A leltár kötelező: esetek, sorrend, időzítés

2024 Szerző: Howard Calhoun | [email protected]. Utoljára módosítva: 2023-12-17 10:30

A leltárt egy speciális eljárás képviseli a vállalat meglévő értékeinek, áruinak, pénzének vagy tárgyi eszközeinek összeegyeztetésére azokkal az értékekkel, amelyek a vállalkozás hivatalos dokumentumaiban megtalálhatók. Elvégezhető kötelező jelleggel vagy a cégvezetés kezdeményezésére. Egyes cégeknél kötelező a leltár készítése, és ezt a folyamatot minden cégnél szükségszerűen minden évben elvégzik. Ennek az eljárásnak a fő célja a különböző következetlenségek és hiányosságok azonosítása. Sok cég nem ismeri fel ennek a folyamatnak az értékét, ezért csak formalitásként használják. Bár ha helyesen közelíti meg a készletet, akkor a segítségével azonosíthatja az összes hiányt vagy többletet.

Az eljárás célja

Sok leendő vállalkozó elgondolkodik azon, hogy szükséges-e leltárt készíteni, és milyen célokat lehet ezzel elérni. Az eljárást az anyagi javak és pénzeszközök szisztematikus elszámolása jelenti, amelyhez a ténylegesmutatók hivatalos dokumentumokból származó adatokkal.

A leltár fő célja az eltérések azonosítása. Különféle okok miatt jelenhetnek meg:

• az értékeket természeti tényezők befolyásolják, így ide tartozik a zsugorodás, a nem megfelelő tárolásból eredő állapotromlás, az áruszállítás során fellépő párolgás vagy veszteség;
• jogellenes cselekmények a cég alkalmazottai részéről, például helytelen mérések, testkészletek átengedése vagy akár értéktárgyak ellopása;
• számvitel során jelentkező problémák, ezért a leltározást követően gyakran észlelhetők különféle hibák, javítások, pontatlanságok, elírások vagy egyéb bizonytalanságok a bizonylatokban.

Ez alapján a szisztematikus audit lehetővé teszi bármely vállalatvezető számára, hogy időben azonosítsa a különféle jogsértéseket és problémákat.

Ellenőrző funkciók

Az áruk leltárának lefolytatása szükségszerűen magában foglalja az eljárás különböző funkcióinak használatát:

1. A különféle áruk tárolási körülményeit objektíven értékelik, és az ilyen értékelés objektív.
2. Meghatározzák, hogy a különböző dokumentumok karbantartását a vállalatnál mennyire helyesen és hozzáértően végzik.
3. Tükrözi a vállalat raktárgazdálkodásának jellemzőit.
4. Az elszámolás teljességét és helyességét értékeljük.
5. A különféle visszaélések és jogsértések megelőzése bérelt szakemberek által biztosított.

A sok funkció miatt a tartásA leltározást minden vállalatnál fontos folyamatnak tekintik.

A kötelező készletszámlálás esetei

Egyes vállalatok kötelesek az eljárást a törvényi előírások alapján hiba nélkül végrehajtani. Arról, hogy mely esetekben kötelező a leltározás, a következő szabályzat található:

• a „Számvitelről” szóló 402. sz. szövetségi törvényben;
• a Pénzügyminisztérium 49. számú rendeletével jóváhagyott irányelvekben.

Az ellenőrzést természetesen a következő helyzetekben hajtják végre:

• ingatlan bérlésekor;
• vállalati tulajdonú eszközök eladása vagy visszavásárlása;
• állami vagy önkormányzati vállalkozás átalakítása;
• az éves beszámoló elkészítése előtt;
• új pénzügyileg felelős személy kinevezésekor a vállalatnál;
• ha értékkárosítást vagy vagyonlopást észlelnek;
• természeti katasztrófák vagy egyéb vészhelyzetek után;
• a cég átszervezésekor;
• a szervezet felszámolása előtt;
• a törvényben meghatározott egyéb esetekben.

Az éves jelentések elkészítése előtt kötelező a leltár. Egy ilyen eljárás nemcsak a törvényi előírások figyelembe vételét teszi lehetővé, hanem a számviteli papírok különféle hibáinak vagy hiányosságainak megelőzését is. A vállalatok általában évente, a naptári év vége előtt végeznek felülvizsgálatot.

A tárgyi eszközök leltárát háromévente végzik el. Minden vezetőnek ismernie kell a kötelező leltár minden esetét. Ezenkívül önállóan is kijelölhet egy vizsgálatot, ha kétségek merülnek fel bizonyos megbízott szakemberek munkájának tisztességével kapcsolatban.

Hogyan jön létre a folyamat sorrendje

A leltár elkészítése szükségszerűen magában foglalja az Útmutatóban fogl alt követelmények figyelembevételét. Számos árnyalatot határoznak meg a vállalatok közvetlen vezetői. Ehhez a szabályokat az alapító dokumentáció rögzíti.

A cég igazgatója azonosíthat néhány fontos pontot:

• ha egy folyamatra van szükség;
• évente hányszor lehet leltárt végezni;
• mikor történik a folyamat;
• meddig tart;
• mely eszközöket kell biztosan ellenőrizni;
• aki a leltári bizottság tagja vagy elnöke.

Minden kérdésre a választ az alapító dokumentáció rögzíti. A leltár készítése a pénzügyileg felelős személy cseréjekor kötelező. Ilyen feltételek mellett egy új felvett szakember biztos lehet benne, hogy az elődje alatt keletkezett hiányok semmilyen módon nem hárulnak rá.

Mit ellenőrzünk?

A leltározás különböző ingatlanokhoz kapcsolódóan végezhető, így kiemelten szerepel a készpénz, tárgyi eszközök, anyagok vagy egyéb tételek ellenőrzése. Az eljárás során a társaság és részlegeinek összes vagyona és forrása felmérésre kerül. A következő elemeket kell ellenőrizni:

• befektetett eszközöküzleti tevékenységet folytató cégek;
• a társaság immateriális javai;
• különféle pénzügyi befektetések;
• áruk és anyagok;
• munka folyamatban;
• pénz a számlákon és kéznél;
• értékpapírok és SSO-k;
• elszámolások szerződő felekkel, vevőkkel, a Szövetségi Adószolgálattal, különböző alapokkal és egyéb adósokkal vagy hitelezőkkel;
• tartalékok;
• a vállalkozás eszközei és kötelezettségei.

Mikor szükséges az anyagleltár? Ilyen ellenőrzésre akkor kerül sor, ha felmerül annak gyanúja, hogy a cégnél alkalmazott szakember visszaél hatalmával, ezért lopást vagy hiányt észlelnek.

Az ellenőrzés nem csak a cég tulajdonában lévő ingatlanokra vonatkozik, hanem a mérlegen kívüli számlákon található értékekre is. A vállalkozás tulajdonjoggal nem rendelkezik rájuk, de bérleti szerződés vagy egyéb szerződés alapján a munkavégzés során felhasználják.

Feldolgozás lépései

Az ingatlanok leltárának lefolytatása szükségszerűen magában foglalja egymást követő műveletek végrehajtását. Ezért a folyamat szakaszokra oszlik:

1. A vezető parancsot ad ki a leltár szükségességéről.
2. Leltári bizottság összehívása folyamatban van, melynek olyan szakembereket kell tartalmaznia, akiket nem érdekelnek az ellenőrzés eredményei.
3. Határozza meg azt az időtartamot, amely alatt az eljárást végre kell hajtani.
4. Az értékelendő ingatlan kiválasztva.
5. Anyaga cég felelős személyei nyugtát adnak a munkáltatónak.
6. Nyomtassa ki a vállalat értékeinek leltárait, amelyeket minden pénzügyileg felelős személy számára készítenek.
7. Közvetlen ellenőrzést végeznek, ami a mérésből, a tényleges mennyiség és a dokumentumokból származó adatok összehasonlításából, mérésből, számlálásból és egyéb hasonló műveletekből áll.
8. A leltárlistában szereplő információkat összevetjük a számviteli bizonylatokban elérhető információkkal, ami lehetővé teszi az esetleges eltérések azonosítását
9. Összehasonlító kimutatások készülnek, amelyek segítségével azonosítani lehet az eltérések okait.
10. Az ellenőrzés eredményének kidolgozása folyamatban van, amelyről megfelelő aktus készül.
11. Hiányok és egyéb problémák feltárása esetén a cégben vizsgálatot folytatnak le, melynek célja az elkövetők azonosítása.
12. Az azonosított szabálysértők a szabálysértések jellemzőitől függően közigazgatási vagy büntetőjogi felelősségre vonhatók.

A leltárt az éves jelentések azonnali elkészítése, aláírása és a Szövetségi Adószolgálathoz történő benyújtása előtt szükséges. A leltározási eljárás szükségszerűen külön jelentéssel zárul.

Jelentésszabályok

Az ellenőrzés eredményei alapján jelentés készül. A következő információkat tartalmazza:

• leltár dátuma;
• a leltári bizottság tagjainak adatai;
• időszak, amely alatt az eljárást elvégezték;
• a cég igazolható tulajdona;
• Azonosított problémák és hiányosságok;
• az összes ellenőr aláírása.

Míg az éves beszámoló elkészítése előtt leltárra van szükség, a cég bármely vezetője alapos indok nélkül elindíthatja a folyamatot. Ehhez megfelelő utasítást adnak ki, amely után a vállalkozás alkalmazottai kötelesek az eljárást betartani.

A leltári bizottság feladatai

A leltárt a törvény írja elő, ezért minden cégnek külön testületet kell létrehoznia, amely az ellenőrzésért és a könyvelésért felelős. Felszámolási bizottságnak hívják. Van néhány kötelezettsége:

• a vállalkozás vagyonának megőrzését célzó különféle megelőző intézkedések alkalmazása;
• vagyonértékek tárolásával vagy megrongálódásával kapcsolatos különféle vitákban való részvétel;
• a cég vagyonával kapcsolatos különféle dokumentumok elkészítésének ellenőrzése;
• leltár a cég vezetőségének megrendelése alapján;
• jelentés készítése az ellenőrzés eredményéről;
• vizsgálat lefolytatása a különféle jogsértések és problémák tettesének azonosítása céljából.

Ezeket a műveleteket kizárólag a cég olyan alkalmazottai végezhetik, akiket nem érdekelnek az ellenőrzés eredményei.

Ki a jutalék?

A megbízás megalakításánál általában a következő szakembereket vonják be a munkába:

• adminisztratív dolgozók;
• számviteli osztály szakemberei;
• hazaikönyvvizsgálók;
• gyakran még független szakértőket is bevonnak;
• a szervezet létszámában elérhető különböző pozíciók képviselői.

Ha a cégnek kis mennyiségű különböző ingatlanja van, akkor gyakran a leltár lebonyolításának felelőssége a könyvvizsgáló bizottságra hárul, ha van a cégben.

Ha az ellenőrzés során kiderül, hogy a bizottság egyetlen tagja is hiányzik, akkor az eljárás eredménye érvénytelen.

Felelősség a nem készletért

Egyes cégtulajdonosok különböző okok miatt szándékosan megtagadják az auditálást. A jogszabály nem ír elő felelősséget egy ilyen döntésért. A Szövetségi Adószolgálat azonban bírságot szabhat ki a cégre, ha kiderül, hogy a kapott pénzügyi kimutatásokban következetlenségek vagy hibák vannak.

A szakértők ajánlásai

Amikor egy cégnél leltárt végez, tanácsos bizonyos ajánlásokat alkalmazni. Ide tartoznak a következők:

• 10 nappal az ellenőrzés előtt a vezető megfelelő parancsot ad ki, amelyet a naplóban rögzítenek.
• Nemcsak állandó, hanem egyszeri vagy munkaidős jutalékot is lehet alkotni.
• Ha a szervezet sok árut és anyagot használ, akkor a szelektív leltár szükségességéről a vezető hozza meg a döntést a cég aktuális helyzete alapján.
• A bizottság minden tagját be kell vonni az ellenőrzésbe, különben az eredmények könnyen felismerhetőkérvénytelen.
• A folyamat során felelős személyek vesznek részt.
• A cég vezetésének biztosítania kell a folyamat gyors és egyszerű végrehajtását.
• Az ellenőrzés gyakran sokáig tarthat, különösen azoknál a cégeknél, amelyek sok anyagot használnak vagy szállítanak, és sok árut kapnak.

A leltározás során a bizottság tagjainak figyelembe kell venniük a törvény előírásait.

Határidő

A vállalat vezetője határozza meg, hogy milyen gyakran végezzék el az ellenőrzést. Ugyanakkor bizonyos ajánlásokat figyelembe vesznek, ezért a raktárban évente legalább egyszer leltárt végeznek.

Az üzleteket évente kétszer ellenőrizni kell. Az anyagok és áruk az éves jelentések elkészítése előtt hiba nélkül értékelésre kerülnek. Az ellenőrzés általában három napon belül megtörténik, de előfordul, hogy a folyamat több hétig is elhúzódik.

Következtetés

A leltározás minden vállalat számára kötelező folyamat. Ez magában foglalja a rendelkezésre álló anyagok és áruk összehasonlítását a cég dokumentációjában feltüntetett mennyiséggel. A folyamatot egy speciális megbízás végzi.

A jogszabály a leltározás megtagadása miatti felelősségről nem tartalmaz tájékoztatást, de ha az adóellenőrök hibát vagy szabálysértést találnak a bejelentésben, akkor a cégnek jelentős bírságot kell fizetnie.