A szervezet ügyeinek nómenklatúrája: mintafeltöltés. Hogyan készítsünk nómenklatúrát a szervezet ügyeiről?

2024 Szerző: Howard Calhoun | [email protected]. Utoljára módosítva: 2023-12-17 10:30

Minden szervezet a munkafolyamat során nagy dokumentumáramlással néz szembe. Szerződések, jogszabályi, könyvelési, belső dokumentumok… Ezek egy részét a vállalkozás fennállásának teljes időtartama alatt meg kell őrizni, de az igazolások többsége az érvényesség lejártával megsemmisülhet. Az összegyűjtött dokumentumok gyors megértése érdekében összeállítják a szervezet ügyeinek nómenklatúráját. A dokumentum mintáit és a felépítésének algoritmusát az alábbiakban tárgyaljuk.

Cél

Több száz dokumentum készül minden szervezetben. Minden nap felhalmozódnak, a dolgozók fokozatosan helyettesítik egymást. Egy ponton nehéz lesz két évvel ezelőtti rendelést találni. Az ilyen helyzetek elkerülése érdekében létrejön az esetek nómenklatúrája.

Definíció

Egy ügy az egyikhez kapcsolódó dokumentumkérdés, tevékenységi terület. Az ügyek nómenklatúrája egy lista, amely a megnyitott ügyek listáját tartalmazza, feltüntetve azok tárolási idejét. Segítségével megfelelően megszervezheti a munkafolyamatot. A kereskedelmi szervezetek eseteinek nómenklatúrája, amelynek mintáját az alábbiakban tárgyaljuk, a következő célból állították össze:

• dokumentumok csoportosításának rendszerezése, amely biztosítja azok gyors keresését és biztonságát;
• regisztrációs szám hozzárendelése az esetek besorolása szerint;
• dokumentumok leltárának elkészítése állandó, hosszú távú és személyes tárolás céljából (beleértve a megsemmisítést is).

Az ügyek nómenklatúráját használják az archiválásra és megsemmisítésre szánt dokumentumok kiválasztásakor. Erre a többfunkciós referenciára minden szervezetnek szüksége van az irodai munka egyszerűsítéséhez. Ebben az esetben a szervezet tulajdoni formája nem számít. Ha egy egészségügyi szervezet ügyeinek mintanévsora megtalálható rendeletekben és határozatokban, akkor a magánszervezet megkezdett ügyeinek elemzését önállóan kell összeállítani.

Kötelező vagy kötelező?

E lista összeállítását a „levéltári munka szabályzata” írja elő. Az archívumot külön szolgáltatásként létrehozó szervezetek számára kötelező. Ez a lista az állami és önkormányzati intézményeken kívül néhány kereskedelmi struktúrát is tartalmaz, például közjegyzői irodákat.

Minden más intézménynek létre kell hoznia az ügyek nómenklatúráját a dokumentumokkal való munka rendszerezéséhez, mivel a vállalkozások minden formájaingatlan köteles gondoskodni a levéltári hivatkozások biztonságáról. Ezt a 125. számú szövetségi törvény írja elő. A részletes teendők listáját a naptári év negyedik negyedévében kell elindítani vagy frissíteni.

Struktúra

Az ügyek nómenklatúrájának tartalmaznia kell az összes benyújtott ügyet, kivéve a nyomtatott kiadványokat: munkavállalói nyilatkozatok, munkaigazolások, folyóiratok, könyvelési könyvek, a szerkezeti felosztások összes dokumentációja, a szerkezeti felosztások levelezése stb. Korlátozott hozzáférés dokumentációja tartalmaznia kell az „Erő” címsort. A könyvtárnak tartalmaznia kell az ideiglenes megbízások, részlegek fájljait. De például a szakszervezet független szervezet. Alkalmazottai önállóan vesznek részt a névjegyzék kialakításában. Az archívumnak tartalmaznia kell a felszámolás alatt álló vállalkozások folyamatban lévő ügyeinek címeit is, amelyek jogutódja egy létező szervezet.

A szervezet ügyeinek nómenklatúrájának kitöltési mintáját alább láthatja.

Ma sok vállalkozás elektronikus formában kezeli a dokumentációt. Egyes jelentéseket nem is nyomtatnak papírra. Az egyes szakaszok végén sorolja fel, hogy milyen nyilvántartásokat vezetnek elektronikusan, tüntesse fel az állományok számát és a szükséges keresési kulcsszavakat. Egyes intézmények külön elektronikus nómenklatúrát hoznak létre egy kereskedelmi szervezet számára. A mintának és a kitöltési algoritmusnak teljes mértékben meg kell felelnie az elfogadott szabványoknak.

Hol kezdje?

A nagy intézményekben a címtár összeállításáért a dokumentációs szolgálat felelős(titkárság, iroda), és kicsiben - a titkár, egy másik kijelölt személy. Kereskedelmi szervezetekben ezt a funkciót a személyzeti osztály látja el, ahol a dokumentumok nagy része készül. Mivel az információnak minden szerkezeti egységből kell származnia, célszerűbb a szervezeti esetek nómenklatúrájáról szóló rendelet kidolgozásával kezdeni. Az alábbiakban egy ilyen megrendelés mintáját mutatjuk be.

ABC LLC

2017.11.20. Moszkva

A dokumentáció rendszerezése, tárolása és elszámolása céljából

RENDELÉS:

• A Társaság iratainak nómenklatúrájának jóváhagyása és forgalomba hozatala 2018.01.01-től.
• Strukturális részlegek vezetői az ügyek jóváhagyott formában történő kialakításának biztosítására.
• Küldje el a titkárt a segédkönyv kivonatának szerkezeti részlegeihez munkára.

vezérigazgató Ivanov N. A.

Egyes tevékenységi területeken működő intézmények számára a minisztérium már elkészítette a szervezeti ügyek nómenklatúrájának mintáit. Ezt az árnyalatot tisztázni kell a könyvtár létrehozása előtt. A modellnómenklatúrákat szigorúan a szervezet eseteinek adott modellnómenklatúrájának megfelelően kell kitölteni. Más intézmények is használhatják ezeket az útmutatókat egyedi dokumentumok összeállításához.

Támogató dokumentáció

A címjegyzék űrlap kidolgozásakor a kereskedelmi szervezeteknek a következőkre kell összpontosítaniuk:

• "Rules of Archives" (a Szövetségi Levéltár 02.02.06-i határozata);
• A 2009.06.15-i 477. számú, "A hivatali munkavégzés szabályzatának jóváhagyásáról" szóló rendelet 5. szakasza.
• Útmutató az irodai munkához.
• Archív dokumentumok listája.

Tanulmányoznia kell a létszámtáblázatot, az alapszabályt, a helyi törvényeket, a felosztásokra vonatkozó előírásokat, szabályokat, szabványokat, utasításokat, esetjegyzékeket is. Ezek hivatkozásokat tartalmaznak a vonatkozó dokumentumokhoz. Először a szervezet ügyeinek osztályonkénti nómenklatúrájának mintáit állítják össze, hogy aztán egy általános címtárat alkossanak. Néha inkább funkcionális, mint szerkezeti elvet alkalmaznak. Vagyis az elosztást nem osztályok, hanem funkciók szerint végzik.

Hogyan hozhatunk létre egy szervezet ügyeinek minta-nómenklatúráját?

A címtárak formáját az „Archiválási szabályzat” 8. számú melléklete határozza meg. A referenciakönyveket a szervezet fejléces papírjára állítják össze. A jelentés fő része táblázat formájában jelenik meg, és 5 oszlopból áll:

• esetindex;
• cím (kötetek, részek);
• szám (kötetek, részek);
• szavatossági idő, cikkszám a listán;
• jegyzet.

Index

Az index egy vállalaton belüli szerkezeti egység digitális megjelölése. Például: 04-06, ahol 04 a személyzeti osztály sorszáma, 06 az ügy sorszáma. Az index három számpárból állhat, például: 04-03-08, ahol 04 a pénzügyi-gazdasági osztály kódja, 03 a számviteli osztály megjelölése, 08 az ügyszám. Az index lehet numerikus, alfabetikus vagy vegyes.

Címsorok

A címsorok a dokumentumok fontosságának megfelelően vannak elosztva. Először is a szervezetiadminisztratív dokumentáció (magasabb egységekkel kezdődően a szerkezeti egységekre haladva). Ezután a szervezet által kidolgozott szabályok és előírások kerülnek felsorolásra. Ezenkívül figyelembe veszik a terveket és jelentéseket (éves, negyedéves, havi). Az adminisztratív dokumentumok tervezetei a fő dokumentumok után kerülnek elhelyezésre. Az azonos típusú esetek (például az alkalmazottak személyi igazolványai) betűrendben vannak kitöltve.

A fejlécnek össze kell foglalnia a dokumentum tartalmát. Az általános megfogalmazások, például „egyéb”, „levelezés”, „bejövő/kimenő dokumentumok” használata nem megengedett. Az esetfejléc a következő elemeket tartalmazza:

• a benyújtott dokumentum neve vagy az ügy típusa, ha a dokumentum nagy kötet része;
• dokumentum szerzője (szervezet vagy osztály neve);
• címzett (akitől a dokumentumokat megkapják, vagy kinek küldik a dokumentumokat);
• összefoglaló/lényeg (például "Minősítési kérdések");
• terület neve;
• dátum/időszak;
• jelölje meg, ha a fájl más dokumentumok másolatait tartalmazza, nem azok eredeti példányait.

Az egyes tokok térfogata nem haladhatja meg a 250 lapot. Ha feltételezzük, hogy az eset terjedelmes lesz, akkor részekre és kötetekre osztják. A harmadik oszlop a naptári év végén a ténylegesen megnyitott ügyek számát jelzi.

A negyedik oszlop a dokumentumok tárolási feltételeit jelzi a Szabályzat szerint. Ezeket mind a kormányzati, mind a kereskedelmi szervezeteknek be kell tartaniuk. Ha a dokumentum nem szerepel a Szabályzatban, akkor a futamidejea tárolást a Lista alapján kell meghatározni. A tárolási idő visszaszámlálása a megállapítást követő év január 1-jén kezdődik. Ha a tanúsítványt 2016-ban adták ki, akkor a visszaszámlálásnak 2017.01.01-től kell kezdődnie.

Lista frissítése

A fájlok archívumba történő átvitelekor évente egy részletes lista kerül benyújtásra. Így néz ki az esetek frissített nómenklatúrája a biztonsági szervezetek egy részéhez:

Az év során minden dokumentumot a jóváhagyott forma szerint csoportosítunk. Ha egy korábban nem használt jelentést kell hozzáadnia, a rendszer új fejlécet generál. És a folyamat megismétlődik a fent leírt algoritmus szerint.