A helyzet elemzése: az elemzés lehetőségei, jellemzői, szakaszai és eredményei

2024 Szerző: Howard Calhoun | [email protected]. Utoljára módosítva: 2023-12-17 10:30

A vezetők gyakran kényszerülnek arra, hogy nem a meglévő terv szerint, hanem az aktuális helyzet alapján döntsenek. Ez különböző okokból következik be. A menedzser fő feladata a helyzet elemzése, a felmerülő problémák megoldásában a legoptimálisabb cselekvési mód kialakítása és elfogadása.

Mi ez

A helyzetelemzés az információfeldolgozás egyik módja, amely először részekre bontja, majd minden egyes elemet külön-külön alaposan megvizsgál, hogy megtalálja a problémát és megoldja azt. Például egy gazdálkodó nyeresége csökkenhet a költségek növekedése vagy a bevétel csökkenése, a vevőállomány növekedése és egyéb tényezők miatt. Annak meghatározásához, hogy melyik tényező befolyásolta a profit változását, szükséges ezeket a tényezőket tanulmányozni.

Csak az ok azonosítása után a döntéshozó (DM) képes cselekvési tervet kidolgozni és megoldani a problémát. A helyzet elemzése érdekében a felhatalmazott személy összeállít egy szakértői csoportot, akik összegyűjtik az adatokat és elemzéseket végeznek.eljárások, mindegyik a saját szakterületén és készségei szerint.

Ki végzi az elemzést?

A konkrét helyzetek elemzését nem egy személy, hanem több csoport végzi. Vezető vagy döntéshozó (DM) vezeti őket. A csapat tagjai:

• Az első szint szakértői. Elsődleges információkat gyűjtenek és dolgoznak fel.
• A második szint szakértői. Vizsgálja meg a jelentéseket, és dolgozzon ki ötleteket a probléma megoldására.
• Elemző csoport. Megvizsgálja a második szintű szakértők által kidolgozott elképzeléseket, és kiválasztja a számukra legreálisabb lehetőségeket a rendezvények fejlesztésére. Az elemzők üzleti stratégiákat és problémamegoldó stratégiákat dolgoznak ki.
• A döntéshozó a javasolt fejlesztési stratégiai lehetőségek közül azt választja ki, amely szerinte a jelenlegi helyzetben a legalkalmasabb a problémák megoldására. Őt terheli ezért a teljes felelősség.

Csak egy nagy cég engedheti meg magának, hogy nagyszabású munkát végezzen több szakembercsoport segítségével. A legtöbb esetben a vállalat vezetője egy csoport - az osztályok szakemberei - bevonásával elemzi a helyzetet. A második csoport és az elemzők munkáját a vállalat vezetőségének tagjai, könyvelők, marketingesek és mérnökök végzik. Üzleti találkozóra gyűlnek össze, megbeszélik a helyzetet, és megoldást keresnek a problémákra.

Eljárások

Az elemzés a vállalat teljesítménye tervezetttől való eltérésének azonosításával kezdődik. Például a jelentési negyedévben a bevétel 30%-os csökkenése derült ki, és a vezető nem tudja megmagyarázni az okokatez a mértékű hanyatlás. Ebben az esetben össze kell állítania egy szakértői csoportot, és tanulmányoznia kell a helyzetet. A folyamat a helyzetelemzés következő szakaszaiból áll:

1. A mutatók eltérésének azonosítása - a probléma azonosítása.
2. Szakértői csoport szervezése a vezető által.
3. A munkaterület minden szakértőjének kijelölése.
4. Információgyűjtés osztályonként.
5. A szakértők speciális tudásuk és készségeik felhasználásával dolgozzák fel a kapott információkat.
6. Előrehaladási jelentések készítése szakemberek által.
7. A beszámolók vezetői tanulmányozása, a beszámolók tartalmának megvitatása a közgyűlésen.
8. Megoldások kidolgozása egy problémára, és egy vagy több gyakorlatba ültetése.

A jelentés előkészítése és bemutatása

A vezetők mindig munkával vannak elfoglalva, így nincs idejük hosszas jelentéseket olvasni. Ez azt sugallja, hogy a jelentésben szereplő információkat röviden, tömören és lehetőleg vizuálisan és kényelmesen kell bemutatni. Jobb, ha a több száz írott oldal és számoszlop helyett a jelentés grafikonokat, diagramokat, számítási eredményeket és egy adott területen elemzést végző szakértő véleményét tartalmazza. A jelentésben természetesen meg kell jelölni azokat az információforrásokat és a legfontosabb mutatókat, amelyek a szakértő véleménye szerint az eltérést okozták a cég munkájában. Ezért a problémás helyzetek elemzésének technológiáját még azelőtt ki kell dolgozni, mielőtt egy ilyen helyzet kialakulna. A cégnek rendelkeznie kell speciális szoftverrel ellátott számítógépekkelhasonló problémák megoldása.

Az egyes jelentések bemutatása ne tartson tovább 15 percnél, hogy a helyzetelemzés eredményeinek tanulmányozása és megvitatása ne húzódjon el több napig. A jelentéseknek tényszerűnek kell lenniük, és az információknak az előkészítés és a bemutatás időpontjában aktuálisnak kell lenniük.

Mit kezd a vezető a kapott információval?

A helyzetelemzés eredményeinek megszerzése jelentés formájában csak a siker fele. Ezenkívül ezeket az információkat a vállalat vezetőjének tanulmányoznia és elemeznie kell. És itt sok múlik az ő tudásán és tapasztalatán. A tapasztalat ugyanakkor nem csak a személyes tapasztalatát jelenti, hanem azt is, hogy mennyire tudja, hogyan oldottak meg hasonló helyzeteket más vállalkozásoknál. A vezető általában találkozik más vezetőkkel és szakértőkkel, beleértve azokat is, akik részt vettek a helyszíni elemzésben és jelentésekben, mielőtt végleges döntést hozna.

Milyen helyzetek vannak?

A problémahelyzetek szabványosak és nem szabványosak. A standard problémák megoldására a vezetők analógia alapján helyzetelemzési módszereket alkalmaznak. Ez azt jelenti, hogy összehasonlítják más vállalkozásokkal kapcsolatos adataikat azokkal, amelyeket a cégük vizsgálata során szereztek. Ha a helyzetek hasonlóak, akkor ugyanazokat a módszereket használják a probléma megoldására.

Ha a helyzet nem szabványos, alkalmazza a konkrét helyzetek elemzési módszereit. Ehhez különféle számítógépes programokat alkalmaznak a lehetséges fejlesztési lehetőségek modellezésére, számítások elvégzésére, dinamika tanulmányozására stb. Ehhez a vezető speciális számítógépes szimulációs programokat használhat a megadott adatok alapján. Például a Project Expert nemcsak üzleti tervek kidolgozására szolgál, hanem a meglévő vállalkozások munkájának előrejelzésére is.

A probléma számítógépes programok nélkül is megoldható, de ez megnehezíti az amúgy is bonyolult számításokat. Ezenkívül a szakértőknek grafikonokat és diagramokat kell készíteniük a jelentés elkészítéséhez. Ez sok időt vesz igénybe. A menedzser nem használhat speciális szoftvert, de csak abban az esetben, ha a számítógépen történő modellezés nem praktikus. Például vis maior esetén, ha gyorsan kell cselekednie, és a megoldás nem a múlt állapotán vagy dinamikán múlik. Ugyanakkor a beérkező információk mennyisége és minősége nem elegendő a modell számítógépre történő felépítéséhez.

Agymenés, mint megoldási módszer

Nehéz helyzetekben, amikor egy menedzsernek rendkívüli megoldásra van szüksége egy összetett problémára, egy adott helyzet elemzéséhez ezt a módszert használhatja – összegyűjti az összes szakértőt, osztályvezetőt, és megszervez egy „ötletgyűjtést”. Ennek a módszernek az a lényege, hogy a megbeszélésen minden résztvevő elmondja véleményét a probléma lehetséges okáról és annak megoldási módjáról. Véleményének és ötleteinek kinyilvánításának joga mindenkit megillet, miközben a szabályok szerint egyik résztvevő sem lehet szarkasztikus a másik véleményével kapcsolatban.

Természetes, hogy a probléma megvitatása az üzleti etikett ill.regisztrálj. A döntést azonban továbbra is a vezető vagy az erre kijelölt személy hozza meg. Az ötletelés eredményeként a menedzser egyszerre több értékes ötletet kap. Egy ilyen elemzésnek vannak előnyei és hátrányai is. A fő előnyök a gyorsaság és a lehetőségek nagy száma, a mínusz pedig az, hogy a helyzet ilyen elemzése nem mindig tükrözi a valós helyzetet, és gyakran az objektivitás hiányától szenved.

Eseménymodellezési problémák

Az esetelemzési technológia fő problémája, hogy a szakértőknek nagy mennyiségű információval kell dolgozniuk, ami hibákat okozhat. A rövid időn belül feldolgozandó nagy mennyiségű adat az események alakulásának modellezésében is problémát jelent. Vagy sokkal tovább tart az elemzés, és az eredmény elveszti relevanciáját, vagy a korlátozott információmennyiség miatt az elemzés eredménye nagymértékben torzul. Ennek eredményeként a modell legjobb esetben nem hatékony, legrosszabb esetben pedig csődhöz vezethet.

Három fő tényező befolyásolja az elemzés hatékonyságát. Ezek a szakértő képzettségei, a feldolgozható információ mennyisége és a helyzet elemzésére rendelkezésre álló idő.

SWOT-elemzés

A SWOT-analízis a vállalkozás erősségeit és gyengeségeit, fejlődési lehetőségeit, valamint azokat a veszélyeket, amelyekkel szembesül vagy szembesülhet, tanulmányozza és értékeli. Az alábbiakban egy mátrix található a SWOT-elemzés elvégzéséhez.

A bal felső cella azokat az erősségeket és lehetőségeket jelzi, amelyekkel a vállalat rendelkezik, és amelyeket a monitoring és a helyzetelemzés első szakaszában azonosítottak. Példa erre egy olyan helyzet, amikor kiderült, hogy egy cég bizonyos termékek előállításának piacán monopolhelyzetben van, és egy adott technológiája miatt még olcsóbban tudja előállítani. Az elemzés segít azonosítani, hogy milyen termékről van szó, mielőtt a versenytársak piacra lépnek.

A jobb felső cella az erősségeket és a veszélyeket jelzi. Például a cég egyes alaptermékei esetében, amelyekből a legtöbb profitot termeli, több versenyképes cég jelent meg, amelyek hasonló termékeket gyártanak és olcsóbban értékesítenek.

A bal alsó cella felsorolja a vállalkozás hátrányait és lehetőségeit. Például a magas költségek ellenére a cég által gyártott termék keresett.

A jobb alsó cella a gyengeségeket és a veszélyeket jelzi. Az első lehet a termékek magas ára vagy alacsony minősége, fenyegetésként pedig a versenytársak fellépése vagy a fogyasztók fizetőképessége. Hogy néz ki egy SWOT-elemzés, az a fenti táblázatban látható.

A SWOT-elemzés előnye a helyzetelemzés és -értékelés során, hogy nemcsak belső, hanem külső tényezők felmérését is lehetővé teszi, amelyek akár a belsőeknél is jelentősebbek lehetnek.

Tényezőelemzés

A faktoranalízis egy helyzetelemzési módszer, amely magában foglalja a számítások elvégzésétadatok a vállalkozás munkájáról, valamint a vállalkozás jelenlegi állapotáról és továbbfejlesztéséről szóló többtényezős modell felépítése. Jellemzően ezt a módszert használják a vállalat pénzügyi helyzetének felmérésére. Olyan mutatókat számítanak ki, mint a likviditás, a jövedelmezőség, a pénzügyi erő és a csőd valószínűsége.

Esetelemzés

Ez egy olyan elemzési módszer, amikor a vállalkozás jelenlegi állapotáról szóló beszámolók elolvasása után a találkozó résztvevőit csoportokra osztják, és szétszélednek a kapott információk csoportos megbeszélésére. Ezt követően újra találkoznak, és minden csoport elhozza ötleteit a nyilvános beszélgetésre.

Az átlagos csoportlétszám három-hét fő. Elképzeléseiket a közgyűlésen és közvetlenül a döntéshozónak is elmondhatják. Az esetelemzés a probléma leírását, hasonló esetekkel való összehasonlítását és a megoldást tartalmazza. Ez azt jelenti, hogy a csoportoknak el kell mondaniuk, hogyan látják a helyzetet, hogyan néz ki számukra, és milyen lépéseket kell tenni a probléma megoldására.

A kapott eredmények értékelése

A helyzetelemzés eredményeként kialakított tevékenységek elvégzése után szükségessé válik ezen eredmények értékelése, azaz újraelemzése. Csak ebben az esetben nem a vállalkozás állapotát, hanem a megoldások gyakorlati megvalósítása utáni hatást kell ellenőrizni. Ehhez használja a változtatások előtti és utáni összehasonlítás módszerét.

Az elemzés szerepe a cég munkájában

A helyzet rendszeres fizikai elemzése nélküla vállalkozás normális fejlődése lehetetlen. A vezetőnek mindig tisztában kell lennie azzal, hogy mi történik, és meg kell tudnia határozni nemcsak a vállalat állapotát, hanem azt is, hogy milyen kilátásai vannak a fejlődésének. Nemcsak a vállalkozás munkájának hiányosságainak feltárását segíti, hanem a külső veszélyek és a versenyképesség és a fejlődés növelésének lehetőségeinek feltárását is. Ezt azonban gyorsan és minimális költséggel kell megtenni. Az azonnali elemzés lehetővé teszi a vállalat pénzügyi stabilitásának fenntartását, a munka meglévő hiányosságainak azonosítását és tartalékok felkutatását azok megszüntetésére. A jövőben a vezető kamatoztatni tudja azokat az előnyöket, amelyek a munka eredményeként megszerzett tapasztalatot és tudást adják.