Projektmenedzsment – mi ez? Érvek és ellenérvek

2024 Szerző: Howard Calhoun | [email protected]. Utoljára módosítva: 2024-01-17 18:54

A projektmenedzsment a modern oroszországi irányítási rendszer szerves eleme. Számos hazai és külföldi cég alkalmaz projektmenedzsmentet a termékek és szolgáltatások minőségének javítására, a költségek csökkentésére, a nyereség növelésére. Mi a projektmenedzsment és mik a fő előnyei?

Mi az a projekt?

A "projekt" fogalma egészen másképpen értelmezhető. Az első lehetőség magában foglalja a projekt olyan dokumentációs csoportként történő meghatározását, amely szerint lehetséges egy épület vagy építmény építése. Ez a cikk a "projekt" szó második jelentését tárgyalja.

Sok definíció létezik a projektre vonatkozóan, bár egy dologban mindannyian egyetértenek: a projekt olyan ötlet, amely egy meghatározott tárgyi feladat korlátozott időn belüli megvalósítását foglalja magában. Ugyanakkor a projekt főbb jellemzőit:

• Egyediség (a projekt olyan valami, ami először jön létre).
• Időben korlátozott (a projektnek mindig vannak határidői a megvalósítására).
• Céltudatosság (a projektet mindig konkrét problémák megoldására hajtják végre, általában mennyiségi egységekben kifejezvemérések).

Ha mindhárom feltétel teljesül, akkor a tevékenységek halmaza nevezhető projektnek.

Programok és portfóliók

A projekteket gyakran programokba és portfóliókba csoportosítják. A programok ugyanakkor olyan projektek összessége, amelyeket egy közös cél egyesít. Például egy, a lakosság oktatásának minőségét javító program tartalmazhat olyan projekteket, amelyek célja a tanárok fizetésének 20%-os emelése, 15 új iskola építése, 26 új alaptárgyi tankönyv kiadása.

A projektportfólió egyetlen forrásból finanszírozott projekteket egyesít, függetlenül azok célkitűzésétől. Például az N vállalat projektportfóliója tartalmazhat jótékonysági projekteket, új vállalati iroda építését, az igazgató évfordulójának megünneplését és az éves forgalom 10%-os növekedését.

A portfóliókban és programokban szereplő projekteknek szintén rendelkezniük kell a fent leírt három fő jellemzővel.

A projektmenedzsment alapelvei

Az irányítási folyamatot megkönnyítő technológiák dinamikusan fejlődő piacát tekintve nehéz konkrét módszereket megnevezni, amelyek teljes mértékben leírják a projektmenedzsmentet.

A projektmenedzsment számos megközelítést és eszközt tartalmaz, és a következő alapelveken alapul:

• Eredményorientált. Ezt az elvet a „projekt” kifejezés jelentése határozza meg. A projektmenedzsment nem csupán minőségirányítás, hanem egymással összefüggő cselekvések célirányos halmaza.
• A "tervező háromszög" elve. Nál néla projektmenedzsmentet a következők közötti kölcsönös függőségeknek kell vezérelnie: időzítés, költségvetés, projekt minősége. Az egyik tényező változása a többi változáshoz vezet, ami mintegy ugyanazon háromszög oldalaivá teszi őket.



• A projekt életciklusának elszámolása. A projekt életciklusa a projekt létrehozásának gondolatának kialakításával kezdődik, és a projektben meghatározott időtartam lejártával ér véget. Egy projekt életciklusa általában abban a pillanatban ér véget, amikor a projekt eredményeként létrejött termék életciklusa elkezdődik.
• A menedzsment folyamatának megközelítése. Ez az elv magában foglalja a projekt értékelését olyan folyamatok összességeként, amelyek egymással összefüggenek, és közbenső eredményekben csúcsosodnak ki félkész termékek vagy fontos dokumentumok formájában. Ez a megközelítés lehetővé teszi a projekt vezérlését az úgynevezett "vak zónák" nélkül.

A projektben résztvevők ösztönzésének módszerei

A projekt résztvevőinek ösztönzésére általában különös figyelmet fordítanak, amikor a projektmenedzsmentet meghatározott feladatok elvégzésére választják ki. A projektmenedzsment általában kézzelfogható és megfoghatatlan motivációs mechanizmusokat foglal magában.

Az anyagi ösztönzők között bónuszok, pénzbírságok és a köztes feladatok korai befejezéséért fizetendő pótlékok szerepelnek.

A motiváció immateriális módszerei közé tartoznak az oklevelek és fegyelmi ajándékok szabadság formájában, valamint a versenypályázat részeként a projekt résztvevői közötti versengés.

A projektmenedzsment fő szakaszai

A projektmenedzsment a projekt életciklusának szakaszaiban és a menedzsment összetettségének szakaszaiban történik. A szakaszok és fázisok közötti kapcsolatot az alábbi táblázat mutatja.

FÁZISOK:	Költségkezelés	Esedékes kezelés	Tartalomkezelés	Kockázatkezelés
Stages:	1	2	3	4
Beavatás	Előzetes finanszírozási becslés	A projekt idővonalának előzetes becslése	A legfontosabb feladatok meghatározása	A lehetséges negatív tényezők előzetes elemzése
Tervezés	A költségvetés kiszámítása és a finanszírozási források keresése	Projektütemezés számítása	Projektcélok kiszámítása	Kockázati korrekció számítása
Megvalósítás	A projekt szakaszos finanszírozása	Az ütemterv végrehajtásának nyomon követése	A közbenső mutatók teljesítésének nyomon követése	A legfontosabb illesztőprogramok változásainak nyomon követése
Zárás	A nyereség/veszteség becslése	Láb/előny pontszám	A projekt céljainak teljesítésének/nem teljesítésének értékelése	Elemzéselkövetett hibák

Így a projektmenedzsment területei közé tartoznak a szervezet pénzügyi, személyi, strukturális területei.

A projektmenedzsment hatóköre

A projektmenedzsment struktúra magában foglalja a szervezet összes munkájának olyan projektekre való felosztását, amelyek időben és célokat tekintve korlátozottak. Ezzel egyidejűleg minden projektből létrejön egy csapat és egy projektmenedzser csapat, akik beszámolnak a menedzsernek a projektjük előrehaladásáról.

Ebben a vonatkozásban a projektmenedzsmentet rendszerint különféle iparágakban és méretű szervezetekben alkalmazzák, az egyidejűleg végrehajtott megrendelések széles skálájával. Kisvállalkozásoknál azonban projektmenedzsmentet is alkalmaz a termelés korszerűsítésének vagy például egy új termék bevezetésének konkrét problémáinak megoldására.

Projektmenedzsment az építőiparban

Az építőiparban különösen fontos a projektmenedzsment módszertan alkalmazása. A megrendelői, kivitelezői feladatokat ellátó cégeknél a projektmenedzsment természetes munkamegosztást alkalmaz projektekre (termékelv szerint, azaz minden épület építése külön projekt), a felső vezetés struktúrája pedig gyakorlatilag nem igényel komoly szerkezetátalakítást.

A projektszervezet irányítása is gyakran projektelv szerint történik, sikeresen a már kialakult csapatok felhasználásáv altervezők projektcsapatként.

Projektmenedzsment az állami struktúrákban

A kormányzati projektmenedzsment korunk meglehetősen új irányzata. A szovjet időszak óta kibontakozó programcélú irányítási módszer mára országszerte a projektmenedzsment formáját öltötte. Az állam számára stratégiailag fontos feladatok megoldására most olyan programokat alkalmaznak, amelyek egyedi projekteket tartalmaznak célindikátorokkal és végrehajtási határidőkkel. Az ilyen programok kezelésének módszertana azonban még mindig messze van az ideálistól, és korszerűsítést és frissítést igényel.

Tapasztalat projektmenedzsment megvalósításában a belgorodi régióban

A projektalapú közigazgatás világszerte bevált. Oroszországban van tapasztalat ennek a technológiának a Belgorod régióban történő alkalmazásában.

Ez a nagyszabású kísérlet a belgorodi régió közszolgálatának szinte minden területére hatással volt. A főbb elemek között szerepel a projektmenedzsment tréning, szervezési és módszertani támogatás, helyszíni ellenőrzések, motiváció, az alkalmazottak kompetenciájának felmérése, szakértői bizottságok a projektek felülvizsgálatára.

A belgorodi régió projektmenedzsmentje immár a projektmenedzsment kollegiális testületeit foglalja magában:

• A projekttevékenységeket irányító tárcaközi bizottság.
• A projektek megnyitásáról/lezárásáról döntő ágazati szakértői bizottságok.
• Regionális projektiroda, amely ellenőrzi a módszertan betartásátprojektmenedzsment.

One Stop Shop

A projektmenedzsmentre való átállás keretében a Belgorod régió még 2010-ben tért át a beruházási projektek koordinálására a Moszkvában mára jól ismert „egyablakos” rendszeren keresztül. Ennek az ablaknak a szerepét éppen az egyik újonnan bevezetett szolgáltatás – a regionális projektiroda – látja el. Most, pontosan egy hónappal a projektirodához történő jelentkezés után, a vállalkozás megkapja a jóváhagyási dokumentumot.

Automatizált információs rendszer "Projektmenedzsment"

A projektmenedzsmenttel kapcsolatos információk és technikai támogatás a belgorodi régióban az automatizált információs rendszeren (AIS) „Project Management” keresztül történik. Ez egy szoftver nélküli webalkalmazás, amely a következő funkciókat hajtja végre projektek, portfóliók és programok esetében:

• A rendszerleíró adatbázis (adatbázis) karbantartása.
• Ütemezés.
• Költségvetés.
• A végrehajtás nyomon követése regionális és önkormányzati szinten.
• A csapat hatáskörének és felelősségének megosztása.
• Tartalom módosítása.
• Riasztási rendszer a projektek közelgő és közelgő eseményeiről.
• Dokumentumfolyam.
• Automatikus analitikai jelentéskészítés.
• Integráció a belgorodi régió elektronikus kormányával.

A projektmenedzsment előnyei és hátrányai

A projektmenedzsment megvalósításának leírt tapasztalatai a Belgorod régióban sikeresnek bizonyultak. E változások hatása elsősorban abban nyilvánult mega bruttó regionális termék növekedési ütemének 0,1%-os (több mint 3 milliárd rubel) növekedése, a projekt jóváhagyására fordított idő csökkenése (projektenként 2 hónappal) és a beruházások fejlődési ütemének növekedése a régióban 23%-kal. A legfontosabb eredmény azonban a projektgondolkodás kialakítása a problémát aktívan elemző és megoldani próbáló munkavállalók körében, esetenként akár nem szabványos, innovatív módszerekkel is.

A motiváció és a vezetői struktúra átalakítása lehetővé tette, hogy ne csak a közszolgálati, hanem a vállalkozások számára is pozitív hatást érjenek el, kedvező befektetési környezetet teremtve, és felszámolják a vállalkozói lét akadályait.

A régió lakossága ma már aktívan részt vesz a fontos stratégiai projektek kiválasztásában és végrehajtásának ellenőrzésében. Az emberek számára a projektmenedzsment lehetőséget kínál a kiváló minőségű szolgáltatások és a nagyfokú mobilitás élvezetére.

A projektmenedzsment struktúra minden előnye ellenére azonban vannak hátrányai is ennek a megközelítésnek.

Először is az átmeneti időszak. Egy bizonyos időbe telik, amíg a projektcsapat együtt dolgozik, és jól koordinált mechanizmusként látja el feladatait.

Másodszor, amikor projektmenedzsmentet valósítanak meg egy vállalatban, a jó projektmenedzser keresése késhet. Nagyon magas követelményeket támasztanak a projektmenedzser személyes és szakmai tulajdonságaival szemben: átfogó képzettség, teljes elmélyülés a projektben, a szükséges specifikumú projektmenedzsment tapasztalat.

A projektmenedzsment harmadik hátránya az igénya vállalati erőforrások felosztása a projektek között. A "szegény" cégeknél ez egyáltalán nem kivitelezhető. A projektmenedzsereknek „harcolniuk” kell a finanszírozásért és a személyzetért, ami elfogadhatatlan a projekt életciklusának valamennyi szakasza feletti teljes ellenőrzés mellett.

A szervezet projektmenedzsment útjának egyik legfontosabb hátránya a projektcsapat tagjainak és a projektvezetőnek a projekt befejezése utáni alkalmazása. Tudniillik a csapat leterheltsége a sikeres üzlet legfontosabb szabálya, projektmunka esetén rendszeresen megjelennek a „levegőben lógó” szakembercsoportok, amelyek egyszerre elveszítik állandó leterheltségüket.

A fentieket összegezve megállapítható, hogy a projektmenedzsment a modern üzleti tér szerves része, alapjainak megismerése egyszerűen szükséges a kompetens vezetői döntéshozatalhoz mind állami szinten, mind egy vállalkozáson belül.