Tudásmenedzsment: koncepció, típusok és funkciók

2024 Szerző: Howard Calhoun | [email protected]. Utoljára módosítva: 2023-12-17 10:30

A közgazdaságtudományi szakirodalomban egyre gyakoribb a "tudásmenedzsment" fogalma. Ezt a kifejezést széles körben használják a kutatásban és a gyakorlati munkában, különféle tevékenységi területeken használják a vállalkozások. A tudásmenedzsment az adatok felismerésének, tárolásának, alkalmazásának és továbbításának folyamatának irányítása, amely utólag javítható és rendeltetésszerűen felhasználható.

Definíció

A tudásmenedzsment a menedzsment tudományának önálló ága. Egyes szakértők szerint ez a menedzsment egyik változata, amelyet minden olyan tevékenységben alkalmazni kell, amely az információk és az elemzési folyamatok hozzáértő kezelését igényli.

A tudásmenedzsment azt jelenti, hogy olyan stratégiát kell kialakítani, amely a szellemi tőke valamennyi altípusát javítja a munkatermelékenységet, a végtermék jobb értékét és fenntartható versenyképességet. A tudásmenedzsment fogalma komplexet foglal magábana szervezetirányítás több eleméből álló kombináció, beleértve a személyi nyilvántartás kezelését, a vállalat innovatív és kommunikációs fejlesztését a modern információs technológiák felhasználásával.

Ha tudományos szempontból feltárja ennek a kifejezésnek a fogalmát, akkor a közgazdasági diszciplínák, különféle irányok, megközelítések és fogalmak egyfajta keverékét kapja. Magát a tudásmenedzsment-modellt az elméletben és a gyakorlatban mindenkor alkalmazták, de keveset tudtak róla, hiszen másként hívták. A tudásmenedzsment rendszer koncepciójában közel áll a személyes marketinghez, a fogyasztói kapcsolatok elméletéhez, az újratervezéshez, az adminisztrációhoz, a vállalati személyzetirányításhoz stb.

Jelenleg fontos megjegyezni, hogy az információs projektek fejlesztése, a helyi hálózatok kialakítása és az Internet kapcsán új lehetőségek nyílnak meg. Másrészt a szellemi javak kezelése nem azonosítható az új információs technológiák menedzsment környezetben való alkalmazásával. A tudásmenedzsment fontos része a megfelelő technológia kiválasztása az adatok adaptálásához, terjesztéséhez és konvertálásához.

Mit tartalmaz ez a koncepció?

A "Tudásmenedzsment" tudományág szerepét nehéz túlbecsülni, különösen a jelenlegi szakaszban, amikor a belső fejlődésről a külső fejlődés felé jelentős elmozdulás történik. A tudásmenedzsment ága, amely a technológiai innováció területén a hagyományos menedzsment elvekhez kötődik, nemcsak tudományos, műszaki és tervezési fejlesztésekkel foglalkozik, hanem marketingpolitikai átgondolást is igényel.vállalkozások, ügyfélkapcsolatok, tudás- és tapasztalatcsere programok partnerekkel stb.

Mivel a tudásmenedzsment fő célja a piaci pozíciók erősítése és a versenyképesség javítása, ez az iparág egyszerre több területet is lefed. Ennek a koncepciónak a szerkezete a következő elemeket tartalmazza:

• új tudás kialakítása;
• az információ növekedésének ösztönzése;
• értékes, kívülről érkező adatok szűrése;
• bevált megbízható információforrások felhasználásával és új források keresésével;
• tudás tárolása, terjesztése, feldolgozása és elérhetőségének növelése;
• információ terjesztése és cseréje, elsősorban a vállalkozáson belül;
• adatok integrálása a gyártási folyamatokba;
• betekintést építeni a fontos döntésekbe;
• információk tartalma a késztermékben, szolgáltatásban, dokumentumokban, szoftverekben stb.;
• adatvédelmi besorolás.

Így az információkezeléshez több feltétel is szükséges egyszerre, hiszen ez az iparág nem autonóm és önmagában nem létezik. A tudásmenedzsment folyamat fontos szerepet játszik bármely szervezet fejlesztési stratégiájának kialakításában. Ez az eszköz egyesíti és kódolja a bejövő információkat, elosztja a megfelelő területeken, és rendeltetésszerűen használja fel. Ebben a szervezetirányítási modellben az innováció és a tanulás menedzsmentje zajlik.

Más értelmezésbena tudás menedzselése a termelési költségek befolyásolását, jövedelmezőbbé tételét jelenti, kialakításában a főszerepet a szervezet immateriális javainak kell játszaniuk. A márka népszerűségének fenntartása és fejlesztése, mint a cég presztízsének mutatója, nehéz, alapos megközelítést igénylő feladat. A tudás értékké alakításának vágya nélkül szinte lehetetlen egy vállalkozást új szintre emelni. Az információkezelés az, amely megváltoztathatja a gondolkodásmódot, és segíthet eltávolodni a vállalatfejlesztés elavult formáitól.

Fejlesztési előzmények

A tudásmenedzsment több évtizeddel ezelőtt végigsöpört Nyugat-Európa, az USA és Kína üzletén. Ennek az iránynak a népszerűsége jelzi, hogy mennyire tartják jelentősnek a világgazdaságban. A tudásmenedzsment szabványai elérték Oroszországot. És bár ezt az információs és gazdasági eszközt viszonylag nemrégiben alkalmazzák a hazai vállalkozások, már most megállapíthatjuk, hogy ez a terület keresett hazánkban.

A tudás és készségek kezelésének első említése Platón műveiben található, amelyek a Kr.e. IV. századra datálhatók. A múlt század közepéig ez a tudományos irány nem fejlődött semmiképpen, „alvó” üzemmódban volt. A tudásmenedzsment iránti érdeklődést a világválság ismétlődő epizódjai és az üzleti tevékenység formáiban és módszereiben bekövetkezett gyökeres változások, amelyek ennek következményei lettek, késztették. Idővel az üzleti szféra jelentős szereplői arra a következtetésre jutottak, hogy az információ jelenti a fő forrást a gazdaságfejlesztéshez ésjólét. Minden üzleti folyamat az iparági tudáson alapul, ami növeli részesedését a késztermékek költségének alakulásában.

Valójában az elmúlt évtizedekben kialakult és széles körben elterjedt modern gazdaság összes ága a tudásmenedzsmenten alapul. A gyógyszeripar, a géntechnológia, a vegyipar és más területek fejlesztése nemcsak a késztermékek előállítását foglalja magában, hanem a vegyszerek új tulajdonságairól, kutatási módszereiről, szabadalmi oltalmáról és további népszerűsítéséről szóló ismeretek terjesztését is.

Érdemes megjegyezni azokat az iparágakat, amelyek nem gyártanak fogyasztási cikkeket. Tevékenységük a különböző módokon történő információszolgáltatás - filmek, tévésorozatok készítése, orvosi és oktatási szolgáltatások nyújtása, tréningek, szemináriumok lebonyolítása, valamint olyan iparágak, ahol a termékek többnyire információfeldolgozás eredménye (építészeti projektek fejlesztése, számítógépes programok, alkotások). digitális technológia) stb.).

A hatékony gazdálkodás feltételei

Az információs környezet kezelése a vállalkozás egyik meghatározó tevékenysége a külgazdaság instabil körülményei között. Lehetővé teszi a modern és hatékony technológiák bevezetésének integráló megközelítését a marketing, az innovatív projektek és a PR-menedzsment területén. Az információkezelés szimbiotikus kapcsolatot feltételez a termelési és a megvalósítási szempontok között. Tudásmenedzsment- ez egy állandó munka a szellemi tőkén, sőt annak minden fajtáján és minden formán külön-külön. Biztosítja az emberi és szervezeti tőke szükséges kombinációját a fogyasztói kereslet javításához.

A jól megválasztott tudásmenedzsment technológia a következő eredményeket fogja elérni:

• jól koordinált technológiai infrastruktúra létrehozása, amely lehetővé teszi a felhalmozott tudás terjesztését és a szükséges tapasztalatok megszerzését;
• teremtse a korábbi alkalmazottak tudásának és készségeinek átadásának kultúráját a vállalaton belül és a partnercégekkel való kapcsolattartás során;
• folyamatos képzési rendszert és a személyzet továbbképzését szervezzük.

A személyzet egyéni kompetenciája

A teljes tudásmenedzsmenthez ez az elem különösen fontos. A dolgozók egyéni teljesítményének javításának egyik szokásos és jól ismert módszere a tréningek, szemináriumok, egyéb képzési formák, valamint a személyi rotáció. Az alkalmazottak személyes kompetenciája növelhető különféle marketing technikák alkalmazásával a tudás, az ügyfelektől, vásárlóktól származó információk aktív felhasználásával, helyi adatbázisok és visszajelzési eszközök fejlesztésével.

Az egyéni kompetencia egyes összetevői a szervezeti tőke növelésére szolgálnak. Ez a koncepció néhány kreatív csapat létrehozását, a személyzet csoportokra osztását jelenti,amely kollektív készségekké alakításával segíti az egyéni kompetencia hatékonyabb felhasználását. A tudásmenedzsment felfogásában a vállalkozás informatikai rendszereinek kialakítása a személyes kompetencia különböző elemeinek kölcsönhatásának erősítését célozza, és az egyes vagyontárgyak szervezeti egységesítő formát adnak.

Tudásmenedzsment funkciók

Általánosságban elmondható, hogy az információmenedzsment egy sokrétű tevékenységi forma kifejeződése, amely mind a közgazdasági és üzleti, mind az informatikai és programozási, mind a humán tudományok (pszichológia, szociológia) szemszögéből tekinthető. Ebben a diszciplínában sikeresen integrálódnak a személyzeti menedzsment összetevői, a reklámozás, a szervezet átfogó fejlesztése, az innovatív rendszerek bevezetése stb.. A tudásmenedzsment a fenti iparágak kölcsönhatásának eredménye. A tudásmenedzsment fő funkciói:

• információk átalakítása a szervezeti gyakorlatok hatékonyságának javítása érdekében;
• folyamatos tanulás, tapasztalatszerzés és készségek szerzése a vállalat kulcsfontosságú fejlesztési stratégiájának megvalósításához;
• hozzon létre egy ügyféladatbázist, és használja fel tudását új ügyfelek vonzására és ezáltal az értékesítés javítására;
• stabil értékesítési rendszer kialakítása;
• a vállalat szellemi tőkéjének (emberi, szervezeti, fogyasztói) felhasználása;
• az immateriális javak megtérülésének javítása, az eredmények elterjesztéseprojektek fejlesztése;
• feltételek megteremtése a meglévő tudás megszilárdításához és konkrét innovatív projektek támogatásához.

Hogyan keletkezik a tudás

Amikor úgy dönt, hogy egy információkezelő rendszert bevezet a vállalatába, először meg kell határoznia, hogy mire van szükség, és milyen eredményt fog elérni. Tudásmenedzsmentet nem lehet csak azért csinálni, mert a versenytársak csinálják. A tudásmenedzsment rendszer a szervezet egységes stratégiai terveiből és céljaiból következik, a különböző tevékenységi területeken a tervezéshez kell kapcsolódni. Az információkezelés hozzájárul az eredeti és hasznos ötletek hatékony generálásához és fejlesztéséhez.

Ahhoz, hogy a tudás felhasználási folyamata meghozza a várt eredményt, szükséges a lekérdezések helyes megfogalmazása. Úgy kell elkészíteni, hogy később szükség esetén kódolható legyen küldés céljából. Tekintettel a kérés szerkezetére, minden részéhez létre kell hoznia egy katalógust, és meg kell határoznia a felhasználás célját.

A szervezet hatékony tudásmenedzsmentjében fontos szerepet játszik a fogyasztó visszajelzésének jelenléte, akinek képesnek kell lennie a kérés helyes megfogalmazására és az információk helyes megadására. A szoftveres módszereknek garantálniuk kell az információk gyors keresését, dekódolását és kiadását, és szükség esetén meg kell védeni, bizalmassá tenni.

Az adatátviteli folyamatot vezérlő számítógépes programok tervezése során szükséges egy szabványos forma, ill.kérésre adjon tájékoztatást. A tudásmenedzsment azon az elven alapul, hogy biztosítják az információk és adatok felülvizsgálatát és jóváhagyását oly módon, hogy a szükségtelen vagy elavult adatokat időben eltávolítsák vagy kijavítsák, igényessé és relevánssá váljanak.

A munkavállalók motiválásának módjai

A menedzsment alapjainak ismerete döntő szerepet játszik az információalkotás és -elosztás folyamataiban, azonban egyetlen szervezet sem tud produktívan és hatékonyan dolgozni adminisztratív szintű összehangolt intézkedések nélkül.

Az információkezelő rendszer fejlesztésének és megvalósításának szakaszában az adminisztrátor szerepét a projektet finanszírozó és a munka előrehaladását figyelemmel kísérő csapatnak kell felvállalnia. Ideális esetben azonnal azonosítani kell a felelős tisztviselőt – általában ez az a személy, aki a technológiával és a szoftverrel foglalkozik. Az információkezelő rendszer bevezetésének folyamata sikeres lebonyolításához a következőkre lesz szüksége:

• hivatalosan nevezzen ki egy rendszergazdát;
• adjunk neki funkcionális kompetenciát a beosztott alkalmazottakkal kapcsolatban;
• figyelési szabályok meghatározása;
• teljesítményértékelési kritériumok kidolgozása;
• vezessen be módszereket, amelyek meghatározzák a szellemi tőke mennyiségét.

A szervezet tudásmenedzsment-stratégiájának kialakításakor fontos meghatározni, hogy a kultúra változásai hogyan kapcsolódnak a munkavállalók fejlesztési munkára motiváló mechanizmusaihoz.információs rendszer és annak eredményes felhasználása a vállalkozás további tevékenységében.

A tudásmenedzsment magában foglalja a rendelkezésre álló információ megsokszorozásának vágyát, a szinergikus hatás elérésére törekvő, a pénzbeli díjnál magasabb motivációt. A hatékony motiváció érdekében különféle motivációs módszereket alkalmaznak, amelyek hozzájárulnak az önmegvalósításhoz.

A személyi fejlesztés és a karrier növekedés az első motivációs eszköz, amelyet a vezetés biztosít a beosztottak számára. A tudásmenedzsment bármely módszerével az alkalmazottak szinte korlátlan lehetőséget kapnak az előléptetésre és értékes tapasztalatszerzésre egy adott területen. Ebben az esetben a személyzet számára speciális belső képzési kurzusokat lehet ajánlani képzettségük javítására és vizsgarendszert, akár online is. Fontos, hogy a munkavállalók folyamatosan hozzáférjenek az információkhoz, és további erőforrásokat rendeljenek hozzá, hogy lehetőségük legyen munkaidőben oktatásban részesülni.

A munkatársak motivációjának másik eleme a kereslet garanciája. Mivel a tanulási folyamat költségigényes, a dolgozóknak tudniuk kell, hogy ezeket a költségeket a vállalkozás költségvetésében megtervezik, beépítik, ezért adott körülmények között történő felhasználásukat ösztönzik, különben nem lesz, aki a tudásmenedzsment rendszert támogatná. Saját tudásának információkezelésben való felhasználásáért a munkavállalót jutalmazni kell, találmányát szabadalmaztatni vagy a munkaszerződésben rögzített szerződéses feltételekkel a társaságnak be kell szereznie. Másképpa jutalom elveszti motivációs összetevőjét, és alkalmatlanná válik.

Ugyanilyen erős motiváló tényező az elismerés. A tudásmenedzsment funkciói magukban foglalják a munkavállalók önkifejezési, véleménynyilvánítási és kritikával való ismerkedési képességét. Bár gyakran az emberek nem szívesen adják át saját tudásukat a köz javára, ha nem értik, milyen jutalmat kaphatnak ezért. Ebben az összefüggésben a tudományos vitaklubok szervezése és az azokon való aktív részvétel bónusz ösztönzése a tudásmenedzsment fejlesztésének hatékony eszközévé válik. A cégvezetésnek gondoskodnia kell a külső publikációk és hivatalos elismerések támogatásáról. Hasznos motivációs elem az internet elérésének képessége. Az információkezelő rendszer bevezetése általában a személyzet kiválasztásában és képzésében részt vevő vezető feladata.

Mivel az oktatási folyamat bizonyos költségeket és erőforrásokat igényel, ennek folyamatosan a vállalat adminisztrációjának ellenőrzése alatt kell állnia. A vezetésnek képesnek kell lennie arra, hogy értékelje az alkalmazott eszközök hatékonyságát és a tudásmenedzsmentből származó előnyöket, figyelemmel kísérje és elemezze a munkavállalók ilyen irányú tevékenységét. Az információkezelő rendszer fejlesztése, bevezetése és optimalizálása nem hoz azonnali profitot – ehhez idő kell. Nem kell feladni a menedzsment irányítását, hiszen az első eredményeket csak egy idő után lehet elérni.

A rendszer megvalósításának árnyalatai

Minden szervezet, amely felfedezte az információkezelő rendszer használatának megvalósíthatóságát, számos nehézséggel kellett szembenéznie. Az irányítási mechanizmus bevezetésének folyamata általában több évig tart. Ha különböző tanulmányok adatait vesszük alapul a tanácsadó vállalkozások tevékenységében a tudásmenedzsment tényleges megvalósulásáról, kiemelhetjük azokat a főbb problémás pontokat, amelyekkel a cégeknek szembe kellett nézniük a folyamat során.

A leggyakoribb probléma a felelős személy azonosításának képtelensége. A tudásmenedzsment típusától függetlenül a szervezeteknek sok időt kellett fordítaniuk a személyzet képzésére. Fontos megérteni, hogy ez a befektetés csak hosszú távon térül meg nyereséggel. A megvalósítási probléma emellett azzal is összefügghet, hogy a vállalat felső vezetése nem találja megfelelőnek az információkezelést, ezért nem áll készen a megvalósításhoz szükséges lépések megtételére.

Nehézséget okoz a tudásmenedzsment fejlesztésében és a díjazás hiánya, az elismerés hiánya. A jutalmazás óriási szerepet játszik, és fontossá teszi az egyéni munka csapatmunkává alakítását.

Így az információmenedzsment bevezetésének fő problémája a konkrét célmeghatározás hiánya, illetve az ésszerű megközelítés hiánya a rendelkezésre álló erőforrások elpazarolására. Az Egyesült Államokban a múlt század végén végzett közvélemény-kutatások azt mutatták, hogy a válaszadók többségeaz információkezelési rendszer fejlesztésének legfőbb akadálya a szervezet kultúrája. A tudásmenedzsment, mint a vállalatok szellemi javak felhalmozását és hatékony felhasználását célzó tevékenységének új mérföldköve, versenyképességük és piaci pozícióik erősítésének fő eszköze kell, hogy legyen.

Következtetések

A tudásmenedzsment (menedzsment) fő stratégiája az eladott termékek, emberek és folyamatok új értékének megteremtésére irányul az információs adatok racionális kialakításával és a vállalatfejlesztési stratégiában történő bevezetésével. Az elsődleges feladat az elköltött erőforrások racionális megtérülése, hatékonyabb innovatív technológiák fejlesztése, az ügyfélszolgálati mechanizmusok fejlesztése, az inaktív szellemi tőkéből származó veszteségek csökkentése.

A tudásmenedzsment fogalmi rendelkezései nemcsak a kereskedelmi és termelő vállalatoknál, hanem költségvetési jellegű szervezeteknél, nonprofit és közhasznú egyesületeknél is alkalmazhatók. Ráadásul a legtöbb non-profit vállalat közvetlenül kapcsolódik az információkezeléshez. Tevékenységük éppen a különféle információ- és adatfolyamok létrehozásán, szabályozásán, terjesztésén, feldolgozásán alapul. A jelenlegi tudásmenedzsment modellt a hatóságok is alkalmazzák.

Ha elméleti szempontból megvizsgáljuk az információkezelés lehetséges racionalitását, akkor az magasnak tűnhet. De az irányítási folyamat ezen összetevőjének hatékonysága ellenére annak alkalmazásaa gyakorlat számos nehézséghez vezet. Ez a terület a hazai szakirodalomban eddig kevés figyelmet kapott. Nincs elegendő tapasztalat a tudásmenedzsment rendszer gyakorlati alkalmazásában. A közigazgatásban az információkezelési technológiákat gyakrabban alkalmazzák, mint a kereskedelmi vállalatoknál, de még ők sem fordítanak kellő figyelmet a fejlesztés olyan fontos aspektusára, mint a szervezeti személyzet képzése.