RACI mátrix, mint felelősségkezelési eszköz. RACI: átirat

2024 Szerző: Howard Calhoun | [email protected]. Utoljára módosítva: 2023-12-17 10:30

A sikertelen projektek egyik leggyakoribb oka a funkciók helytelen elosztása a csapattagok között. Bizonyára Ön is találkozott már ezzel: a legkisebb nehézség esetén a résztvevők elkezdik keresni a vétkeseket, és a probléma megoldása helyett egymásra hárítják a felelősséget. És csak az ilyen helyzetek elkerülésére találták ki a RACI mátrixot – egy egyszerű és hatékony eszközt az emberi erőforrás tervezéshez.

"Mikroszkóp alatt": 4 kulcsszerep minden projektben

A feladatok elosztása a vezető egyik fő feladata. A gyakorlatban azonban általában minden másképp néz ki: a menedzser egyszerűen kijelöli a csapattagokat azzal az elvárással, hogy a szakemberek maguk döntsék el, ki mit tegyen. De mi történik, ha elmulasztották a határidőket, vagy rossz minőségű terméket bocsátanak ki? „Nem csinálom ezt”, „nem mondták”… És semmi hasznos intézkedés.

A jól megtervezett RACI felelősségi mátrix sok problémát megold. E módszertan szerint a munka összetettségétől és terjedelmétől függetlenül bármely projekt csapattagja a négy szerep egyikét tölti be.

R – Felelős

Fordította: Responsible„előadót” jelent. Ez egy olyan alkalmazott, aki közvetlenül felelős egy adott munkaterület végrehajtásáért. Ugyanakkor a legtöbb esetben nem ő választ megoldásokat, és beszámol a projektmenedzsernek.

Hozzáértő munkavállalókat és szakembereket neveznek ki erre a feladatra – olyan embereket, akik tudják, hogyan kell csinálni. A RACI-ban az előadók a következő funkciókat hajtják végre:

• határozza meg, hogy konkrétan mit kell tenni a projekt megvalósításához, és mennyi ideig tart (a „felülről” meghatározott feltételek mellett);
• készítsen listát a szükséges erőforrásokról;
• részt vesz a műszaki dokumentáció egyeztetésében és jóváhagyásában;
• elemzi a projekt előrehaladását és a közbenső eredményeket;
• haladásról szóló jelentéseket nyújtson a menedzsernek.

Több ilyen ember is lehet a csapatban. Ezenkívül ez a szerep másokkal kombinálható. A leggyakoribb kombináció az Accountable + Resbonsible (lefordítva: "felelős + végrehajtó").

A – elszámoltatható

"Elszámoltatható" vagy "felelős" a fő projektmenedzser. Ő a felelős azért, hogy a feladatok határidőre, a szükséges minőséggel és az előirányzott keretek között történjenek. Továbbá A:

• kiválasztja a végrehajtókat és a projektmenedzsment csapatot;
• feladatokat rendel az összes résztvevőhöz;
• ellenőrzi a munka előrehaladását;
• elosztja az erőforrásokat az előadók között;
• nyilvántartást vezet az erőforrás-használatról, éstovábbá indokolni fogja a kurátor számára további pénzeszközök elkülönítésének szükségességét;
• megfontolja a csapat többi tagjának ötleteit és javaslatait, és jóváhagyhatja vagy elutasíthatja azokat.

Általában a projektmenedzser „kapocsként” működik az ügyfél vagy a felső vezetés és a csapat között.

C – Konzultált

A harmadik szerep a RACI mátrixban a „tanácsadó” (néha „facilitátorként” is emlegetik). A menedzser mellett projektmenedzsmentben vesz részt, de elsősorban stratégiai kérdésekkel foglalkozik:

• jóváhagyja a munka terjedelmében és ütemezésében bekövetkezett változtatásokat;
• kiosztja a projekt megvalósításához szükséges forrásokat;
• ha szükséges, állapodjon meg az ügyféllel a költségvetés növelésének szükségességéről;
• haladásjelentéseket kap a vezetőtől;
• döntést hoz minden előre nem látható helyzetben, olyan kritikus változások esetén, amelyek befolyásolhatják a projekt időzítését és költségét.

A tanácsadók szerepét általában a felsővezetőkre osztják. Ők határozzák meg a globális célokat, majd kijelölnek egy projektmenedzsert, aki már elosztja a feladatokat a csapattagok között.

I - Tájékozott

A felsorolt szerepek mellett a RACI mátrixban a "informált" ("megfigyelő") is szerepel. Ügyintézői feladatokat lát el, főként a dokumentumkezelés szervezésében vesz részt. A megfigyelő azonban a projektmenedzsernek tesz jelentést, ellentétbenmás résztvevők, nem vállal felelősséget az eredményekért. Ehelyett ő:

• összegyűjti és rendszerezi a projekttel, erőforrásokkal és tervekkel kapcsolatos összes információt;
• az értekezletekről jegyzőkönyvet vesz fel;
• elfogadja a dokumentációt a projekt résztvevőitől, hogy aztán átvihesse azokat a megfelelő struktúrákba;
• figyeli a benyújtási határidőket és a jelentések kitöltésének helyességét.

Ne feledje, hogy a megfigyelővel folytatott kommunikáció túlnyomórészt egyirányú. Fő funkciója, hogy megszabadítsa a vezetőt attól, hogy a bürokratikus eljárásokra kelljen időt pazarolnia, és „tehermentesítse”.

A RACI-mátrix felépítésének megtanulása egy példa segítségével

Beszéljünk a kérdés gyakorlati oldaláról. Hogyan készítsünk diagramot a hatáskörök és felelősségek megoszlására?

1. Fordítás a teendőlistára

Először is le kell írnod mindent, amit meg kell tenni. A részletesség az adott projekttől függ. Néha az ellenőrzés és kezelés megkönnyítése érdekében több mátrixot is kidolgoznak. Először sorolja fel a főbb munkablokkokat, majd bontsa fel mindegyiket külön funkciókra és feladatokra. A művek listája függőlegesen látható a táblázatban.

Lépések
Felhasználási feltételek
Prototípus
Dizájn
Programkód
Tesztjelentés
Weboldal bemutatása

2. Csapattagok kiválasztása

Itt meg kell válaszolnia a kérdést: "Ki vesz részt ebben a projektben?". Vízszintesen fel kell sorolni az összes alkalmazottat és/vagy részleget, akik részt vesznek a megvalósításban minden szakaszban - a tervezéstől az eredmények bemutatásáig és a jelentés benyújtásáig.

Lépések	Elemző	Dizájner	Sys. építész	Fejlesztő	Tesztelő	Sys. admin	Projektmenedzser
Felhasználási feltételek
Prototípus
Dizájn
Programkód
Tesztjelentés
Weboldal bemutatása

3. A táblázat kitöltése

Utánaakkor elkezdheti a függvények elosztását. Ehhez világosan meg kell értenie a munka egyes szakaszait és a csapatmunka működését.

Vegyük alapul a példánkat, és álljunk meg a „tervezés” szakasznál. Ebben az esetben az R - előadó - csak egy. A munka során a helyszín előre elkészített prototípusára összpontosít. Ezért a rendszertervező, aki kifejlesztette, ebben a szakaszban tanácsadóként jár el C. Ezenkívül az elemző és a fejlesztő kifejezheti kívánságait. Az elkészült tervet a projektmenedzser hagyja jóvá (A). De a tesztelők és a rendszergazda ebben a szakaszban nem hoznak semmilyen döntést, csak információt kapnak a munka menetéről, és ezért a tájékozott szerepkört kapják - I.

Lépések	Elemző	Dizájner	Sys. építész	Fejlesztő	Tesztelő	Sys. admin	Projektmenedzser
Felhasználási feltételek	R	Én	C	C	Én	C	A
Prototípus	C	Én	R	C	Én	Én	A
Dizájn	C	R	C	C	Én	Én	A
Programkód	C	Én	C	AR	Én	Én	Én
Tesztjelentés	C	C	C	C	AR	Én	Én
Weboldal bemutatása	C	Én	C	C	Én	AR	Én

Modellvariációk

A legtöbb esetben meg lehet boldogulni egy szabványos mátrixszal. Azonban, ha összetettebb projekteken dolgozik, néha további szerepekre van szükség. Ezért az elmúlt években a felelősségi diagramnak 2 bővített változata jelent meg.

RACI-VS

Itt további két szerepkört adunk a normál szerepekhez:

• Ellenőrzi (V) - egy alkalmazott vagy egy speciális csapat, amely ellenőrzi, hogy egy adott feladat végrehajtásának eredménye megfelel-e a jóváhagyott kritériumoknak.
• Signs off (S) koordinálja a projekt szállítását az ügyféllel, prezentációt tart és jelentéseket készít. Általában ezt a funkciót a Számvevőszék látja el, de a RACI-VS külön szakembert alkalmaz erre.

A fokozott ellenőrzésnek és az ügyféllel való szorosabb kapcsolatnak köszönhetően ez a modell ideális műszakilag összetett vagy nagyszabású projektekhez, amelyekben több tucat (vagy akár több száz) ember vesz részt.

RASCI

Ebben a változatban egy új szerep jelenik meg a mátrixban - Támogató (S). Legfontosabb feladatai a projekt további erőforrásokkal való ellátása, vagyis a menedzser és az előadók támogatása.

A szerepek tökéletes egyensúlya

A RACI mátrixot nem csak azért állítottuk össze, hogy megtudjuk, kit kell „elnyomni” bármilyen probléma esetén. Még a tervezési szakaszban is láthatja ezt a táblázatotgyengeségek a munkafolyamat megszervezésében.

A vertikális elemzés lehetővé teszi a projekt egyes résztvevőinek felelősségi körének és jogosítványainak áttekintését, és objektíven felmérheti a munkateher szintjét:

• sok R - valószínűleg az embernek több feladat között kell szakadnia, ami negatívan befolyásolja a munka sebességét és eredményét;
• sok A - a munkavállaló „nyakába kap” mindenkinek; javasolt a felelősség egyenletesebb elosztása;

N

• nincs üres cella – ismét a túlterhelés problémája, hogy nem mindenki képes ennyi feladatot egyszerre végrehajtani.

A horizontális elemzés pedig minden szakaszban bemutatja a munkaszervezés minőségét. Itt is gyakran felmerülnek problémák:

• sok R - talán megkettőződik a funkciók, és az egyik csapattag felesleges munkát végez;
• sok A - a projektek megvalósítása során a felelősség és a zűrzavar "elmosódik";
• sok C - a megbeszélések jelentősen lelassítják a munkafolyamatot (meg kell várni, amíg mindenki módosítja és megjegyzéseket fűz, kompromisszumokat talál stb.);
• nem I - azt jelezheti, hogy túl sok előadó dolgozik egy feladaton, ami szintén lelassítja a projektet.

A RACI segítségével a menedzser gyorsan azonosíthatja a túlterhelt vagy alulfoglalkoztatott munkavállalókat, a haszontalan munkákat és a munkaterületeket, amelyekért senki sem felelős. Egy jól megtervezett mátrix jelentősen javíthatja a szervezés minőségét és a projektek végrehajtásának ellenőrzését, valamint csökkentheti az előadók közötti konfliktusok számát ("én egyáltalán nem csinálom…", "Meg kellett volna tennie" ez…”, stb.).

Hasznos tippek

Van néhány fontos dolog, amit szem előtt kell tartania ahhoz, hogy a RACI mátrix elláthassa funkcióit és biztosítsa a hatékony üzletmenet folytonosságát a vállalaton belül.

1. A táblázat kitöltésekor vegye figyelembe az alkalmazottak képzettségét. Tehát a könyvelőt nem szabad tanácsadónak (C) kinevezni a telephely tervezési szakaszában, legalábbis azért, mert nem érti ezt a területet.
2. Teljenként csak egy elszámoltatható (A) lehet. Ha több is van, kérjük, adja meg a feltételeket. Például az A1 felelős a webhely asztali verziójának teszteléséért, az A2 pedig a mobil verzió teszteléséért.
3. Minden feladatnak elszámoltathatónak és felelősnek kell lennie (fordításban: "Felelős" és "Végrehajtó").
4. Próbálja meg az egyes feladatokat a lehető legpontosabban megfogalmazni. Használjon igéket - "közzététel", "előkészítés", "írás", "ellenőrzés", "frissítés" stb. Célszerű azonnal jelezni a szükséges eredményeket - nem csak "Ellenőrizze a webhely betöltési sebességét", hanem "Győződjön meg róla, hogy a a betöltési sebesség a webhely legfeljebb 0,8 mp."
5. A cselekvéseknek nem egy adott alkalmazottra kell vonatkozniuk, hanem a munkakör egészére.
6. A RACI mátrixot érdemes csapatban összeállítani, az elemzés alapjánvalós munkahelyi helyzetekben. Fontos, hogy minden résztvevő tisztában legyen szerepével és feladataival, amelyekkel szembe kell néznie.