Utazási költségek: fizetés, méret, postázás

2024 Szerző: Howard Calhoun | [email protected]. Utoljára módosítva: 2023-12-17 10:30

Hivatalos feladataik teljesítése érdekében az alkalmazottakat gyakran küldik üzleti utakra. Az utazással, szállással és étkezéssel kapcsolatos összes költséget a szervezet állja. További információ az utazási költségek kiszámításáról és kifizetéséről 2018-ban.

Jogi szabályozás

A napidíj a munkavállaló lakóhelyén kívüli megélhetésével kapcsolatos kiadása. Az Art. Az Orosz Föderáció Munka Törvénykönyve 168. cikkének megfelelően ezeket a költségeket a munkáltatónak kell megfizetnie a szervezet törvényi szabályzatában előírt összegben.

Az oroszországi utazási költségek nem munkabér, hanem kompenzáció. A napidíj nem függ a munkavállaló által végzett munkavégzéstől. Még akkor is, ha ezeket a feladatokat leállás miatti üzleti út során nem végezték el, a vállalkozásnak akkor is napidíjat kell fizetnie.

Jogalkotási szinten az utazási költségekre vonatkozóan vannak olyan normák, amelyeket nem kell megadóztatni. Az Art. 217. §-a szerint, ha a kártérítés összege nem haladja meg a 700 rubelt az országon belüli üzleti utak és a 2500 rubelt külföldi üzleti utak esetén, akkora szervezet nem fizethet adót. Ez nem jelenti azt, hogy a szervezetnek ne lenne joga normatíván felüli kifizetést megállapítani. Csak a különbözet után kell adót fizetni. Ha a vállalkozás számviteli politikája az utazási támogatás összegét 1000 rubel szinten jelzi, akkor a különbözetből a személyi jövedelemadót le kell vonni (1000 - 700=300 rubel).

Kifizetési eljárás

A napidíjat minden üzleti úton töltött nap után térítik. Hétvégék, munkaszüneti napok, ünnepnapok és utazási napok is fizetősek. Ha a munkavállaló vasárnap reggel távozott és egy héttel később szombaton tért vissza, akkor erre az időszakra (4 napra) minden hétvégét meg kell téríteni. A jogszabály nem rendelkezik az egynapi napidíj kifizetéséről, de a munkáltató saját belátása szerint beiktathat ilyen kitételt a számviteli politikájába. Ugyanakkor köteles az utazás előtt előleget kiadni.

Térítendő költségek:

• utazásra és bérlakásra;
• élhetési költségek (napidíj);
• egyéb kiadások, amelyek a vezető utasítására vagy engedélyével merültek fel, még akkor is, ha nem egyeztették előre.

Példa 1

A társaság számviteli politikája 45 euró (3330 rubel) fizetést ír elő a külföldi üzleti úton való tartózkodás napján és 700 rubel kifizetéséről. - az Orosz Föderáció területén. A munkavállaló 10 napig volt távol: július 1-től 10-ig. Az első 9 napban 45 x 9=405 euró (29 965 rubel) kifizetésre jogosult. A napi visszatérés Oroszországba 700 rubel. Az előlegfizetés napján az euró árfolyama 70 rubel volt, a jóváhagyás napjánelőzetes jelentés - 68 rubel. Számítsa ki az utazási költségek összegét.

Mivel a munkavállaló az utazás előtt kompenzációt kapott, a kibocsátott összegek újraszámítása az alapkibocsátási arány szerint történik:

• 405 x 70=28 350 rubel - az első 9 napra.
• Összesen felhalmozott összeg: 28 350 + 700=29 050 rubel
• Az adómentes kifizetések mértéke a törvény szerint=9 x 2500=22 500 rubel.
• Különbség: 29 050 - 22 500=6 550 rubel - ebből az összegből le kell vonni a személyi jövedelemadót.

Dokumentáció

Az utazás alapja a munkáltató írásbeli utasítása - megrendelés. A szervezet használhatja a T-9 számú egységes nyomtatványt, vagy kidolgozhatja sajátját. Az okmányon fel kell tüntetni az utazás helyét, időpontját, célját, bizonyítvány számát, munkaköri megbízást. Ugyanez a törvény írja elő a napidíj és egyéb korlátozott kifizetések összegét.

Az utazás előtt a munkavállalónak előleget kell kapnia, visszaérkezéskor pedig jelentést kell adnia a pénzeszközök felhasználásáról és az elvégzett feladatról. A dokumentum elkészítésére három napot szánnak. A szervezet maga alakítja ki a jelentési űrlapot. A dokumentumon kívül minden fogyóeszköz eredeti példányát is csatolni kell.

Ha a vezető elfogadja a munkavállaló munkáját, akkor a könyvelő köteles minden kiadást a mérlegben feltüntetni. Ha az utazás célja nem teljesül, úgy a kiadások egy része levonható a munkavállaló bevételéből. Ha egy alkalmazott több pénzt költött, mint amennyit a pénztárgépből kapott, akkoraz utazási költségekben változás történt, a túllépést ki kell fizetni. Az el nem költött összeget vissza kell juttatni a pénztárba, ellenkező esetben az egyenleg levonásra kerül a munkavállaló bevételéből.

Külföldi üzleti utak

Nemzetközi utakon a határátlépés időpontja a külföldi üzleti út első napja, az Orosz Föderációba történő utazáskor pedig a belföldi üzleti utakra meghatározott árfolyamon fizetendő. A számítások a határőrizeti hatóságok útlevélben szereplő jelzései alapján történnek.

Ha egy alkalmazott külföldi útra indul, meg kell vásárolnia a fogadó ország valutáját. Ezt a funkciót a szervezet azzal töltheti be, hogy a helyi törvényekben előírja a pénzeszközök devizában történő kifizetését. Dollárt és eurót az ország bármely bankjában lehet váltani, ellentétben a ritkább nemzeti egységekkel. Ezt figyelembe kell venni a helyi törvények elkészítésekor. Ha a szervezet kész devizában fizetni az utazási költségeket, akkor érdemesebb dollárra vagy euróra váltani.

Az ilyen összegek számviteli nyilvántartásokban történő elszámolása továbbra is rubelben történik, de a következő jellemzőket figyelembe véve:

• ha az előleget rubelkártyára utalják, akkor az összeget a fizetés napján érvényes árfolyamon kell kiszámítani;
• Készpénzes fizetés esetén a valutavásárlási igazolásban megadott rubel átváltási árfolyamot kell alkalmazni.

Napok száma

Az üzleti úton való tartózkodás tényleges időtartamát az úti okmányok, azaz a jegyek határozzák meg. Ha a munkavállaló üzleti útra ment autóval, akkor számoljonnapok feljegyzésen szerepelhetnek, amit hazatérésekor köteles megadni. Ezenkívül csatolni kell minden, a szállítás igénybevételét igazoló dokumentumot (fuvarlevél, számlák, nyugták, csekkek stb.).

Egynapos kirándulások

Az üzleti útnak nincs törvényileg meghatározott minimális időtartama. A vezető feladata egy nap alatt elvégezhető. Hogyan téríthetem meg a költségeket ebben az esetben? Az üzleti út dokumentálásának folyamata nem függ annak időtartamától. A számviteli osztálynak megbízást kell készítenie, be kell jegyeznie a munkaidő-nyilvántartásba, és előleget kell fizetnie a munkavállalónak. A visszatérést követően köteles a felmerült kiadásokról beszámolni, a különbözetet a szervezet pénztárába visszautalni. Rövid utakra nincs napidíj. Az alkalmazottat pénz nélkül hagyni azonban nem jó ötlet. Ebben az esetben a munkáltató fizethet neki bizonyos összeget, például az esedékes kompenzáció 50%-át naponta. Ez a kompenzáció adómentes.

FÁK-országok

A FÁK-országokba történő utazásokat külön vesszük figyelembe. Mivel határátlépéskor nincs pecsét az útlevélben, az időtartamot az úti okmányok határozzák meg. Az indulás napja a jármű indulásának napja, az érkezés napja pedig az a nap, amelyre a gépjármű szülővárosba érkezésének időpontja esik. A fizetés mértékét a munkáltató határozza meg. A kártérítés nem adóköteles összege változatlan marad - 700 és 2500 rubel. Az úti késések a vezető döntése alapján fizetendők, ha vannak olyan dokumentumok, amelyek megerősítik a kényszerítés tényétkésések.

Példa 2

Egy alkalmazott 3 napra üzleti útra megy.

• 10.08.17 22:10-kor az alkalmazott vonattal Asztanába ment.
• 11.08.17 11:00-kor a vonat megérkezett Asztanába. Azaz a munkavállaló már 17.08.11-én átlépte a határt.
• 11.08 és 12.07 az alkalmazott szolgálatban volt.
• 12.08 - az Oroszországba tartó vonat 15:05-kor indult.
• 12.08 23:40-kor a vonat megérkezett Oroszországba. Azaz a munkavállaló már 12.08.17-én átlépte a határt.

Augusztus 10-én és 12-én 700 rubel napidíjat halmoztak fel az Orosz Föderációban. Augusztus 11-re 2500 rubel befizetést kell felhalmozni. Összességében az üzleti út időtartamára a munkavállaló: 700 x 2 + 2500=3900 rubel

Műveletek a BU-ban

Az útiköltség elszámolása 2018-ban is az eddigiekhez hasonlóan előzetes beszámoló alapján történik. A kiadási összegek a költségelszámolási számlákon jelennek meg, mivel az üzleti út az üzleti út.

Az utazás feltétele az előzetes előleg kiállítása. A könyvelő pénzt állíthat ki a pénztárgépből vagy utalhat bankkártyára. Az előleg kiszámítása az utazás időtartama és az üzleti út hozzávetőleges költségei alapján történik. A BU-ban ezt a műveletet a következőképpen hajtják végre:

• Dt 71 Ct 50 - elszámolható összegek pénztári kiadása.
• Dt 71 Ct 51 - elszámolható összegek átutalása a kártyára.

Az utazási költségek további könyvelése az utazás céljától függ. A költségeket annak az egységnek a költségelszámolására kell elszámolni, amelynek a problémáit irányították.dönt a munkavállaló. Például:

• Dt 20 Kt 71 - az alkalmazottat kiküldték, hogy munkát végezzen az ügyféllel.
• Dt 44 Kt 71 - az utazás árueladáshoz kapcsolódik.
• Dt 08 Ct 71 – egy alkalmazott üzleti útra megy, hogy ingatlanértékesítési tranzakciót hajtson végre.
• Dt 28 Kt 71 – a hibás termékek visszaküldéséhez szükséges üzleti utak szükségessége.
• Dt 19 Kt 71 - előlegösszegek áfa elszámolása.
• Dt 68 Ct 19 – adólevonás a számlán.

A fel nem használt pénzeszközök megtérülése a következő tranzakciókban tükröződik:

• Dt 50 Kt 71 - előleg a pénztárnál.
• Dt 51 Kt 71 - a pénzeszköz egyenlegének befizetése a folyószámlára.
• Dt 70 Kt 71 - az előleg egyenlegének visszatartása a munkabérből.

Csak akkor tarthatja meg az összeget, ha több mint egy hónap telt el, és a munkavállaló nem tiltakozik a művelet ellen. Ellenkező esetben a munkáltatónak bírósághoz kell fordulnia.

UST, társadalombiztosítási hozzájárulások és egyéb adók

Az Orosz Föderáció adótörvényének módosításáról szóló 216. sz. szövetségi törvény szerint 2008.01.01-től 700 rubelt meghaladó utazási költségek megtérítése. és 2500 rubel. az Orosz Föderáció területén és külföldön történő üzleti úton töltött minden nap után személyi jövedelemadót, UST-t és társadalombiztosítási járulékot kell fizetniük. A munkáltató maga határozza meg a kompenzációs kifizetések összegét. A személyi jövedelemadó alapját nagyságuktól függetlenül csökkenti a kártérítés tényleges kifizetése.

Adózási szempontból a szervezet költségei a következőket tartalmazzák:

• Munkás utazása idemindkét oldalon.
• Szálláshely bérlése, beleértve a szállodai kiegészítő szolgáltatásokat is (kivéve a bárokban, a szobákban, a wellnessrészleg használatának költségeit).
• Vízumok kiadása és kiadása.
• Járműbelépés.

Számítási jellemzők

A munkavállalónak nem kell bejelentenie, hogy hol használta fel a napidíjat. A Szövetségi Adószolgálat azonban ellenőrizheti az összeg igazságos kiszámítását az utazás időtartama alapján. Ezek lehetnek utazást, szállást igazoló dokumentumok vagy úti okmányok.

Üzleti út során előfordulhatnak olyan kiadások, amelyeket nem egyeztettek előre. Például a poggyász becsomagolásának költsége. Ezen kiadások megtérítése csak akkor megengedett, ha a helyi törvény előírja a kompenzáció lehetőségét, és bizonyíték van arra, hogy a műveletet termelési céllal hajtották végre. Azaz be kellett csomagolni a szervezet dokumentumait, vagyonát. Ellenkező esetben az ilyen kiadásokat a munkavállaló jövedelméhez kell hozzárendelni, a személyi jövedelemadó utólagos levonásával.

Az étkezési költségtérítés nem kapcsolódik az üzleti utazáshoz. Érthető, hogy a munkavállaló ezeket a költségeket önállóan téríti meg a napidíj összegében. De a vezetés helyi törvényekben a napidíjon felül az étkezés költségeit is előírhatja, és ezekből az összegekből személyi jövedelemadót is levonhat. Ha a szállás, a repülés vagy az utazás költsége magában foglalja az étkezés költségeit, akkor az adót nem vonjuk vissza.

Külön vizsgáljuk azt a helyzetet, amikor az utazást a megrendelő szervezet kezdeményezi. Ebben nagyon gyakran egyetértenek a feleka visszatérítés a tényleges költségeken alapul. Egy szervezet azonban csak az alkalmazottait küldheti üzleti útra. És ebben az esetben az ügyfél nem tartja meg a könyvelési költségeket, mivel ez egy másik szervezet (végrehajtó) szolgáltatásainak kifizetésének minősül. Ebben az esetben a vállalkozások közötti szerződésben rögzíteni kell, hogy az ilyen költségek megtérítését az áru ára tartalmazza, valamint meg kell jelölni a dokumentumokra vonatkozó követelményeket és azok benyújtásának határidejét. Az utazási jegyek és egyéb ellenőrzések esetében az ügyfél csak a költségkalkuláció helyességét tudja ellenőrizni. Ha a vállalkozó az általános adózási rendszerbe tartozik, akkor a szolgáltatások költsége ÁFA-köteles. Ha az ügyfél külföldi cég, akkor nincs adó-visszatérítés.

Következtetés

Ha egy alkalmazottat üzleti útra küldenek, meg kell téríteni az utazási költségeit. A napidíjat a munkáltató határozza meg, és a helyi törvények rögzítik. A napidíjat az üzleti úton eltöltött minden nap után kell fizetni, beleértve a szabadnapokat és a szabadságokat is. Az utazás előtt a munkavállalónak előleget kell felhalmoznia és fizetnie. Az utazás után minden elszámolható összegről beszámol. Az el nem költött összeget vissza kell juttatni a pénztárosnak, a túlköltést pedig az utazási jegyzőkönyv jóváhagyása után azonnal meg kell téríteni a munkavállalónak.