Üzleti levelek tartalma és típusai

2024 Szerző: Howard Calhoun | [email protected]. Utoljára módosítva: 2023-12-17 10:30

Az üzleti levél az egyik legfontosabb kommunikációs eszköz az üzleti világban a különböző szervezetek képviselői között. Szigorú, precíz, formális stílus jellemzi.

Üzleti levél

Most, az internet korában az üzleti levelezés jelentősége nem csökkent, hanem egyszerűen megváltoztatta a médiát - papírról elektronikusra - és gyorsabbá vált. Ezért rendkívül fontos, hogy minden alkalmazott, álláskereső, valamint vezető pozíciót betöltő személyek megfelelően tudjanak írni különféle üzleti leveleket.

Ráadásul ez részben szakemberként jellemzi, bővíti karrierlehetőségeit. Ezért olyan fontos, hogy minden olyan személy, aki nem közömbös a karrierje iránt, ismerje az üzleti levelezés lefolytatásának szabályait, és vegye figyelembe annak különféle típusait. Az üzleti levelek tartalma és minősége pedig a levelező professzionalizmusától függ.

Üzleti levelezés segítségével a problémák megoldása, bemutatása történikköveteléseket, szerződéseket megbeszélnek, értékeket és dokumentumokat kísérnek.

Üzleti stílus

Az üzleti levelek stílusa legyen pontos, és ne tegye lehetővé a szavak változatos értelmezését. Szigorú hivatalos alárendeltségnek kell lennie, még akkor is, ha ez egy barátnak írt levél. A lexikális bélyegek ismétlése (korlátozott mennyiségben) megengedett, sőt üdvözlendő. A különféle típusú üzleti levelek általában több témát fednek le, üzleti témákra korlátozva. A hangnem csak semleges, nem engedi meg a személyes értékelést és a nem megfelelő érzelmeket.

Az üzleti levelezés mindig hivatalos, gyakran regisztrálják és rögzítik.

Betűtípusok

Az üzleti élet, az informatika fejlődése hatással van az üzleti írásra és annak típusaira, új formákat öltve. A mai napig a következő típusú betűket különböztetik meg:

1. Kereskedelmi és üzleti témák. Vállalkozás segítségével oldja meg a gazdasági, szervezési, jogi kérdéseket. Ezeknek az üzeneteknek a terjedelme néhány sortól több oldalig terjed. Kereskedelmi megoldja a szolgáltatások vagy áruk értékesítésével és a kínálattal kapcsolatos problémákat. Ezek kérések, ajánlatok, panaszok.
2. Választ igénylő (például kérések, fellebbezések, kérések, panaszok, javaslatok) és nem igénylő levelek (a már leírt eseményeket és tényeket tartalmazzák – a nyugtákkal, visszaigazolásokkal egyenértékű kíséretek).
3. Vannak ilyen d



luc betűk: szabályos és kör alakú - egy feladóval éstöbb alacsonyabb rangú címzett.

4. Szabványnak minősül a levelezés, amely kész dokumentum-nyomtatványokat, mintákat tartalmaz. Az így bemutatott üzleti leveleket szabályozottnak nevezzük. Ha a feladó magától ír üzenetet, akkor az nem szabályozott.
5. Amikor egy levél egy témát fed fel, azt egyszempontúnak, ha több - többszempontúnak nevezzük.
6. Külön helyezze el azokat az üzleti leveleket, amelyek a címzett egyéni adatait tükrözik: gratuláció, köszönet, részvét, ajánlások, kíséretek.

Üzleti levél tartalma

1. Felhívás célja a figyelem, az érdeklődés felkeltése, a kapcsolattartás szintjének megteremtése. A fellebbezés lehet beosztás, vezetéknév, keresztnév és családnév alapján, vagy általánosított.
2. Bevezetés a levél lényegébe, a levél céljának vagy indokának tisztázása, amely leírásból, linkből, köszönetből, gratulációból, állításokból és így tovább.
3. A fő rész (üzleti levelezésnek kell lennie). A különböző célú üzleti levelek típusai tartalmazzák a fő információkat, javaslatokat, követelményeket, meghívókat, kéréseket, megrendeléseket. Tartalmaz indoklást, szigorúan időrendi állításokat, problémaelemzést, strukturált nyereséget vagy lehetséges veszteséget.
4. Minden típusú üzleti levélnek tartalmaznia kell egy következtetést, amely következtetésekből, javaslatokból, megállapodásokból, elutasításokból, figyelmeztetésekből áll. Például: emlékeztetni, felajánlani, kérni, figyelmeztetni.
5. Szabványos zárómondatok,tervezett további együttműködés, határidő, esetleges elutasítás. Ezenkívül a végső fellebbezés a társadalmi értékek és prioritások rendszerétől függ.

Javaslatok levélíráshoz

1. A betű legyen írástudó és könnyen olvasható, ne halmozzon fel szavakat és ne használjon olyan lexikai egységeket, amelyek pontos jelentése nem ismert.

2. Minden típusú üzleti levél ne legyen túl nagy, jobb, ha az információkat a lehető legjobban csökkenti és strukturálja.

3. Az olvasás során a címzettnek éreznie kell a tiszteletet, a levél egyéniségét, a téma tulajdonjogát, a szerző pozitív infúzióját.

4. Az írás során fontos, hogy megállapodásokat kössünk az időről, a feltételekről, a kapcsolattartási és szerződési feltételekről. Ez megtehető opciólista vagy vezető kérdések formájában.

5. A levél tapintatos és professzionális, jóindulatú hangvétele minden bizonnyal pozitív és gyors válaszra készteti a címzettet.

A sikeres vállalkozás egyik összetevője az üzleti levelezés szabályainak betartása, amely a szervezetek összes dokumentációjának legalább 80%-át teszi ki. Az összes norma szigorú betartása hangsúlyozza az üzleti levelek jogi értékét, és biztosítja a kereskedelmi célok gyors elérését.