A személyi audit Meghatározás, típusok, módszerek, feladatok és célok

2024 Szerző: Howard Calhoun | [email protected]. Utoljára módosítva: 2023-12-17 10:30

A személyzeti audit a személyzet munkájának hatékonyságának ellenőrzése, amelyet erre a célra kijelölt alkalmazottak vagy harmadik fél végez. A számvitelben használt klasszikus könyvvizsgálattól eltérően a személyi ellenőrzés nem kötelező, és nem szabályozzák az Orosz Föderáció speciális törvényei és jogi aktusai. Ezt a vállalkozás vezetőjének kezdeményezésére hajtják végre bizonyos problémák megoldása érdekében. Az ilyen ellenőrzések fő célja leggyakrabban a vállalat személyzetének állapotának meghatározása. Arra is használják, hogy módokat találjanak a termelékenység növelésére és a termelési költségek csökkentésére.

Hogyan kell osztályozni

Az ellenőrzések a személyzeti auditok egyik vagy másik típusához kapcsolódnak a következő paraméterek szerint:

• Használt adatperiódus: rövid távú, hosszú távú és rövid távú.
• Az információszerzés módja: szóbeli vagy dokumentumfilm
• Az ellenőrzött információ jellege: legális, minősítő vagy vegyes;
• Ellenőrzőknek: belső és külső.

A személyi ellenőrzés két irányban történik: a jogsértések azonosítása illa munkafegyelem megsértésének azonosítása - indokolatlan költségtúllépések keresése, egyszerű, házassági okok azonosítása, stb. Ezért a tevékenységi irányú személyi ellenőrzést főként jogi, minősítési és vegyes csoportokra osztják.

Jogi személyzeti audit

A jogi személyi ellenőrzés során a rendelkezésre álló anyagokkal, eszközökkel ellenőrzik a személyzeti osztály dokumentációját, a műhelyek munkarendjét, ellenőrzik a számlákat, bizonylatokat. Ellenőrizze a munkaszerződések, munkakönyvek, vezetői utasítások kitöltésének helyességét. Annak ellenőrzése, hogy az alkalmazottak betartják-e a munkaköri leírásokat. Felméréseket végeznek és felméréseket végeznek az Orosz Föderáció munkaügyi jogszabályainak, valamint az adott tevékenységi területen elfogadott szabályok és szabványok megsértésének azonosítására, amelyeket a munkavállalóknak meg kell felelniük. Például az élelmiszeripar egészségügyi szabványainak követelményei, a GOST-ok, a minőségi szabványok és az előírások betartása.

A jogi személyi ellenőrzés fő feladata a jogsértések azonosítása, mielőtt azokat az ellenőrzés során egy speciális bizottság észleli. Ez segít elkerülni a törvényi problémákat, és javítja a termékek és szolgáltatások minőségét.

Minősítő személyzeti audit

A szervezet minősítő személyzeti auditját a személyzet munkájában tapasztalható hiányosságok azonosítása és azok megszüntetésének módjainak meghatározása érdekében végzik. Lehetővé teszi továbbá a munkavállaló elégtelen képzettségének, illéppen ellenkezőleg, a legértékesebb alkalmazottak azonosítása, akiket előléptetni vagy többet kell fizetni, hogy még jobban teljesítsenek és többet tegyenek.

A minősítő személyzeti audit azokon a tevékenységi területeken a legrelevánsabb, ahol a vállalkozás sikere teljes mértékben a munkavállaló szakmai kvalitásaitól függ. Például a kereskedelemben. Ha az eladó helytelenül bánik a vásárlókkal, tudatlanságból vagy képtelenségből, akkor ez közvetlenül befolyásolja a vállalkozás pénzügyi eredményét - csökken a bevétel, nő a lejárt termékek mennyisége. Ugyanakkor csak ellenőrzéssel derülhet ki, hogy a bevételcsökkenés oka a munkavállaló alacsony képzettsége, és nem más tényező. Ebben a példában a személyzeti audit segít azonosítani a gátlástalan alkalmazottat, és időben leváltani, még mielőtt a kereskedelmi vállalat a csőd szélére került volna.

Átfogó személyzeti audit

Az átfogó személyzeti audit magában foglalja mind a jogi, mind a minősítési auditok alkalmazását, valamint az információk értékelésére és elemzésére szolgáló összes rendelkezésre álló módszert. Egy ilyen ellenőrzés lehetővé teszi a személyzet állapotának felmérését és a vállalat személyzeti potenciáljának azonosítását, a vállalaton belüli meglévő jogsértések azonosítását és azok megszüntetését, mielőtt az nemkívánatos pénzügyi és személyi veszteségekhez vezetne.

A személyzeti audit lefolytatásának ez a módszere a felsorolt előnyökön kívül még két hátránnyal is jár – többe fog kerülni és több időt vesz igénybe, mivel több résztvevőt vonnak be nagy mennyiségű adat ellenőrzésére. Ezértcsak sürgős esetekben van értelme végrehajtani: csőd vagy pénzügyi válság idején, amikor a piac beszűkül és a verseny erősödik.

Ki ellenőrizheti?

A személyzeti rendszer auditját a vállalat alkalmazottai és külső szervezetek is elvégezhetik. Probléma merül fel ugyanakkor az ellenőr kompetencia szintjének meghatározásával, mivel a személyi ellenőrzés fogalma a joggyakorlatban nem rögzített, és a meglévő utasítások, szabványok, szabályok a számviteli tevékenységben történő ellenőrzést szolgálják. De az, hogy az információkat mennyire teljes körűen és megbízhatóan fogadják, és hogyan elemzik és értékelik, attól függ, hogy a vállalat vezetője milyen lépéseket tesz a személyzet helyzetének javítása érdekében.

A kiutat azonban megtalálták. Tehát a vállalatnál a személyi ellenőrzés megszervezésének alapvető utasításaiként és szabályaiként a pénzügyi ellenőrzés alapjai vehetők figyelembe, és különösen a kapott és átadott információkkal szemben támasztott követelmények:

• objektivitás;
• hitelesség;
• időszerűség;
• őszinteség;
• teljesség.

Ennek megfelelően a könyvvizsgálónak nemcsak a szakmai etika szabályait kell betartania, becsületesnek és tárgyilagosnak kell lennie, hanem bizonyos szabályokat be kell tartania az információgyűjtés és -feldolgozás, valamint a könyvvizsgálói jelentés készítése során is. Ugyanakkor nem kell külön bizonyítványt magánál tartania ahhoz, hogy olyan tevékenységet végezhessen, mint a személyi audit. De ez nem azt jelentihogy azt bármelyik alkalmazott elvégezheti. A személyi audit feladatainak megoldásához az ellenőrnek rendelkeznie kell bizonyos szintű tudással és képesítéssel.

A személyzet auditálását végezheti egy erre szakosodott cég alkalmazottja, vagy valaki a vállalkozás személyzetéből, aki megfelelő végzettséggel és kompetenciával rendelkezik. Leggyakrabban osztályvezetők, könyvelők és más magasan képzett szakemberek. És itt egy dilemma vetődik fel a vállalkozás vezetője előtt: Mi a jobb, speciális szervezetet felvenni vagy önállóan auditálni? A kérdésre adott válasz a következő tényezőktől függ:

• A személyzeti auditban részt vevő magasan képzett személyzet költsége és egy könyvvizsgáló cég szolgáltatási költségei;
• Feldolgozást igénylő információ mennyisége és a feldolgozás megengedett feltételei.

Általános vélekedés, hogy egy vállalat alkalmazottai által végzett személyzeti audit olcsóbb, ami nem mindig igaz. A külső szakemberek bevonása gyakran sokkal kifizetődőbb, ha egy nagyvállalatnál kell auditot végezni, ahol nagyon nagy az információ mennyisége. A könyvvizsgálati szolgáltatást nyújtó cégek nagyobb tapasztalattal rendelkeznek, alkalmazottaik képzettebbek, legalábbis a személyi audit területén, akkor az audit olcsóbban és jobb, és kevesebb időt vesz igénybe.

Emberi erőforrás-ellenőrzés önállóan, hogyan kell elvégezni

Ha a vállalkozás vezetője ennek ellenére úgy döntött, hogy alkalmazottai segítségével auditot végez,tudnia kell néhány jellemzőt. A személyzeti audit célja általában ebben az esetben nem a vállalat egészének, hanem egy különálló részlegének a munkájának tanulmányozása, miközben biztosítani kell az információk maximális titkosságát.

Először a vezetőnek egy munkacsoportot kell létrehoznia, amely általában 4-5 főből áll, és meg kell határoznia az ellenőrzés lefolytatásáért és az ellenőrzési jelentés elkészítéséért felelős személyt. A teljes előkészítési és lebonyolítási folyamat a személyzeti audit következő szakaszaira osztható:

1. Cselekvési terv kidolgozása.
2. A minta nagyságának meghatározása: a megkérdezett munkavállalók száma, az ellenőrzött dokumentumok mennyisége és típusa. Minél nagyobb a minta, annál pontosabb az eredmény, de annál tovább tart az ellenőrzési eljárás.
3. Kérdőív űrlapok fejlesztése, kérdések elkészítése.
4. A személyzeti osztály dokumentációjának, valamint az ellenőrzött terület dokumentumainak ellenőrzése.
5. A vállalkozás alkalmazottainak felmérése és kikérdezése.
6. Az összegyűjtött információk elemzése, beleértve a számítástechnika és speciális programok használatát.
7. Az ellenőrzés során szerzett információk alapján könyvvizsgálói jelentés készítése, amelyben a vállalkozásnál a személyi ellenőrzés lebonyolításáért felelős személy véleményt nyilvánít a személyzet állapotáról, képzettségéről és a munkával való elégedettségről feltételek.

Az ellenőrzési jelentést írásban készítik, az elvégzett munkáról készült jegyzőkönyv formájában bizonyítékokat csatolnak hozzá. A jelentés minden oldalát meg kell számozni és egy mappába kell iktatni. Általában bármilyenvagy a következtetés levonására, illetve lefolytatására nincsenek szigorú szabályok, mivel a személyi audit célja a belső felhasználók információszerzése, ezért az ilyen ellenőrzés eredményeként kapott adatokat sehol nem teszik közzé, és leggyakrabban szigorúan bizalmasak, és nyilvánosságra hozataluk elfogadhatatlan. Ezenkívül biztosítani kell az információk bizalmas kezelését, mind a tervezési szakaszban, mind az ellenőrzés eredményeinél. Kívánatos, hogy a vállalkozás alkalmazottai ne tudjanak a közelgő ellenőrzésről. Ez segít elkerülni a köztük lévő összejátszást, ami azt jelenti, hogy lehetővé válik a kapott információ objektivitásának és megbízhatóságának növelése.

Információgyűjtési és -feldolgozási módszerek

A HR ellenőrzési módszerek nem különböznek a számviteli ellenőrzéseknél alkalmazottaktól, csak más jellegű és célú információkat kapunk. Főleg előre elkészített kérdőíveket és kérdéslistákat használnak. Az ellenőrzés során a vállalkozás alkalmazottairól szerzett információkat összevetik a szakkönyvekben, munkaköri leírásokban és munkaminőségi előírásokban előírt alapvető követelményekkel.

Az ellenőrzés során kérdőívek, kérdésekre adott válaszok feljegyzései és egyéb, az ellenőrzés során beérkezett dokumentumok formájában megszerzett információkat összegyűjtjük, rendezzük és összehasonlítjuk a személyi ellenőrzés lefolytatásának időpontja és helye szerint. Az ellenőrzés eredménye alapján összeállított jelentésnek ha nem is az összes dokumentumot, de a legfontosabbakat kell tartalmaznia.

Milyen feladatokat lehet megoldaniszemélyzeti audit

A személyzeti rendszer auditja segít jobban felmérni a vállalatban rejlő lehetőségeket és a személyzet képzettségét. Ez lehetővé teszi a munkaerő legértékesebb alkalmazottainak azonosítását, és a szintjüknek megfelelőbb állások és bérek biztosítását.

A tapasztalatok szerint a vezetőnek kifizetődőbb, ha a már a vállalkozásnál dolgozókat feljebb emeli a karrierlétrán, mint újat felvenni. Ez egyrészt növeli a többi munkavállaló megtérülését, hiszen karrierlehetőségeket látnak, másrészt előfordulhat, hogy egy új munkatárs nem tud gyökeret ereszteni a csapatban, és ez megnöveli a fluktuációt, ami negatívan befolyásolhatja a csapat teljesítményét. a vállalkozás. A személyzet fluktuációja a helytelen személyzeti politika eredménye is lehet. Például, ha a munka összetettsége vagy a felelősség mértéke és a fizetés mértéke nem egyezik. Ez csak a személyzeti munka ellenőrzését fedheti fel.

Egy ilyen ellenőrzés nemcsak a legértékesebb alkalmazottak azonosításában vagy a legkevésbé értékes munkavállalóktól való megszabadulásban segít, hanem olyan problémák megoldásában is, amelyek közvetlenül összefüggnek azzal a ténnyel, hogy a munkavégzés helytelenül valósul meg a vállalkozásnál.. Például az egyik műhelyben végzett ellenőrzés során kiderült, hogy az anyagok nem megfelelő elhelyezése miatt a dolgozók napi két órát is csak a feldolgozóhelyekre szállítottak, mivel azokat egy távoli raktárban tárolták. Ennek eredményeként időt és erőfeszítést vesztettek el. A dolgozók gyorsabban elfáradtak és elvesztették a koncentrációt. Ez befolyásolta a termékek minőségét és mennyiségét. Személyi audit nélkül ez a rendszerhibaa termelés nem lenne rögzítve, ami azt jelenti, hogy az erőforrások elpazarolnának.

A könyvvizsgálók felelőssége

A könyvvizsgáló csak a könyvvizsgálói jelentésben megfogalmazott véleményéért felelős. Végül a személyi változásokról a vállalkozás vezetője dönt, és a könyvvizsgáló feladata csak az, hogy tájékoztassa a vállalkozás személyi állományának állapotáról, képzettségük szintjéről, van-e jogsértés. törvény, munkafegyelem, biztonsági intézkedések, vannak-e valóban magasan képzett szakemberek. Jelölje meg azokat a tényezőket, amelyek negatívan vagy pozitívan befolyásolják a személyzet munkáját és a munkaidő ésszerű felhasználását.

Ennek eredményeként a könyvvizsgáló könyvvizsgálói jelentést készít, amelyben feltünteti:

• milyen eseményeket tartottak;
• mennyi munkát végeztek;
• milyen problémákkal és kockázatokkal találkozott munkája során;
• mit kell tenni a helyzet javítása érdekében, ha a személyzet helyzete vagy a személyzeti politika negatív;
• lehetséges következmények, ha a jogsértéseket nem javítják ki.

Az ellenőrzés önmagában nem oldja meg a nem megfelelően kiválasztott személyzet vagy a vállalkozás alkalmazottainak helytelen tevékenysége, a biztonsági szabályok megsértése vagy az utasítások és műszaki előírások be nem tartása problémáját. A személyzeti audit célja, hogy azonosítsa a vállalatnál meglévő személyzeti rendszer erősségeit és gyengeségeit, és javaslatokat adjon a hiányosságok kiküszöbölésére és a rendszer fejlesztésére. A könyvvizsgáló nemfelelősség a személyzeti politika állapotáért és a vezető által az audit eredményei alapján meghozandó döntésekért.

Hol és hogyan lehet könyvvizsgálókat felvenni a személyzet ellenőrzésére

Ezt a fajta szolgáltatást főként tanácsadó cégek és munkaerő-közvetítő ügynökségek nyújtják, amelyek más vállalkozások számára történő tanácsadásra és toborzásra szakosodtak. Szinte minden nagyobb városban van ilyen szervezet. Szolgáltatásaikat leggyakrabban a helyi reklámújságokban, folyóiratokban, vagy speciális internetes hirdetőfalakon hirdetik. Néhányan rendelkeznek a cég hivatalos weboldalával.

A munkaerő-felvétel során szerződés jön létre a vállalkozás és a személyi audit szolgáltatást nyújtó társaság között, amelyben rögzíteni kell a felek jogait és kötelezettségeit, valamint a szolgáltatás díját. Általában a szerződő felek a szerződéskötés előtt többször találkoznak, megbeszélik az árnyalatokat és a lehetséges kockázatokat. Milyen tevékenységeket fognak végezni. Egy hozzávetőleges munkaterv megtárgyalása zajlik (a tanácsadó cég akár tájékoztatót is benyújthat a HR audit tervéhez).

A fő előnye annak, hogy harmadik fél szakosodott szervezetet vonnak be a személyzeti audit megszervezésébe, az audit függetlensége. Ha egy vállalkozás alkalmazottja így vagy úgy a vezetőtől és a munkaerőtől is függ, akkor a külső könyvvizsgáló szinte teljes függetlenséggel rendelkezik. Véleménye csak megfigyelt tényeken alapul.

A HR audit az egyik legegyszerűbb és legolcsóbb módja a szervezet személyzeti rendszerének ésmeghatározza a vállalkozás meglévő humánerőforrás-potenciálját. Ez az ellenőrzési módszer a társaság vezetői számvitelének szerves részét képezi, és tevékenységének pénzügyi eredményétől függetlenül rendszeresen végre kell hajtani.