Munkaköri leírás: a szervezet vezetőjének asszisztense

2024 Szerző: Howard Calhoun | [email protected]. Utoljára módosítva: 2023-12-17 10:30

Nagy szervezés – nagy házimunka. A cégvezetőnek nem lesz mindenhol ideje, még helyettesek segítségével sem. A nap megfelelő megtervezéséhez, ne felejtsen el semmit, a munka elosztásához és ellenőrzéséhez a vezetőnek asszisztensre van szüksége. Mit csinál az ebben a pozícióban lévő munkavállaló, mit kell tudnia és tudnia?

Vezetőasszisztens: szerepe a szervezetben

Az állami szinten jóváhagyott szakma-besoroló logikáját követve a menedzser-asszisztens a menedzserek kategóriájába tartozik, mert szinte minden első ember hatáskörébe tartozó kérdést felügyel.

Egyes szervezetek ugyanakkor adminisztrátorként, menedzserként vagy titkárként értelmezik a menedzser-asszisztens pozíciót: az első két pozíció szervezeti és adminisztratív funkciókat jelent, a harmadik pedig a prezentációt és a támogatást. A szakmák osztályozója különböző kategóriákba sorolja ezeket a munkákat.- szakemberek, műszaki alkalmazottak, de vezetőnek csak egy asszisztens minősül.

Hogyan határozható meg a munkaköri felelősség?

A menedzser-asszisztens vagy titkárnő felvételekor egy szervezet döntsön a munkavállaló státuszáról, jogairól és kötelezettségeiről, mert ettől függ a jelölt iskolai végzettségére, végzettségére, munkatapasztalatára vonatkozó követelmények.

• A recepciósnak elegendő egy teljes középfokú végzettsége, és a jelentkező irodai eszközökkel való munkavégzésének etikettjét és technikáit közvetlenül a munkahelyen tanítják.
• Az adminisztrátornak legalább főiskolai végzettséggel, szervezőkészséggel és energikus karakterrel, valamint a vállalati követelményektől függően némi munkatapasztalattal kell rendelkeznie.
• A vezető, mint a szakemberek képviselője, legalább teljes felsőfokú végzettséget igényel, a munkatapasztalat nem kötelező, de ezt a mércét a cég saját belátása szerint határozza meg.
• A fej asszisztense. Ez a munkakör ugyanazokat a képesítési követelményeket támasztja, mint a menedzserrel szemben: felsőfokú végzettség, legalább 2 éves szakmai gyakorlat a szakterületen. Valószínűleg a jelentkező speciális személyes jellemzőire is szükség lesz, és esetleg felsőfokú képzésre is.

Miért van szükségem munkaköri leírásra?

A vezető asszisztens tisztségviselőként köteles funkcionális jogai keretein belül eljárni és az előírt feladatokat maradéktalanul ellátni. Azonban még csak nem isvezetőként a munkavállaló köteles lelkiismeretesen és határidőre eleget tenni munkavégzési kötelezettségének.

A felvételi megbízás nem tartalmazza ezeknek a kompetenciáknak a részletes kimutatását, és még szerződés esetén sem minden esetben teljes körű a funkciók listája. A munkavállaló feladatkörének meghatározásában felmerülő eltérések elkerülése érdekében a szervezet vezetőjének asszisztense munkaköri leírásának részletesen tartalmaznia kell az őt megillető kötelezettségeket, jogokat, valamint a munkaszerződés megsértéséért való felelősség mértékét, belső munkaügyi előírások, a munkáltatónak kárt okozva stb.

Az ügyvezető személyi asszisztense

Az asszisztens munkaköri leírása a vezető vagy helyettese számára készült hasonló utasítás mintájára készült, kivéve néhány kiemelt stratégiai tervezési és irányítási funkciót. Valószínűleg az asszisztenst sem bízzák meg az alkalmazottak felvételével és elbocsátásával, a vállalkozás pénzügyi forrásainak kezelési jogával, a meghatalmazások kiadásával és más olyan hatáskörökkel, amelyek személyesen a vezetőt illetik.

A jogszabályok azonban megengedik, hogy bármilyen funkciót olyan alkalmazottra ruházzanak át, akiben megbíznak, feltéve, hogy elegendő képesítéssel, tudással, tapasztalattal és felhatalmazással rendelkezik az ilyen kérdések megoldásához. Csak az a fontos, hogy a munkavállaló felhatalmazását helyesen adja ki - megbízással vagy meghatalmazással.

Ugyanakkor a vállalkozásvezető asszisztense munkaköri leírásának tükröznie kell az általa ténylegesen végzett munkát.

Tipikus szakaszok

A munkaköri leírás szerkezete az állami képesítési jegyzékekben rögzített, és tartalmazza a munkavállalóval szemben támasztott összes alapvető követelményt és a beosztás árnyalatait, valamint a szervezet szervezeti felépítésében elfogl alt helyét.

A „menedzser-asszisztens” munkaköri leírásnak, mint minden másnak, a következő részeket kell tartalmaznia:

1. Általános feltételek. Jelzi a felvételi és felmondási rendet, az alárendeltséget, a munkavállaló helyettesítésének rendjét.
2. Munkaügyi funkciók. Az egyik legfontosabb szakasz, amelyet részletesen tükrözni kell.
3. A munkavállalónak biztosított jogok.
4. A jogsértésekért való felelősség korlátai.
5. Képesítés, szakmai tapasztalat, iskolai végzettség.
6. Amit az ebben a pozícióban lévő alkalmazottnak tudnia kell.
7. Kapcsolatok közte és a szervezet más részei között.

A megadott szakaszok nem csonkolhatók, de megengedett a kibontásuk és a szükséges elemek hozzáadása.

Vezetői asszisztensi munkaköri leírás minta

Jóváhagyva:

Igazgató (a szervezet neve)

aláírás

(teljes név)

jóváhagyás dátuma

Munkaleírás "Assistant Manager"

1. Alapfeltételek

1.1. Szakmai kategória "Vezetők".

1.2. Elfogadva és elbocsátva az igazgató utasítására.

1.3. Jelentés: közvetlenül az igazgatónak.

2. Jellemzők

Vezetőasszisztens:

2.1. Koordinálja a vállalkozás osztályainak, részlegeinek és egyéb részlegeinek munkáját az igazgató utasításai, határozatai és utasításai szerint.

2.2. Nyilvántartást vezet az igazgatói ellenőrzési utasítások végrehajtásának határidejéről szerkezeti felosztásonként.

2.3. Munkatervet készít az igazgató számára a következő munkanapra, és azt időben benyújtja a vezetőnek.

2.4. Megszervezi és ellenőrzi az irodai munkát a vállalkozásnál, ellenőrzi a jogszabályi előírások betartását.

2.5. Gondoskodik az igazgató által kiadott valamennyi meghatalmazás elszámolásáról és nyilvántartásáról.

2.6. Irányítsd az ügyintézőket és ellenőrizd tevékenységük eredményét.

Kiegészítés egy adott szervezet és pozícióprofil igényeitől függően.

3. Hatalom

Az ügyvezető asszisztensnek joga van:

3.1. Ismerkedjen meg a vállalkozás döntéseivel.

3.2. Vegyen részt a vezetőség ülésein.

Kiegészítés egy adott szervezet és pozícióprofil igényeitől függően.

4. Felelősség

Felelős asszisztens:

4.1. Jelen utasításban, igazgatói utasításban és utasításban fogl alt feladataik elmulasztásáért vagy nem megfelelő teljesítéséért a vállalkozás tevékenységére irányadó hatályos jogszabályok.

4.2. A beosztott alkalmazottak tevékenységének elégtelen ellenőrzéséért.

4.3. Korlátozott hozzáférésű információk közzétételéhez.

Kiegészítés szerintegy adott szervezet és pozícióprofil igényei szerint.

5. Képesítés

A menedzser-asszisztensnek teljes felsőfokú végzettséggel, legalább 2 éves profilmunka tapasztalattal kell rendelkeznie.

6. Tudni kell

Jelenlegi jogszabályok, Charta, Kollektív szerződés (megjelöli, hogy milyen aktusokat és normákat kell ismernie a munkavállalónak).

7. Interakció

Jelöli, hogy a menedzser-asszisztens kivel és milyen kérdésekben működik együtt.

Egyetértés:

Emberi erőforrások vezetője

Aláírás

(teljes név)

Jogi tanácsadó

Aláírás

(teljes név)

Ismerős:

aláírás

(teljes név)

A projektmenedzser asszisztens sajátos kompetenciái

Feltételezzük, hogy a projektmenedzsment ideiglenes munkakör, és az asszisztens bizonyos kötelezettségeket vállal a projekt befejezéséig. Funkcionális feladatai a projekt sajátosságaitól és témájától, valamint egy adott szervezet igényeitől függenek.

A feladatokért felelős projektmenedzser asszisztens munkaköri leírása speciálisabb lesz, de adminisztratív és szervezeti színezetű. Az ehhez a pozícióhoz tartozó tipikus felelősségek megtalálhatók a Képesítési kézikönyvben, majd a helyzetnek megfelelően módosítva.

Eltérnek a vezérigazgató-helyettesek felelősségei?

Asszisztensi feladatokA vezérigazgató és az általános ügyekért felelős igazgatóhelyettes más lesz. Természetesen a második esetben a jogkörök szűkebben összpontosulnak, hiszen az általános ügyekért felelős vezető nem felelős a szervezet összes tevékenységéért, hanem csak egy külön szektorért.

Az általános ügyekért felelős vezető asszisztens munkaköri leírása a „segített” főnök funkciói alapján készül. Ennek megfelelően felelősségének és funkcióinak köre lesz az alap.

A „menedzser-asszisztens” munkaköri leírás ebben az esetben megfelelő, erre lehet építeni a kapcsolódó munkakörök új dokumentumainak kidolgozásakor.