poggyász és a biztosítás díja.
• Nyilatkozat a követelt összegről.
• Gépkocsibérlés biztosítási díja (ha a munkavállalónak nincs személyes vagy céges járműve).

A hétvégéket is figyelembe veszik, mivel az ember munkaidőn kívüli kiküldetésre kényszerül a távozási parancs miatt. A hétvégi üzleti utak kifizetése külön kerül kiszámításra, és a pénzügyi kimutatásokban egyszeri kiadásként vagy napi költségként jelenik meg. Erre azért van szükség, hogy az ember tudjon enni valamit és mozogni tudjon. A felesleg fennmaradó részét (színházba, múzeumba, kávézóba, étterembe, vásárláshoz járás) az alkalmazott saját magának biztosítja.

Az utazási költségtérítés kifizetésének rendje: mikor történik a pénz kiadása és visszaadása?

Először a külföldön megoldandó ügyekben a felettesek megítélése szerint illetékes munkavállalónak kell parancsot adni. Ezeknek olyan tisztviselőknek kell lenniük, akik teljesítenek bizonyos kötelezettségeket, és megfelelnek az állásra vonatkozó kiválasztási kritériumoknak. Más szóval, ha a munkavállaló nem ismer külfölditnyelvet, a hatóságok kötelesek tolmácsot fizetni, ha szükséges a meghívó céggel való tárgyaláshoz. A megrendelés áttekintése után az alkalmazott aláírja azt, és legkésőbb indulás előtt 24 órával előleget kap a jegyrendelésért és a szállodabérlésért.

Fontos! Az előleg az utazásra elkülönített összeg 50%-a. Ennek fedeznie kell a külföldi tartózkodás során felmerülő összes költséget. A napi utazási költségek kifizetése nem vonatkozik a mobil kommunikációra és a mobilinternet-forgalomra.

Az összeg fennmaradó felét a fennmaradó kiadások újraszámítására fordítjuk, amelyek előre nem láthatónak vagy többletnek minősülnek. A munkavállaló csekkeket biztosít számukra, és csak hazaérkezéskor számíthat kártérítésre. Például biztosítottak egy sofőrt, aki szállítást biztosít. Számára külön útiköltség jár a gép javítására, alkatrészcserére, kellékek cseréjére, tankolásra. Más munkavállaló nem tarthat igényt a szállítási költség megtérítésére, mivel transzfer és személyi sofőr biztosított.

Más eset, ha megrendelték a jegyeket, de a járat késett. A munkást sürgősen visszahívták, és saját pénzén kellett buszjegyet vennie. Ezután a költségeket megtérítik. Ha nincs pénz, a cég a leggyorsabb és legkényelmesebb módon küldi azt a címzett számlájára.

Mikor előnyös az utazó számára?

A munka miatti utazás nem mindig jár személyes kiadásokkal. Vanolyan esetek, amikor a küldő fél megtéríti az ételköltséget, és a munkavállaló „feketén” marad. Ez azokra a pillanatokra vonatkozik, amikor a vendéglátó fél fizeti az összes étkezési költséget a szállodán belül, ahol az illető tartózkodik, vagy személyes pénzből költi el (a vendég megérkezik a házba / apartmanba). Ezzel egyidejűleg a polgár élelmezési költségeinek 50%-át visszakapja anélkül, hogy be kellene mutatnia az éttermekben és kávézókban vásárolt étel- vagy készételek számláit.

Ezt a törvény írja elő, és annak a ténynek köszönhető, hogy egy személynek joga van megtagadni az egészségügyi okokból számára nemkívánatos ételt. Ezért ízlése és igényei szerint vásárolhat valamit, de az utazási napok kifizetése a törvényben előírt módon történik. Néha a költségek a munkavállaló és a főnök közös megegyezésével téríthetők meg.

Utazási költségtérítés kifizetése: utazás és kommunikáció hétvégén

Ha egy személy hétvégi munkavégzésre kényszerül, például szerződéskötés vagy aláírás, akkor a mobilkommunikációt fizetni kell. Az ilyen előre nem látható, de várható kiadások közös megegyezéssel részben vagy egészben megtéríthetők. A gyakorlatban gyakran előfordul, hogy egy külföldi üzleti út nemcsak eltérő időzónát foglal magában, hanem a hét napjait vagy évszakait is.

1. Ha egy alkalmazottat az USA-ba küldtek, ahol a vasárnap munkanapnak számít, akkor az aznapi kiadásokat 100%-ban megtérítjük. Azonban nema bizalmat el kell hanyagolni, mert ezt is bizonyítani kell.
2. Ha az utazó Dél-Afrika felé tart, akkor a szezonalitást és az évszakok változását is figyelembe veszik. Például a „téltől tavaszig” a téli ruhák bőröndjeivel való repülés egy további terhelés a cserélhető fehérneművel a meleg évszakban. A poggyászmegőrzés díja fele-fele arányban oszlik meg, ha a felek megegyeznek: a munkavállaló nem vesz sok mindent - a vezető fizet, van többlet a munkavállaló hibájából - ennek költsége.

Ugyanez történik más esetekben is, amikor a költségekkel kapcsolatban nézeteltérések és vitás kérdések merülnek fel. Előfordulhat, hogy az utazási napok kifizetése annak rendkívüli előfordulását jelenti a cég hibájából, de ezt a tényt a munkavállaló felé is bizonyítani kell. Fontos figyelembe venni néhány egyéb körülményt is, amelyek befolyásolják a kötelezettségek szétválasztását.

Bérek

A főnöknek kell bért fizetnie, amíg a munkavállaló külföldön van? Ez egy vitatott kérdés, hiszen a munkavállaló már végzi tevékenységét, levonásokat kap. Másrészt a szabadidejét tölti, amit a családjával vagy a munkából nyaralva tölthet. Ehelyett kénytelen hétvégén dolgozni, de csak az utazási levonások terhére.

Mivel a hétvégi utazási költségtérítés csak részleges, ezért az aláírt munkaszerződés szerinti alapdíjon kell kifizetnie a munkavállaló munkaóráit, a cég fejlődéséhez való hozzájárulását értékelve. A fizetés nem befolyásolhatja a járulékos utazást, ha az a cég érdekeit szolgálja, ésaz ember köteles eleget tenni hatáskörének. De az indíték tükörhelyzet lehet, amikor az üzleti úton végzett túlórák befolyásolhatják az átalányösszeg nagyságát. Ez azt jelenti, hogy a napidíj, a Ptk. Az Orosz Föderáció Munka Törvénykönyvének 168. cikkében fogl altakat hozzáadják a fizetés mértékéhez.

Mi befolyásolja a napidíjat a különböző szervezeti struktúrákban?

A napi utazási költségtérítés kifizetése nem függ az adott személy országától és lakóhelyétől. A Legfelsőbb Bíróság 2015. 04. 26-i CAS 05-151 számú határozata értelmében a napidíjat az indulásig teljes mértékben fedezik. Ha túllépték, akkor a vezetőség köteles azokat visszafizetni. Ezek „zsebkiadások”, amelyek az állandó munkahelyen kívüli munkavégzéshez szükségesek, munkaidővel vagy hivatalos megbízással kapcsolatban. Érdemes megjegyezni, hogy a pénzt az általános költségvetésből fizetik, amely az állami alapot képezi.

Ha egy alkalmazott költségvetési szervezethez tartozik, akkor annak külön alapja van, amelyből az ilyen kiadásokra pénz érkezik. A Belügyminisztériumról van szó - ennek a szervezetnek a szociális és egészségügyi vonatkozásait teljes egészében az állam biztosítja, semmi köze a biztosítási alapokhoz, és nem állami beosztásban dolgozó állampolgárokat lát el.

Itt a költségvetési intézményekben az utazási költségek kifizetése teljes mértékben az állami gazdálkodástól, egységellátástól függ. Ami a katonai szolgálatot illeti, az elvonások valamivel magasabbak, mint a nem állami struktúrákban vagy a magánvállalkozásoknál. „Mivel a munkavállaló kötelessége és feladata az ország feladata, akkor a kiadásokaz ország fizet.”

Utazási adók

A jelenlegi beszámolási időszakra a következő törvény vonatkozik: a szervezetekre nincs minimum és maximum limit, vagyis minden cég saját fizetési limitet szabhat, hogy egy munkahelyen kívüli napot biztosítson munkavállalónak. Ha azonban elmegy néhány órára, akkor a napidíjat teljes egészében kifizetik, hiszen ez nem juttatás, hanem költségtérítés.

A kisvállalkozások megpróbálnak 700 rubel napidíjra korlátozni magukat, mivel az összeget nem kell megadóztatni az Art. (3) bekezdése szerint. Az Orosz Föderáció adótörvénykönyvének 217. cikke. A megállapított minimumot meghaladó különbözetet alkotó összegből személyi jövedelemadót kell levonni.

Fontos! Ha egy munkavállalót külföldre küldenek, az adómentes határ 2500 rubel. A költségvetési intézményben az utazási költségek kifizetése pontosan ugyanígy történik.

Példa a napi kifizetésekből történő levonás kiszámítására

Tegyük fel, hogy Petrov úr 5 napra üzleti útra ment, ebből 2 nap a hétvégére esett. Minden más városban eltöltött nap után 1000 rubel jár a hatóságok döntése alapján. Ebből az 5000 rubelből az 5700=3500 rubelnek megfelelő összeget nem kell megadóztatni. A fennmaradó másfél ezer adót és biztosítási díjfizetést köteles fizetni.

Ha ugyanarra az 5 napra külföldre utazik, egy személy napi 3000 rubelt kap. A 15 000 rubelből 2500 rubel marad, amelyet személyi jövedelemadó éshozzájárulások. Ebben az esetben semmi esetre sem kötelező a csekk és nyugta bemutatása.

Milyen dokumentumokat kell bemutatni?

Rögtön a közlekedéssel érdemes kezdeni - ha magángépkocsival utazik, a könyvelő fuvarlevelet állít ki, ahol kiállítják az üzemanyag és egyéb fogyóeszközök befizetéséről szóló csekket és nyugtákat. A repülő-, vonat- és buszjegyeket meg kell őrizni a hazaérkezésig. A határátlépési jelekkel ellátott útlevelet is fénymásolni kell a fuvarlevélhez csatoláshoz. Az országon belüli városi utazások esetén a kiküldetésről jegyzőkönyvet kell készíteni – ez egy olyan lap, amely a szolgáltatási kötelezettségek listáját tartalmazza.

Ha a szállodát egy alkalmazott személyesen fogl alta le, akkor előre tájékozódjon, hogy van-e 3-G számú nyomtatványa a vendégeknek történő kiadáshoz. Ellenkező esetben a szállás az alkalmazottat terheli, mivel az ilyen szervezeteknek nincs szükségük KKM-re. A feljegyzés kibocsátásakor (költségvetési szervezetek számára) csatolnia kell a jegyeket az indulás és érkezés dátumával. A hétvégi utazási költségtérítés kifizetése helyi törvény megalkotása és a T-9 formátumú végzés aláírása esetén kötelező. Ezek a dokumentumok elsőbbséget élveznek a könyvelőket irányadó törvényekkel szemben. Először is ezeket kell figyelembe venni, nehogy túlfizessék az utazási kompenzációt.

A fő különbség a költségvetési és a magánvállalkozások között az, hogy olyan alkalmazottat kell kötelezően ellátni, aki az országon kívüli vezetés „hibájából” van. Fontos mindent megtenni, hogy a munkavállaló időben és körültekintően tudjonvégezze el a cég összes feladatát. A magáncégek ritkán érdeklődnek az ilyen kifizetések iránt, mivel mindig további dokumentumokat kell kitölteni, és le kell vonni az adókat. Ezért előre ellenőrizze mindazt, amit az Ön nevében kiadnak és aláírnak. Azt is tájékozódjon, hogy városon vagy országon kívül mely szervezetek adják ki a vonatkozó dokumentumokat. Néha meglehetősen nehéz jegyet szerezni a tömegközlekedési eszközökön, hogy bizonyítsa a hivatalos utazás tényét.