A szervezet belső környezetének elemei és jellemzői

2024 Szerző: Howard Calhoun | [email protected]. Utoljára módosítva: 2023-12-17 10:30

A SWOT elemzés elvégzésének szerves részét képezi a piaci lehetőségek és veszélyek azonosítása, valamint a vállalat erősségei és gyengeségei, amelyekhez a szervezet belső környezetének különböző elemeit elemzik.

Mi a szervezet belső környezete?

Amikor egy szervezet belső környezetéről van szó, ez általában olyan elemek összességét jelenti, amelyek így vagy úgy befolyásolhatók, összehasonlítva a nem megváltoztatható környezeti tényezőkkel. Tehát a szervezet belső környezete a következőket tartalmazza:

1. Emberek.
2. Gólok.
3. Feladatok.
4. Technológia.
5. Struktúra.

Ezen elemek kombinációja a szervezet lényege: az emberek egy bizonyos struktúrában egyesülve egy sor feladatot hajtanak végre, bizonyos technológiák segítségével a végső célok elérése érdekében.

Így a szervezet belső környezetének elemeinek kombinálása lehet hatékony, de lehet, hogy nem. Az elemzés feladata azonosítani azokat a folyamatokat, amelyek ideálisan vannak felállítva, valamint azokat, amelyekcsökkenti a vállalat általános jövedelmezőségét.

Hogyan vannak osztályozva a belső környezet elemei?

A szervezet belső környezetének fő elemei általában csoportokba, vagy úgynevezett szeletekbe vannak sorolva:

• szervezeti szelet;
• marketing vágás;
• keret kivágás;
• termelési szelet;
• pénzügyi szelet.

Az elemzés megkönnyítése érdekében az egyes csoportok elemeit külön-külön vizsgáljuk meg. Szervezeti kontextusban vizsgálják a vállalkozás jellemzőit a vállalat szervezeti felépítése szempontjából. Figyelmet fordítanak mind a vállalaton belüli hierarchikus kapcsolatokra, mind a vállalkozás egyes struktúrái közötti interakciós rendszerre. A marketing szelet képet ad a termékek köréről, azok jellemzőiről és előnyeiről, az árazási tényezőkről, valamint az értékesítési és hirdetési módokról.

A pénzügyi csökkentés mérlegelésekor figyelmet fordítanak a pénzügyi kimutatásokra, a költségek és a jövedelmezőség főbb mutatóinak dinamikájára. Meghatározzák a pénzáramlás hatékonyságát. A személyzeti részben a menedzsment és a végrehajtó személyzet kapcsolatát veszik figyelembe, valamint elvégzik a munkaügyi tevékenység eredményeinek elemzését. Ez magában foglalja a szervezet vállalati vagy szervezeti kultúráját, a személyzet ösztönzésének és motiválásának módszereit is.

Az ötödik rész - a termelés - tartalmazza az áruk előállítására és minőségellenőrzésére vonatkozó technológiák, normák, szabályok és szabványok listáját. Különféle innovatív fejlesztések és tudományos kutatások, amelyek célja a termék kínálatának bővítése vagy hasznos tulajdonságainak javításanézze meg a termelési csökkentést.

A személyzet mint a belső környezet eleme

A szituációs megközelítés feladata az elemzésben és a vezetői döntéshozatalban, hogy figyelembe vegye az egyes alkalmazottak, csoportjaik viselkedését, valamint a vezetők befolyásának természetét. A közgazdasági elmélet szerint a személyzet a termelés egyik fő tényezője, azonban a modern valóságban az alkalmazottak csapata stratégiailag fontos elemmé válik.

A vezetői feladat a személyzet munkájának minél hatékonyabb megszervezése, miközben ennek a folyamatnak több összetevőjét is figyelembe kell venni:

• a toborzás és a toborzás elvei;
• új alkalmazottak alkalmazkodása;
• személyzeti monitoring, annak módszerei;
• a személyzet motiválása és ösztönzése;
• képzés, személyzetfejlesztés;
• vállalati kultúra létrehozása és fenntartása.

Így a szervezetnél nem megfelelően beállított szervezeti kultúra rendszere a gyenge oldalává válhat, és ennek következtében megnehezítheti mind a rövid-, mind a hosszú távú célok és a köztes feladatok megvalósítását.. A csapatmenedzsment továbbra is a vezetők egyik stratégiai tevékenysége.

A vállalati célok mint a belső környezet elemei

A vállalat állapotának elemzésekor és a további stratégia megtervezésekor egy vagy több cél kerül kitűzésre. A vállalat vezetésének feladata, hogy csak olyan elérhető célokat válasszon, amelyek megfelelnek a piaci helyzetnek éscég.

Elegendő pénzügyi források, személyzet és hatékony tervezés együttesen vezet a megfelelő célmeghatározáshoz. Ugyanakkor az általános célok listáját részcélokra vagy feladatokra kell felosztani, amelyek megvalósításáért a felelősség megoszlik a szervezet alkalmazottai vagy osztályai között.

Például az X cég, amely tömegtermékekkel lép be a piacra, azt a célt tűzi ki, hogy rövid távon vezető szerepet tölt be egy bizonyos piacon. Ugyanakkor az X cég más szegmensben működött, és a beszámolók elemzésekor kiderült, hogy nagy összegű kölcsön van a banktól. Ezen túlmenően a személyzeti politika elemzése azt mutatta, hogy az értékesítési osztály nem hatékonyan látja el feladatait, és a tervezett mutatók nem valósulnak meg. Nyilvánvaló, hogy a vezetőség által kitűzött célt nemcsak nehéz elérni, de szinte lehetetlen is.

Példák helyesen megfogalmazott célokra:

• akár 60%-os márkaismertség elérése;
• piaci részesedés növelése 16%-ra;
• , hogy bekerüljön a piac legjobb három vállalatába;
• emelje az átlagos számlát 1500 rubelre;
• növelje a webhely forgalmát napi 2000 főre.

Így a hatékony célok kitűzése érdekében a cégvezetésnek mélyreható piackutatásra és a vállalat abban elfogl alt aktuális pozíciójára kell épülnie.

A vállalat feladatai, mint a belső környezet eleme

A vállalati célok listájának összeállítása után szükséges azokat feladatokra, azaz komponensekre bontani. Ritka bármely szervezetbencsak egy cél van kitűzve. Tehát a vállalat stratégiai céljai évre, félévre vagy negyedévre operatív célokká alakulnak. Továbbá a cél konkrét feladatok listájára oszlik, amelyeket el kell végezni a kívánt eredmény elérése érdekében.

A megállapított feladatok mindegyikének dokumentált végeredménnyel kell rendelkeznie, valamint a végrehajtásáért felelős részlegeknek és konkrét alkalmazottaknak kell lenniük. Íme egy példa az egyik cél feladatlistává alakítására. Tehát az eladások 25%-os növelésének céljának eléréséhez a vállalat a következő módon oszthatja meg a feladatokat:

1. Növelje meg 5%-kal az egyes értékesítési menedzserek kinevezési ütemtervét. A felelősség és az ellenőrzés az osztályvezetőt, Ivanov I. I.
2. Előzetes piaci helyzetelemzés a marketing osztálytól, reklámcég fejlesztése az ajánlások végrehajtásának havi ellenőrzésével. Felelős – osztályvezető A. P. Petrov.
3. Az értékesítési csapat 20 fősre bővítése az év végére. Felelős – A. I. Sidorov HR-menedzser.
4. 6 hónap alatt 5 új fiók nyitása a régiókban. Felelős - G. I. Laptev fejlesztési igazgatóhelyettes, A. I. Sidorov HR-menedzser.

Így a szervezet vezetője szakaszosan irányíthatja a vállalkozás célja elérésének folyamatát, és a személyzeti vezetők megfelelő munkája lehetővé teszi, hogy minden alkalmazott személyesen felelős legyen a teljes eredmény eléréséért.

Technológiák és helyük a belső környezetben

Feldolgozásaz alapanyagok késztermékké alakítása bizonyos technológiákat igényel. Ha konzervgyárról van szó, akkor speciális vonalakra, képzett személyzetre, jóváhagyott szabványokra és bejegyzett szabadalmakra van szükség. A fentiek mindegyike a vállalati technológiára vonatkozik.

Bármilyen meglepő is, a technológia, mint a belső környezet eleme, még a kisvállalkozókban vagy a szabadúszókban is jelen van. Például egy fotós vagy tervező speciális szoftvereket, berendezéseket és technológiát használ munkája során, amelyek nélkül egyszerűen lehetetlen versenyképes maradni a piacon.

A vállalat szerkezete, mint belső környezetének eleme

A vállalat belső környezetének elemzésének egyik első lépése a szervezeti struktúra részletes vizsgálata. Ugyanakkor a marketingesek és a menedzserek nemcsak a belső osztályok listáját állítják össze, hanem a köztük lévő kapcsolatot, a hierarchikus alá- és függőséget is.

A személyzet munkaszervezésének hierarchiája segíti a munka hatékony elosztását. Az alkalmazottak külön csoportokba és osztályokba vannak szétválasztva, különböző osztályokhoz vannak rendelve. A vállalati hierarchia lehet horizontális és vertikális, a munkaerő-elosztás hatékonysága és minősége az elemzésből derül ki.

Egy ilyen elemzés egyik fontos összetevője lehet a szervezeti egységek közötti információ- és egyéb áramlások hatékonyságának meghatározása. Például a B vállalatnál, amely számára alkatrészeket gyártjárművek, a terv végrehajtásának késedelmeit folyamatosan rögzítik. Felkérték az alkalmazottakat, hogy töltsenek ki munkaidő-kártyákat, szankciókat vezettek be, de az ilyen előzetes csoportvezetési intézkedések nem voltak hatékonyak.

A B cég részlegei közötti kapcsolat elemzésekor kiderült, hogy nem az alkatrészeket gyártó alkalmazottak a hibásak, hanem a berendezés javításáért felelős részleg. Így sok gép a tervezettnél többet tétlen volt az elhúzódó javítások miatt.

Hogyan lehet meghatározni egy vállalkozás erősségeit és gyengeségeit?

A vezetői döntés meghozatalát a belső környezet, a külső környezet minden elemének alapos elemzése előzi meg, majd következtetés a vállalkozás piaci helyéről és képességeiről.

Az elemzés során kapott adatokat lista formájában kell bemutatni. Ezek lehetnek például a következő elemek:

1. Képzetlen értékesítési személyzet.
2. Saját felhalmozott pénzeszközök hiánya.
3. Innovatív fejlesztések az árugyártásban.
4. Banki hitelem van.
5. Termékek széles választéka.
6. Elavult gyártóberendezések.

Egy ilyen lista elkészítése után az adatokat minőségi hatás szerint kell elkülöníteni, vagyis meg kell határozni, hogy ez vagy az a tényező pozitívan vagy negatívan hat-e a cég tevékenységére.

Tehát ennek eredményeként a kezdeti listát két részre kell osztani, és a következő lépés a belső környezet ezen tényezőinek lehetséges hatásának felméréseszervezetek. Javasoljuk 1-től 5-ig vagy 1-től 10-ig terjedő skála használatát. A lista minden elemét pontban kell értékelni, attól függően, hogy ez a tényező mennyire befolyásolja a vállalat tevékenységét.

A következő lépés annak felmérése, hogy a lista egyes elemei milyen lehetséges károkat okozhatnak. Ennek eredményeként az eredményül kapott listát két mutató – a lehetőségek és a valószínűségek – alapján kell rangsorolni. Ez a módszer segít levágni a jelentéktelen adatokat, és listát készíteni a főbb problémákról, amelyeket a szervezet belső környezetének tényezőinek elemzése során találtak. A szervezet környezetének kvalitatív elemzésére egy példa egy specifikus listával záruljon, amely legfeljebb 10 elemet tartalmaz minden kategóriához – a vállalat gyengeségei és erősségei –.

Mi a kapcsolat a belső környezet és a SWOT-elemzés között?

A SWOT eszköz magában foglalja a vállalati környezet elemzését, mind belső, mind külső szempontból. A szervezet belső környezetének elemei és jellemzői megmutatják, hogy milyen erősségekkel lehet versenyelőnyöket elérni. Az elemzés során kapott gyengeségek listája segít a vállalat tevékenységének kiigazításában annak érdekében, hogy minimálisra csökkentsék a károkat, vagy korszerűsítsék és javítsák.

A SWOT elemzés eredménye segít összehasonlítani a külső környezet, vagyis az a piac, amelyen a vállalat működik vagy működni kíván, fenyegetettségeit és lehetőségeit a belső környezet tényezőivel. A marketingesnek, menedzsernek vagy vezetőnek az a feladata, hogy marketingtervet készítsen úgy, hogy az erősségeket kihasználvaa vállalatok elkerülhették volna a piaci fenyegetések okozta károkat. Ugyanez mondható el a piaci lehetőségek és a vállalat erősségei összekapcsolásáról is – a vezetőnek kell eldöntenie, hogyan használja ezeket a legjobban együtt.

Hogyan készítsünk SWOT-elemzést?

Annak érdekében, hogy megértse, hogyan kell megfelelően elvégezni a SWOT-elemzést, vegye figyelembe a vezetők által elkövetett leggyakoribb hibákat az elvégzése során.

A belső környezet elemeinek ésszerűtlen felvétele a vállalat erősségei vagy gyengeségei kategóriájába tervezési hibákhoz vezet. Minden tényt konkrét számokkal és jelentési adatokkal kell alátámasztani. Alaptalanul kijelenthető, hogy a cég piacvezető, de valójában ezt csak a vezető szavai igazolják, a marketingkutatás nem.

Ugyanakkor a megbízhatóságon kívül minden egyes állítólagos erősséget össze kell vetni a versenytársakról ismert adatokkal. Ez felfedi a vállalkozás valódi erősségeit, ami elősegíti céljainak elérését.

A vállalat erőssége például a nyersanyagforrások közeli elhelyezkedése volt. Nyilvánvaló, hogy ez számos előnnyel jár a vállalat számára, így pénzügyi költségeket és időt is megtakarít. Ha azonban ezeket az információkat a versenytársaktól való eltérések szempontjából elemezzük, kiderülhet, hogy minden jelentős szereplő a nyersanyagforrások közelében található. Kiderült, hogy a piacon minden cégnek van egy erős oldala, és ezért nem lesz lehetőség a versenytársakhoz képest előnyökhöz jutni.

A kényelem és a hibák megelőzése érdekében elemezze a versenytársakat az elérhető nyílt forrásokból, és határozza meg erősségeiket és gyengeségeiket. Ezután érdemes egy teszttáblázatot összeállítani, amelyben a belső környezet minden elemét összehasonlítják a versenytársakkal. Ennek eredményeként kiderül, hogy a cég nem büszkélkedhet annyi előnnyel.

A vállalat erősségeinek és gyengeségeinek meghatározására vonatkozó összes ajánlás a piaci lehetőségek és veszélyek elemzési folyamatának is tulajdonítható. Minden információnak igaznak és pontosnak kell lennie.

Gyakori hiba, ha olyan általános információkat tüntetnek fel, amelyek közvetve befolyásolják a cég tevékenységét. Vagy túl kicsi a befolyásuk ahhoz, hogy bizonyítható legyen. Például a tapasztalatlan vezetők a következő környezeti tényezőket jelzik:

• válság az országban;
• nehéz helyzet a gazdaságban;
• instabil árfolyamok.

Ha a gazdasági válságokról beszélünk, lehetetlen felmérni és megtervezni azok jelentőségét egy adott cég tevékenysége szempontjából. A „válság” tényező meglehetősen homályos, ezért olyan konkrét összetevőkre kell bontani, amelyek valóban befolyásolják a vállalkozás helyzetét. Lehetséges, hogy állami szinten vezették be a kötelező engedélyezést, vagy kvótákat határoztak meg bizonyos típusú tevékenységekre.

Ami az instabil árfolyamot illeti, azt a SWOT-elemzéseikben gyakran említik azok a cégek, amelyek nem rendelkeznek valutafüggőséggel. Ha a cég nem importál vagy exportál, nem vásárol külföldről nyersanyagot,más országokban nem értékesít készterméket, akkor az árfolyamok ingadozásának hatása elenyészően befolyásolja a vállalkozás tevékenységét.

Zárásként

A vállalat belső környezete fontos stratégiai erőforrás, amely segítheti, vagy éppen ellenkezőleg, árthat a vállalat tevékenységének. A szervezet belső környezete több alapvető elemet tartalmaz: emberek, technológia, struktúra, feladatok és célok. Egy ilyen elemkészlet nem véletlen, hiszen minden meghatározott struktúrájú szervezetben olyan emberek dolgoznak, akik a technológia segítségével elérik a vállalkozás céljait és átfogó céljait.

A szervezet vezetőjének a vezetői döntések meghozatalában a vállalat belső és külső környezetének elemzésére kell épülnie. Ha nyilvánvaló veszély fenyeget a piacon, akkor annak leküzdésében a belső környezet erőforrásai segítenek. Ugyanez vonatkozik a piaci lehetőségekre is, amelyeket csak a vállalat belső erőforrásainak felhasználásával lehet maximalizálni.

A belső környezet erőforrásait az elemzés során hatásuk alapján értékeljük, és a vállalat erősségeire és gyengeségeire osztjuk. A szervezet szervezeti felépítése lehet a szervezet gyenge oldala, ugyanakkor a professzionális és hatékony marketing osztály a vállalkozás erejének tudható be.

A marketingterv elkészítésekor több általános célt feladatok formájában osztanak el osztályok, részlegek, csoportok és konkrét alkalmazottak között. A megfelelő rendszera személyzet motiválása és ösztönzése, a csapatvezetés segít abban, hogy minden feladathoz személyes felelősséget ruházzon a munkavállaló. Ugyanakkor a csapat minden alkalmazottja megérti, hogy egy közös cél elérésén dolgoznak.