Költségoptimalizálás: terv, tevékenységek

2024 Szerző: Howard Calhoun | [email protected]. Utoljára módosítva: 2023-12-17 10:30

A költségek optimalizálása a vállalatnál szükséges és fontos lépés egy gazdaságilag instabil helyzetben. Fontolja meg részletesen.

Kiemelt kérdések

Ahhoz, hogy mindent jól csináljon, és ne váljon „zsarnokká és satrapává” a személyzet szemében, meg kell értenie:

• meglévő típusok és költségcsökkentési lehetőségek;
• költségoptimalizálási tevékenységeket kísérő tervezési elvek és módszerek;
• a költségcsökkentés leghatékonyabb módja gyakorlati szempontból;
• hogyan csökkentsük az anyagköltségeket;
• az alacsonyabb szállítási költségek előnyeinek lényege;
• hogyan válasszunk költségcsökkentési stratégiát;
• alapvető optimalizálási elvek.

Költségvetés

Gyakran a költségvetés-tervezést áthelyezik egy olyan részlegre, amelynek alkalmazottai úgy vélik, hogy nem kompetensek ebben a kérdésben. A költségvetés tervezése azonban fontos lépés. Az abban való részvétel lehetővé teszi, hogy nagy mennyiségű információhoz jusson, amely minden osztály számára fontos.

A költségvetés kialakítása több szakaszban történik:

• projektterv elkészítése a jövőbeli költségvetéshez;
• a költségvetési tervezet mérlegelése;
• költségvetés jóváhagyása;
• költségvetés végrehajtása;
• végrehajtási elemzés.

A költségvetési kiadások optimalizálása a következő lépés a költségvetés elkészítése után.

Költségek

A költségek optimalizálása lehetetlen a "költség" kifejezés tartalmának megértése nélkül.

Ezek azok az alapok, amelyek egy bizonyos ideig részt vesznek a profit kialakításában. A költségek egy része késztermékek, félkész termékek, immateriális javak vagy befejezetlen építkezések formájában halmozódik fel a társaság eszközeiben. Az ábra egy egyszerűsített struktúrát mutat, amely megfelel az IFRS szabványoknak.

Egyszerűen fogalmazva a kiadás a kötelezettségek növekedése vagy az eszközök csökkenése, amely tőkecsökkenést eredményez.

Optimalizálás

Úgy véljük, hogy a költségoptimalizálás a jelenlegi pillanatban a költségek csökkentésével kezdődik. Ez azonban nem teljesen igaz.

A költségvetési kiadások optimalizálása egy vállalkozásnál nem abban a pillanatban kezdődik, amikor elkezdik szigorúan ellenőrizni a számlán már lévő pénzek elköltését. Sajnos jelenleg egyáltalán nem ellenőrzik azt a kérdést, hogy honnan származik a számlán lévő pénz. Az aktív hitelezés vonzása, csakúgy, mint a csak kiadások kezelése, krónikus forráshiánnyal jár a vállalkozásban, majd - esetleges csőddel.

Ennek az eljárásnak a hatékonysága a bevételek és kiadások nyilvántartásától függ. Ezeket a tételeket meg kell tervezni, a menedzsmentnek pedig folyamatosan figyelemmel kell kísérnie a számokat év, negyedév, hónap vagy egyéb pénzügyi időszak szerint. Mindigfennáll annak a lehetősége, hogy a jelenleg költséges projektek hosszú távon nagyon jövedelmezőek lesznek.

Munkaterületek

A költségek optimalizálása nem azt jelenti, hogy az üzleti érdekek sérelmére kell cselekedni. A költségcsökkentés feladatát a kiadások és bevételek egymással való összehasonlításakor optimális módon kell megoldani.

A problémát több irányban is megoldhatja:

1. Költségcsökkentés belső erőforrásokon keresztül (közvetlen csökkentés). Ezek közé tartozik a termelékenység növelése, az anyagköltségek csökkentése, az irányítási költségek csökkentése, valamint a vállalat létszámának csökkentése.
2. A termelési költségek csökkenése (relatív csökkenés). Ezt a termelés mennyiségének növelésével lehet elérni. Ebben az esetben sokkal kevesebb pénzt költenek egy részre.
3. Ajánlat kialakítása marketingkutatással. Ebben az esetben a vásárlók vásárlási volumenének növekedése serkentődik, és új vásárlók beáramlása alakul ki.
4. Szigorú pénzügyi fegyelem kialakítása. Ebben a változatban az emberek korlátozott köre adhat „engedélyt” a kiadásokhoz.

A költségvetési kiadások optimalizálási programjának a legszűkebb területekre kell kiterjednie. Akkor a lehető leghatékonyabb lesz.

Optimalizálási útvonalak

A költségoptimalizálási terv három olyan irányt tartalmazhat, ahová a vállalat elindulhat.

Kiemeli: kifejezett csökkentés, vállalati költségcsökkentés gyors ütemben, szisztematikusrövidítések.

Mindegyik módszer egy adott helyzetben használatos. Az ezzel kapcsolatos intézkedéseknek összhangban kell lenniük a jelenlegi helyzettel, és hosszú távú tervezésen kell alapulniuk.

Express csökkentés

Ezt a módszert választva a költségek csökkentése érdekében sürgősen le kell állítani bizonyos tételeknél a költségek kifizetését. Az eredmény meghatározásához meg kell találnia az egyes optimalizálási módszerek valószínű következményeit.

Minden költség a következőkre oszlik:

• Kiemelt prioritás. Az ilyen kiadások szükségesek ahhoz, hogy a vállalkozás folytathassa tevékenységét. Ide tartozik az alkalmazottak bérének kifizetése, a termeléshez szükséges alapanyagok beszerzése.
• Prioritás. Ez a mobilkommunikáció, a reklám fizetésének költsége. Ha abbahagyja a jelen cikk alapján történő fizetést, akkor a cég munkája meghiúsul.
• Megengedett. Ide tartoznak az alkalmazottak juttatásai, a szanatóriumi kezelések kifizetése a személyzet számára. Ha a cégnek nincs szabad pénzeszköze, akkor ezek a kifizetések felfüggeszthetők, de célszerű megtartani.
• Fölösleges. Ilyen költségekre példa a cégvezető magánrepülésének kifizetése. Az ilyen költségek törlése nem érinti hátrányosan a társaság működését.

Az expressz költségcsökkentés kiválasztásakor mindenekelőtt a „felesleges” tételek kifizetését leállítják, és élesen korlátozzák a megengedetteket. Nem tanácsos csökkenteni az első két kategóriát.

Gyors költségcsökkentés

A vállalkozás költségeinek gyors ütemű optimalizálása aszámos esemény. A költségek lehető leghatékonyabb csökkentése érdekében a vezetőségnek először meg kell határoznia, hol takarít meg.

1. Spóroljon a gyártási anyagokon és a nyersanyagokon. A költségek optimalizálásának módjai eltérőek lehetnek. A költségek csökkentésének leghatékonyabb módja a beszállítókkal kötött szerződések felülvizsgálata annak érdekében, hogy az árukat kedvező áron szerezzük be. A beszállítók fizetési halasztást is kínálhatnak, ami lehetőséget ad a vállalatnak, hogy további hitelek megszerzése nélkül előteremtse a szükséges összeget.
2. A szállítási költségek elemzése és a kiadási tétel optimalizálása. Ezen kívül csökkentheti az áram, a távközlés költségeit. A szállítási részleg kiszervezhető, majd felveheti a kapcsolatot a logisztikai központtal, amely programot készít a szállítási költségek csökkentésére. Az áram költségének csökkentése érdekében szabályozza a fogyasztását, figyelje a megvilágítás szintjét sötétben, telepítsen energiatakarékos berendezéseket. A vállalati mobilkommunikációra jogosult munkavállalók listájának szűkítése jelentősen csökkenti a költségeket. Tárgyalhat mobilszolgáltatóval vagy távközlési szolgáltatóval kedvező feltételekkel vállalati szerződés megkötéséről.
3. Létszámcsökkentés és bércsökkentés. Az outsourcing és a szabadúszó hatékonyan csökkenti az alkalmazottak fizetésének költségeit, és a cégek toborzása vagy egy belső toborzási osztály segít leváltani a nem hatékony alkalmazottakat. Például nem szükséges, hogy takarítónő legyen a személyzetben. kiszervezett karbantartó személyzetakár 20%-ot takaríthat meg az egyes alkalmazottaknak járó kifizetésekből.

Másik lehetőség a költségek optimalizálása a bérek csökkentésével, de a szociális juttatások biztosításával: az egészségbiztosítási feltételek listájának bővítésével, a dolgozók ellátásával a cég költségén, vagy ingyen kávéval a gépben. A tanulmányok azt mutatják, hogy a beruházás ebben az esetben hosszú távon megtérül, mivel növeli a személyzet lojalitását.

Szisztematikus rövidítések

Ahogyan ennek az optimalizálási módszernek a neve is sugallja, lényege a költségek csökkentését célzó időszakos tevékenységek elvégzése.

1. Befektetések kezelése. A hosszú távú befektetéseket mindig gondosan indokolni kell, ahhoz, hogy egy cég új, hatékonyabb berendezéseket vásárolhasson, az érintett részlegnek meg kell érvelnie, hogy mi lesz a haszna a cégnek, amikor a projekt megtérül, mikor kezd nyereséget hozni. Az új, versenyképes technológiák bevezetése segíti a vállalkozások fejlődését. Amikor azonban döntést hoz valami vásárlásáról, a vezetőségnek szem előtt kell tartania a fő célt - a költségcsökkentést.
2. Beszerzési menedzsment. Ez abból áll, hogy időszakonként új beszállítókat keresünk, akik minőségi termékeket kínálnak jobb áron.
3. Üzleti folyamatmenedzsment. A "hirtelen menedzsment", amely hazánkban is jellemző, nagyban befolyásolja az üzleti élet elveit. Az új módszerek szempontjából az üzleti folyamatok megszervezésénél javasolt a termelést a vásárló oldaláról nézni. Végezzen folyamatelemzést. A vállalkozás vezetőjének fel kell tennie magának a kérdést, hogy a vevő fizet-e ezért? Az ügyfél nem akar majd fizetni az árumozgásért, az állásidőért, a termelés újrafelszereléséért a terméket javító változtatások nélkül. Ezért az ilyen kiadásokat vagy csökkenteni kell, amennyire csak lehetséges, vagy teljesen meg kell szüntetni.

Optimalizálási szabályok

A költségek optimalizálását célzó cselekvési terv összeállításakor emlékeznünk kell arra, hogy egy probléma szituációs megoldása nem mindig a legjobb választás. A költségek csökkentése olyan házimunka, amelynek minden nap jó szokássá kell válnia.

Az optimalizálási szabályok betartásával a legkisebb veszteséggel érheti el a maximális hatást.

1. A költségeket nem mindig kell csökkenteni, gyakrabban kell hatékonyan kezelni. Néha az általános költségek csökkentése érdekében növelni kell a költségek összegét bizonyos irányban.
2. A költségeket minimálisra csökkentjük a legjobb eredmény elérése érdekében. A hatékonysági szabály azt mondja, hogy egy költségegységnek feltétlenül a maximális eredményt kell biztosítania.
3. Mindig vannak költségek, legyen szó cselekvésről vagy tétlenségről.
4. A kiadások terén nincsenek apróságok. Haragudjanak meg a cég dolgozói az egy hónap alatti harmadik tucat toll használatáról szóló jelentés miatt. De ha megszokják, hogy az apróságokra is odafigyeljenek, ennek eredményeként fizetésemelést vagy jobb munkakörülményeket tapasztalhatnak.
5. A költségek lehető legalacsonyabb szinten tartására való törekvés nem mindig hasznos. Optimális lehet a költségek enyhe csökkentése és megfelelő szinten tartása.szükséges szint.
6. A költségvetési kiadások optimalizálása lehetetlen pénzügyi befektetések nélkül.
7. Van egy olyan típusú költés, amely lehetővé teszi, hogy elkerülje a még nagyobb veszteségeket. Ide tartozik a biztosítás, a biztonsági őrök bérbeadása, a riasztók felszerelése és a termékminőség javítása.
8. A cég minden dolgozóját be kell vonni a folyamatba, de mindenkinek legyen saját, fontos feladata.
9. Az óvatosság soha nem túl sok. A jelentés elolvasása nyomán felmerülő gondolat vagy megérzés a mutatók mélyebb elemzését kényszeríti ki, és szinte mindig a költségek csökkenéséhez vezet.
10. A költségoptimalizálást folyamatosan kell végezni. Az új kiadások befolyásolják a társaság eredményét. Hirtelen megjelenve és hirtelen észrevétlenül eltűnve jelentős károkat okozhatnak a cég költségvetésében. A költségek nyomon követésének kötelező feladatnak kell lennie, amelyet jelenteni kell a vállalat felső vezetésének.

A bevételek és kiadások optimalizálása – olyan eljárások, amelyek kéz a kézben járnak. Az ellenőrizhetetlen kiadások nem hoznak nyereséget a vállalatnak, és a profit növekedése közvetlenül összefügg a költségszabályozással.

Fogalmak zavara

A Finance költségoptimalizáló programja gyakran tartalmaz nem költségelemeket.

A leghatékonyabb program létrehozásához a vezetőségnek meg kell értenie a költségtípusok közötti különbséget.

Például az eredmény-kimutatáson alapuló költségszabályozás nem tekinthető költségkontrollnak.