A részlegek közötti interakció mintaszabályozása, példák

2024 Szerző: Howard Calhoun | [email protected]. Utoljára módosítva: 2023-12-17 10:30

Minden vállalkozás rendelkezik a tevékenységét szabályozó helyi dokumentumokkal. Az egyik legjelentősebb az osztályok közötti interakció szabályozása (a továbbiakban egy mintadokumentum kerül ismertetésre). A szervezet vezetője számára hatékony irányítási eszköz. Tekintsünk részletesen egy mintaszabályozást az osztályok közötti interakcióra.

Követelmények

Mi legyen a szabályozás? A tevékenység során elkerülhetetlen a kölcsönhatás a számviteli és gazdasági szolgáltatási osztályok, a személyzeti referensek és a települési és tervezési egység, a vállalkozás egyéb szerkezeti egységei között. A munkatársak kapcsolattartása ugyanakkor biztosítsa a kitűzött feladatok lehető legrövidebb időn belüli végrehajtását. A részlegek közötti interakció szabályozásának mintáját mindenekelőtt az előadók rendelkezésére kell bocsátani. Ha a kidolgozásáért felelős minden rendelkezést felír, de a beosztottak semmit nem értenek, akkor a dokumentumnak nem lesz értelme. Ezzel kapcsolatban mintaszabályzat kialakításaAz osztályok közötti interakcióknál három kulcselvet kell figyelembe venni:

1. A dokumentum az üzleti folyamatmodell alapján készült. A szabályozás minősége közvetlenül függ a rendszer alaposságától.
2. A dokumentum szerkezetét a folyamatmodell határozza meg. A séma minden pontjának szerepelnie kell a szabályzatban.
3. Az információk bemutatása hivatalos, száraz nyelven történik. A dokumentum szövegében rövid, egyszerű mondatok használata javasolt. A rendelkezéseket egyértelműen kell megfogalmazni. Minden rövidítést és kifejezést ki kell írni.

Gólok

A részlegek közötti interakció mintaszabályozása a következőket tartalmazza:

1. Dokumentációkészítés rendjének kialakítása és fenntartása, szerkezeti egységek közötti hatékony kapcsolattartás.
2. Konfliktushelyzetek megelőzése a csapatban. Ha előre meghatározzák a munkával kapcsolatos interakciós sémákat, akkor az egyik vagy másik alkalmazott részvételi arányát a folyamatokban, viták nem merülnek fel.
3. Gyors belépés az újoncok csapatába. A szabályozás segít megérteni az interakciók szerkezetét, jelzi, hogy a munkavállaló mely dokumentumokat használja majd, mely szolgálatokhoz fordul.
4. Fegyelemszabályozás.
5. Az ügyek gyorsabb átadása másik alkalmazotthoz (amikor távozik vagy szabadságra megy).
6. A pénzügyi, humán- és időforrás elvesztésének megelőzése.

Struktúra

Mi az interakció szabályozása közöttosztályok helyesen összeállítottnak tekinthetők? A dokumentum általában a következő szakaszokat tartalmazza:

1. Általános rendelkezések.
2. Definíciók, kifejezések és rövidítések.
3. Folyamatok leírása.
4. Felelősség.
5. Control.

Jogalkotási aktusok, GOST-ok és egyéb dokumentumok szolgálhatnak a definíciók forrásaként. Ez utóbbiak közé tartoznak különösen a minisztériumok, osztályok rendeletei, kormányrendeletek. Ugyanakkor az osztályok közötti interakció szabályzatába be kell építeni a szabályozó dokumentumokra való hivatkozásokat, amelyek rendelkezéseit felhasználták. Az egészségügyi intézmények mintája különösen az Egészségügyi és Szociális Fejlesztési Minisztérium, valamint a régió Egészségügyi Minisztériumának rendeleteit tartalmazza.

Alkalmazás

Általában az üzleti folyamat grafikus modelljét tartalmazza. Több blokkból álló diagramként van ábrázolva. A grafikus kép PC szoftvertermékekkel készíthető. A sémák bizonyos feladatok végrehajtásának sajátos eljárását tükrözik. A vizualizáció kényelmesebb, mint a szöveg. A diagramon jól látható a folyamat és az egyes szakaszok kezdete, a köztük lévő kapcsolat és a végeredmény. Ezt a modellt gyakran használják a 223-FZ szerint a vállalat részlegei közötti interakcióra vonatkozó szabályozás kidolgozói. A séma olyan kulcsfontosságú paramétereket emel ki, mint a kimenetek és bemenetek, a résztvevők és az ügyfelek. Ha egy kezdő megismerkedik egy ilyen modellel, azonnal megérti a folyamat sajátosságait, és készen áll egy konkrét feladat végrehajtására.

Utasítások

Az első szakaszban meg kell határoznia a dokumentum tárgyát és a felelős személyeket, azaz kiketelkészíti és milyen előírásokat. A számviteli osztályok közötti interakció különösen a jogszabályokban rögzített világos rendszer szerint történik. Ebben a szerkezeti egységben mindig ott van a legfontosabb személy, aki felelős a jelentési kötelezettségek betartásáért. Ő lehet a felelős az osztályok közötti interakció szabályzatának kidolgozásáért. Minden alkalmazottnak meg kell vitatnia egy dokumentummintát. Ennek érdekében közgyűlést szerveznek. Ha a dokumentum olyan folyamatot szabályoz, amelyben kettőnél több osztály érdekei ütköznek, akkor fontos a kulcsfontosságú munkatársak bevonása a vitába. A fejlesztésért felelős személy magyarázza el kollégáinak a szabályok betartásának fontosságát.

Folyamatok leírása

A hangereje az interakció összetettségétől függ. Ha a folyamat egyszerű, és az érte felelős alkalmazott jól érti a megvalósítás összes szakaszát, akkor ő maga is összeállíthat egy munkatervet más szerkezeti egységekkel. Ezt követően meg kell beszélnie a dokumentumot a többi résztvevővel. Ha az üzleti folyamat összetett, akkor minden alkalmazott kidolgozza a modell saját részét. Ezt követően az összes projektet összeállítják és megvitatják. Az alapdokumentum megismerése során minden érdeklődő munkatárs javaslatot tehet bizonyos javításokra, kiegészítésekre. Ezt követően a vállalat osztályai közötti interakció szabályai átkerülnek a vezetőre.

Nyilatkozat

Közvetlenül megtehető. Ebben az esetben a fej maga írja alá az interakció szabályaita cég részlegei. Egy dokumentumminta közvetetten is jóváhagyható. Ebben az esetben a vezető parancsot ad ki. A közigazgatási cselekmény nyilvántartási adatai a jóváhagyó bélyegzőbe kerülnek.

A felelős személy munkájának sajátosságai

Egyes szervezetekben minőségügyi vezetői állást biztosítanak az államban. A gyakorlatban a dokumentumok elkészítésének bizonyos szakaszai kidolgozásra kerültek. Ezeket az osztályok közötti interakció szabályait kidolgozó vezetőnek kell betartania. Példa az alapvető lépésekre:

1. Folyamatok meghatározása.
2. Diagram készítése.
3. Részletes leírás.
4. Szövegalkotás.

Felelős szakember tanulmányozza a különböző részlegeken dolgozók beosztását. Ez az osztályok közötti interakció szabályzatában szereplő standard helyzetek leírásának összeállításához szükséges. Példa: "A benzinkutat olyan műszaki eszközökkel ellenőrzik, mint például… Az ellenőrzés befejeztével jegyzőkönyv készül."

A végső cél meghatározása

A szabályzat kidolgozásáért felelős személynek rendelkeznie kell minden folyamatról, ismernie kell a dolgozók feladatait, rendelkeznie kell a megfelelő képesítéssel és szakmai szinttel. A dokumentum céljának egyértelműnek kell lennie az alkalmazottak számára. Ellenkező esetben az előírások végrehajtása többletterhet jelent a munkavállalóknak.

Optimalizálás és tervezés

A vállalkozásban lezajló folyamatok átfogó tanulmányozása lehetővé teszi, hogy azonosítsagyenge pontok. A helyzetek, eredmények, műveletek elemzése lehetővé teszi a tevékenységek optimalizálását. Ez pedig lehetővé teszi, hogy több forgatókönyvet alakítsunk ki a további fejlődéshez. Így a vállalkozás mindent úgy hagyhat, ahogy van, új munkamodellt hozhat létre, vagy kijavíthatja a régit.

Nüanszok

Fontos, hogy minden alkalmazott világosan megértse, mit kell tennie, és hogy az elért eredmények hogyan befolyásolják a bevételeit. Éppen ezért szükséges a rendelet megvitatása annak elfogadása előtt. A dokumentum elkészítésében a kulcsszerepet természetesen a munkacsoport (projekt) vezetőjének szánják. Ennek a szakembernek az a feladata, hogy kritikus kérdéseket tegyen fel. Egyértelmű folyamatmodellt kell tudnia bemutatni. Minden résztvevő a saját szemével látja a képet. Közös megértés kell. Minden résztvevőnek el kell magyaráznia a felelősséget a szabályzat megalkotásában. A legtöbb esetben a csapatok szkeptikusak egy ilyen dokumentum megvalósításával kapcsolatban. A szabályozás bevezetése a folyamat összetettségétől függően 4-12 hónapot vesz igénybe.

Bevezető funkciók

Új szabályozás bevezetéséhez:

1. Érvénytelennek ismeri fel a korábbi dokumentumokat.
2. Új helyi törvények bevezetése a szabályozás aktiválásához.
3. A jóváhagyott szabályok alkalmazásához szükséges dokumentumok kidolgozása.
4. Az automatizált információs bázisok új moduljainak finomítása vagy bevezetése.
5. Készítsen űrlapokat nem szabványosított dokumentumokból.
6. Létszám módosítása vagy kiegészítéseütemterv.
7. Keressen jelölteket új pozíciókra, nevezzen ki vagy helyezzen át munkavállalókat.
8. Tanítsd meg az előadóknak az új szabályokat.
9. Az alkalmazottak tájékoztatása.
10. Végezze el a rendelet próba végrehajtását.
11. Javítsa ki a szöveget a kísérleti végrehajtás eredményei alapján.
12. A dokumentum végleges verziójának megvalósítása.
13. Határozza meg a rendelet minőség-ellenőrzésének eljárásait.

A dokumentum végrehajtására vonatkozó intézkedések meghatározása után a vezető utasítást ad ki. Figyelembe kell venni, hogy a rendezvények időtartama miatt a rendelet jóváhagyásának és közvetlen hatálybalépésének időpontja eltérő lesz. Tekintsük tovább a főbb hibákat, amelyeket az alkalmazottak követnek el egy dokumentum összeállítása során.

Inkonzisztencia a gyakorlattal

Fontos, hogy a szabályzat megalkotását olyan munkavállalóra bízzuk, aki közvetlenül kapcsolódik a vállalkozásnál végzett munkatevékenységhez. Tegyük fel, hogy a szervezet nagyon nagyra nőtt. A vezetés megengedheti magának egy speciális szolgálat megalakítását, amelynek feladatai közé tartozik a fejlesztési kérdések megoldása. Ennek megfelelően az osztály feladata a vállalkozás összes folyamatának ismertetése. De ennek az eseménynek a célja nem fontos számukra. Ha a szabályozást olyan személyek alkotják, akik nem vesznek részt valós tevékenységben, akkor az azt irányító alkalmazott nem hajtja végre a programot. Ennek megfelelően a dokumentumnak nincs értelme dolgozni.

A rugalmasság hiánya

Sok felelős személy a maximumra törekszikRészlet. Ezt a helyzetet az okozza, hogy nem ismeri a szabályozás előkészítése és a valós termelési folyamatok leírása közötti különbségeket. Ha a műveletek automatizálása a feladat, akkor ezek részletezése az alkalmazottak segítségét szolgálja. Szabályozási igény akkor merül fel, ha sok ember vesz részt a gyártásban. Cselekedeteiket gyakran megkettőzik, de mindenki a maga módján értelmezi ezt vagy azt a műveletet. A szabályozás célja a viták megoldása. Nem szabad megfeledkezni arról, hogy a szervezet alkalmazottainak bizonyos cselekvési szabadsággal kell rendelkezniük, amely lehetővé teszi számukra, hogy a helyzettől függően döntsenek. Például egy ügyfélnek azonnal válaszolhat, nem pedig egy idő után.

Nagy mennyiségű és összetett szöveg

Az 5-7 oldalból álló szabályzat tekinthető optimálisnak. Ugyanakkor tartalma legyen tágas, de rövid. Nem javasolt összetett, többrészes mondatok használata. A szövegnek érthetőnek kell lennie. Ezen kívül figyelni kell a feltételekre. A fogalmakat nem szabad szinonimákkal helyettesíteni, dekódolás nélkül használjon rövidítéseket.

Információbiztonsági és IT-részlegek közötti interakció

Jelenleg sok vállalkozásnál nagyon nehéz a kapcsolatfelvétel ezekkel a szolgáltatásokkal. Nehézségek az informatikai és információbiztonsági osztályok belső konfliktusaihoz kapcsolódnak. Hatékony együttműködésük biztosítására több lehetőség is kínálkozik. Az első és legegyszerűbb az információbiztonságra szakosodott alkalmazottak (egy vagy több) jelenléte az informatikai szolgáltatáson belül. Az informatikai részlegek közötti interakció szabályai ésAz IB ebben az esetben az együttműködés tipikus megközelítéseit tükrözi. A munkaszervezés azon az uralkodó sztereotípián alapul, hogy az információbiztonság az információtechnológiai ellátás része. Ha a vállalkozásnál nincs ütközés ezen szolgáltatások között, akkor a vezető elgondolkodhat azon, hogy az információbiztonsági szolgáltatást az informatikai részleg külön struktúrájaként szervezze meg. Ennek megfelelően az ilyen tevékenységek biztosításához több forrást kell elkülöníteni, beleértve a pénzügyi forrásokat is.

Tipikus minta

Az Általános rendelkezések meghatározzák:

1. A dokumentum célja. Általában van egy ilyen kifejezés: "A jelen rendelet határozza meg az eljárást …".
2. Hatály. A rendelet a munkavállalókra vagy a létesítményekre vonatkozhat.
3. Szabályozási dokumentumok, amelyeknek megfelelően a törvényt kidolgozták.
4. A szabályzat jóváhagyásának, módosításának, visszavonásának szabályai.

A „Kifejezések, rövidítések, meghatározások” részben a dokumentumban használt fogalmak találhatók. Minden rövidítést ki kell írni. A kifejezéseket ábécé sorrendben kell megadni. Minden fogalom egy új sorban jelenik meg egységekben. h) A fogalom meghatározását az „ez” szó nélkül, kötőjellel adjuk meg. A "Folyamat leírása" részben lépésről lépésre található leírás. Célszerű albekezdéseket bevezetni. Mindegyikük egy adott szakasznak felel meg. Ugyanez a szakasz jelzi az egyes műveletek elvégzésében részt vevő alkalmazottakat. Nem csak a cselekvések vannak leírva, hanem az eredményük is.

Felelősség és ellenőrzés

A szabályzatnak tartalmaznia kell a szankciók alkalmazásának lehetőségét azon személyek esetében, akik nem tartják be a rendelkezéseket. A felelősség a törvény szerint megengedett. Lehet büntetőjogi, közigazgatási vagy fegyelmi. Az előírások betartását ellenőrző munkavállaló teljes nevének és beosztásának feltüntetése kötelező.