A Balanced Scorecard egy stratégiai teljesítménymenedzsment eszköz

2024 Szerző: Howard Calhoun | [email protected]. Utoljára módosítva: 2023-12-17 10:30

A Balanced Scorecard egy olyan eszköz, amely lehetővé teszi a vállalat összes részlegének és a vállalat egészének erős és gyenge pontjainak pontos felmérését. Annak érdekében, hogy a vezetés hatékonyan tudja használni, olyan mutatókat kell kidolgozni, amelyek relevánsak a vállalkozás átfogó stratégiája keretében. Szükséges továbbá egy értékelési rendszer kialakítása a vállalat egyes részlegei számára.

Hogyan jött ez össze

Ezt a felügyeleti technológiát, amelyet Balanced Scorecard-nak is neveznek, viszonylag nemrégiben alkalmazzák. A 90-es évek elején végzett kutatások alapján fejlesztették ki.

A tanácsadó cég elnöke, David Norton és Robert Kaplan professzor kezelte őket. Fő feladatuk az volt, hogy új utakat találjanak a vállalkozás stratégiai céljainak eléréséhez és a vállalat hatékonyságának javításához tevékenységének minden szintjén.

BEnnek eredményeként a BSC-t, egy kiegyensúlyozott eredményjelzőt kaptunk. Ez a felfedezés két fő rendelkezés kialakulásához vezetett:

• Csak a pénzügyi mutatók nem lesznek elegendőek a vállalat állapotának kiegyensúlyozott (átfogó) és teljes leírásához. Ki kell egészíteni őket.
• A BSC irányítási rendszerként is használható, és nem csupán a vállalat állapotának átfogó mutatója. A megvalósult koncepció ugyanakkor képes biztosítani a cég tulajdonosainak és felsővezetőinek kapcsolatát a szervezet vezetése operatív tevékenységével.

A rendszer célja

A teljesítménymutatók fenntartható javítása minden vállalat számára fontos. Erre a célra a kiegyensúlyozott eredménymutatót használják. Ez egy olyan eszköz, amely lehetővé teszi a stratégiai ötletek és döntések összekapcsolását a napi folyamatokkal. Ennek eredményeként a vállalat tevékenységének minden oldala a kulcsfontosságú feladatok végrehajtására irányul.

Ez az ellenőrzés kulcsfontosságú teljesítménymutatók segítségével történik. Lehetővé teszik, hogy több szintű értékelést kapjon:

• az üzleti folyamatok hatékonyságának jellemzői;
• az egyes alkalmazottak termelékenységének mutatói;
• a célok elérhetőségének mérése.

Ezen információk alapján kijelenthető, hogy a kiegyensúlyozott eredménymutató nemcsak a stratégiai, hanem az operatív menedzsment eszköze is.

A BSC fő értéke, hogy az azt használó vállalat egyáltalán képes lesz értékelni és ellenőrizni a stratégiai célok elérésének folyamatáta szervezet szintjei. Így a vállalati kiegyensúlyozott eredménymutató nem egy különálló funkcionális területtel való munkavégzés eszköze, hanem ezeket egyszerre kombinálja.

Ezért nehéz lesz egy ilyen koncepciót egy irányban megvalósítani, és nem lehet elérni a kívánt eredményt.

Előny

A felsővezetők a vállalkozás teljesítményének elemzésekor elmulaszthatják a siker vagy a kudarc egyes összetevőit, csak a pénzügyi mutatókra figyelve.

Példa erre a termékcsalád bővítésével kapcsolatos helyzet. Ha nem növeli a választékot, akkor elkerülheti a termelés korszerűsítésével, kiegészítő berendezések bevezetésével stb. kapcsolatos beruházásokat. Ennek eredményeként a költségek csökkennek, és a pénzügyi helyzet elemzése szempontjából minden rendben van. Ugyanakkor a stratégiai célok elérése érdekében bővíteni kell a palettát, amely lehetővé teszi a vállalat számára, hogy új pozíciókat foglaljon el a piacon. A globális tervezés szempontjából pedig a modernizáció megtagadása rossz döntés.

Az elemzésben előforduló ilyen hiányosságok miatt a teljesítménymenedzsment időnként váratlan eseményekkel jár. Hiszen ha nincs minden információ a cél elérését befolyásoló folyamatokról, akkor nem tudni, mikor ismétlődnek meg a pozitív vagy negatív változások.

A vállalat különböző aspektusainak teljes, pontos ellenőrzése érdekében olyan üzleti programokat vezetnek be, mint a BSC. Mert alehetővé teszi a termelési és irányítási műveletek, valamint a vállalat szolgáltatásainak bármely összetevőjének elemzését. A vezetők azonosíthatják a végeredményt befolyásoló összes tényezőt.

Ezzel az információval képesek lesznek olyan kompetens vállalatirányítási stratégiát kidolgozni, amely jelentősen növelheti az összes tevékenység hatékonyságának szintjét.

Emberi erőforrások

Vannak szervezetek, amelyek szolgáltatásainak minősége nagymértékben függ az alkalmazottak professzionalizmusától, hiszen a képzettségük a termék. Példa erre egy tanácsadó vagy ügyvédi iroda.

Ennél az üzletvitelnél időről időre fontos a szakemberek tudásának és készségeinek fejlesztése. Ez szükséges a piaci pozíciók megtartásához vagy egy új rést meghódítani.

Az írástudatlan elemzések hátterében a vállalat vezetése úgy ítélheti meg, hogy nem kell fizetni a vezetőképző tanfolyamokért, és a szakosodott szakemberek további képzés nélkül is el tudják látni a feladatokat. Ennek eredményeként a pénzügyi mutatók szempontjából helyes döntés született, hiszen elkerülhető volt a többletköltség.

A szolgáltatási piac azonban folyamatosan fejlődik, új eszközök jelennek meg a problémák megoldására. Ugyanolyan képzettségi szinttel nem lehet majd annyi ügyfelet vonzani, mint korábban. Képzettebb szakemberekhez fognak menni. Ennek eredményeként a vállalat veszít.

A sikeres üzletfejlesztéshez tehát olyan elemzésekre van szükség, amelyek mindentényezők.

Stratégia

Minden komoly cégnek van kidolgozott fejlesztési terve, amely több fő célt is tartalmaz. Általában nem több, mint 5-7. De néha megesik, hogy a célok vagy ellentmondanak egymásnak, vagy nem kapcsolódnak egymáshoz.

A stratégiai menedzsment egy technika az ilyen hibák elkerülésére. Ha a rendszer kiegyensúlyozott és a célok kitűzésének egyértelmű szabályaira épül, lehetővé válik a kulcsfontosságú feladatok alapvetően új szintre emelése.

A vállalat tevékenységének minden területén jól megvalósított BSC-vel egymással összefüggő célok kerülnek kialakításra. Annak érdekében, hogy a vezetőség kijelölje az interakció kulcspontjait, speciális stratégiai térképet alakítanak ki. Ezen vannak feltüntetve a fő célok közötti kapcsolatok.

Egy ilyen rendszer segítségével a felsővezetők folyamatosan figyelemmel kísérhetik az egyes területeken dolgozó szakemberek munkáját, és megnézhetik, hogy segítik-e a kulcsfontosságú feladatok elvégzését.

Strukturális ötlet

A Balanced Scorecard fő jellemzője, hogy a rendszert 4 csoportra osztja, hogy kiegyensúlyozott állapotba kerüljön. Ezek a következő utasítások:

• Az első csoport. Ez magában foglalja a standard pénzügyi mutatókat. A vállalat tulajdonosát elkerülhetetlenül érdekelni fogja a vállalkozásba fektetett pénzeszközök megtérülési szintje. Ezért a jól bejáratott belső folyamatok és a vállalat piacorientáltsága ellenére a rendszernek a pénzügyi adatokkal kell kezdődnie, és aőket (végső osztályzat).
• Második csoport. Itt figyelmet fordítanak a külső környezet leírására - a vevők és a velük kapcsolatos attitűdökre a szervezet részéről. A hangsúly azon van, hogy a vállalat képes-e kielégíteni a vevőt, megtartani és új ügyfeleket találni. Figyelembe veszik a piaci mennyiséget és a vállalat részesedését a célszegmensben.
• Harmadik csoport. A vállalat növekedési és tanulási képességének leírására szolgál. A szervezet stratégiai irányítási rendszerének ez a része azokra az információs rendszerekre összpontosít, amelyek kritikus információkat szolgáltatnak a működési rendszerek számára, amelyek interakciót biztosítanak a folyamat résztvevői, valamint az emberek, képességeik, készségeik és motivációik között.
• A negyedik csoport. A belső folyamatok jellemzésére szolgál. A termékfejlesztésről, az innovációról, az előgyártásról, az alapvető erőforrásokról, a gyártásról, az értékesítésről és az értékesítés utáni szolgáltatásokról szól.

A kiegyensúlyozott pontozókártya elemei

Jelenleg az SSP-t támogató szoftverekre vonatkozó alapvető követelményeket már kidolgozták és a gyakorlatban is tesztelték.

A kutatások alapján hat elemnek kell jelen lennie a rendszertervezésben, hogy lehetővé tegye a teljes elemzést és ellenőrzést:

1. Stratégiai célok. Ezekre azért van szükség, hogy meghatározzák a stratégia megvalósításának irányait.
2. Kilátások. A stratégia szétválasztásához használt összetevők. Őka végrehajtási folyamat javítása. A legtöbb esetben négy szempont elegendő: folyamatok, ügyfelek, emberek és pénzügyek. De ha a vállalati stratégia sajátosságai úgy kívánják, a lista bővíthető.
3. Célértékek. Szükségesek számszerűsíteni a teljesítmény szintjét, amelynek egy adott mutatónak meg kell felelnie.
4. Stratégiai kezdeményezések. Ez magában foglalja azokat a programokat és projekteket is, amelyek hozzájárulnak a kulcsfontosságú célok eléréséhez.
5. O-okozati összefüggések. Stratégiai célok összekapcsolására használják, hogy az egyik elérése a másik felé haladjon.
6. Mutatók. Ez a teljesítménymutatókról szól. Egy adott stratégiai cél felé tett előrelépés szintjét tükrözi.

A Balanced Scorecard egy olyan menedzsment eszköz, amely könnyen adaptálható egy adott vállalkozás feladataihoz, de feltéve, hogy a koncepció jól felépített és kidolgozott.

Motiváció

Eleinte érdemes megjegyezni, hogy a BSC-típusú üzleti programok nem tartalmazzák a közvetlen interakciót az egyes alkalmazottakkal külön-külön. Emiatt a munkavállaló javadalmazásának szintje nem a személyes eredményeihez, hanem az egész részleg hatékonyságához, amelyhez tartozik.

Ha helyesen alkalmazza ezt a motivációs rendszert, akkor az alkalmazott ugyanolyan aktívan és magas szintű bevonással fog dolgozni, hogy osztályán magas teljesítményt érjen el.

Ennek eredményeként egy ilyen munkaszervezési séma a személyzeti motiváció és a stratégiai célok megvalósítási folyamata közötti kapcsolat kialakulásához vezet.

Emellett nő a munkavállaló közös ügyhöz való hozzájárulásának jelentősége is. Ez az egység és a vállalat tevékenységére gyakorolt hatásának vizualizálása miatt történik.

Így a kompetens motiváció bevezetésével és az összes osztályra vonatkozó világos, pontos teljesítménymutatók megszerzésével a vezetők teljes ellenőrzést gyakorolhatnak a szervezet működése felett. Ez a stratégiai menedzsment koncepciójának megtestesülése.

Természetesen mindig fennáll a különféle eltérések kockázata, amelyek megakadályozzák a tervezett mutatók elérését. Ebben az esetben a vezetőség a bevezetett BSC-nek köszönhetően teljes és pontos elemzést végezhet az eredmények romlásának okairól, és módosíthatja a célértékeket.

Egy ilyen rendszer lehetővé teszi, hogy folyamatosan a legmegfelelőbb formátum legyen az operatív irányítási rendszer működéséhez. Ráadásul a vállalkozás stratégiája nem veszíti el rugalmasságát, az új körülményeknek megfelelően változik.

Az MTP valójában üzleti vezérlőpultként működik. Úgy tervezték, hogy az üzemvezetés kis számú ellenőrzött paraméterrel foglalkozzon. Ezzel egyidejűleg a szervezet felső vezetése és tulajdonosai gyorsan megkaphatják az összes adatot a vállalat vagy egyes részlegeinek tevékenységében lényeges változásokról.

A rendszer helyes használata

Ha figyelembe vesszük a kiegyensúlyozott eredménymutatót a szervezetek példáján,az orosz piacon működő, három jellemzője figyelhető meg:

• A BSC nem helyettesíti a tervezést;
• a rendszer nem használható hatékonyan jól megtervezett vállalatfejlesztési stratégia nélkül;
• A BSC fő célja a vállalat szisztematikus irányítása, figyelembe véve a mutatók egymáshoz való viszonyát, valamint azok értékét.

Így a rendszert nem szabad a vállalat egészének kulcsfontosságú céljainak és irányának meghatározására használni. A BSC akkor kezdi meg működését, amikor a stratégia már elkészült, és szükségessé válik a megvalósítás folyamatának gyors és pontos ellenőrzése.

Például egy mezőgazdasági vállalkozás éves nyereségének növelése a cél. A cég munkájának minden aspektusát a BSC segítségével elemezve a vezetők a kapott adatok alapján egyértelműen gazdasági, műszaki, szervezeti és technológiai változtatások szükségességét látják. Ennek eredményeként elvégzik a szükséges korrekciókat, és új eredményeket kapnak.

A stratégiai menedzsment az a rendszer, amely a legjobban működik a 4-5 éves célok elérésének folyamatában. Ugyanakkor mindegyikhez konkrét mutatókat és értékeket kell kialakítani. Ők fognak útmutatóul szolgálni az elemzés megvalósításának folyamatában.

Először is meg kell határozni a mutatókat a teljes tervezési időszakra, majd az egyes időszakokra (hat hónaptól) ki kell dolgozni azokat. Ezután pontosan meg kell találnia, hogy mely intézkedések segítenek elérni az összes eredmény egyensúlyáthadosztályok. Ezt követően az értékelésükhöz konkrét mutatókat kell kidolgozni.

Érdemes figyelembe venni azt a tényt, hogy néha több osztály is felelős ugyanazon eredmény eléréséért. Ez lehet az a bevétel, amit egy régióban 2-3 fiók együttesen ad. Ez az összeg pedig a vállalkozás eredményességének egyik mutatója, és így kell ezt figyelembe venni.

Ha a kiegyensúlyozott eredménymutatót egy regionális irodákkal rendelkező szervezet példáján tanulmányozza, akkor szükséges lesz az adatsorolást használni. Az egyes egységek mutatóinak kialakításáról beszélünk, figyelembe véve a vállalkozás egészének éves céljait. A leányvállalatokat az ő teljesítményükért vonják felelősségre.

Ennek eredményeképpen az egyes részlegek tevékenysége segíti a vállalatot stratégiai céljainak elérésében.

Eredmények

A A BSC a cég tevékenységének irányítására szolgáló eszköz, amely minden modern, fejlődésre törekvő vállalkozás számára szükséges. Egy ilyen rendszer lehetővé teszi a termelési és irányítási folyamatok erős és gyenge pontjainak gyors és pontos azonosítását. Segítségével a vállalat vezetése folyamatosan módosítani tudja a szervezet stratégiáját, és meg tudja tenni a szükséges változtatásokat az egyes részlegek munkájában.