Mi a személyzeti részleg: funkciók és feladatok, struktúra, az alkalmazottak feladatai

2024 Szerző: Howard Calhoun | [email protected]. Utoljára módosítva: 2023-12-17 10:30

Ahhoz, hogy megértsük, mi az a személyzeti osztály, tanulmányoznia kell munkájának jellemzőit, fő funkcióit és felépítését. De általánosságban elmondható, hogy az ilyen egységek részt vesznek a személyzeti menedzsment folyamatában. A vállalkozás hatékonysága nagyban függ tőlük.

Mi az a humánerőforrás?

Ez a terminológia egy vállalaton belüli struktúra meghatározására szolgál, amelynek kiemelt feladata a szervezet céljainak elérése a szükséges szakemberek kiválasztásával. A személyzeti osztály dolgozói emellett hozzájárulnak a bérelt munkavállalók tapasztalatának, hatékonyságának és képzettségének leghatékonyabb felhasználásához. Így részt vesznek a vállalaton belüli személyzetirányítási folyamatban.

Ha részletesebben beszélünk ennek a szerkezetnek a működéséről, akkor a következő feladatokat emelhetjük ki, amelyekben részt vesz:

• Személyzet keresése, kiválasztása és felvétele megfelelő mennyiségben és a szükséges képzettséggel. Interjúkat készítenek és a szükségesdokumentáció.
• Karriertervek kidolgozása alkalmazottak számára. Az alkalmazottakat meghatározott pozíciókra osztják be: előléptethetők, lefokozhatók vagy áthelyezhetők.
• Személyzeti technológiák fejlesztése. Tervben van a vezetői pozíciókban dolgozó szakembercsere, az alkalmazottak készségeinek fejlesztése stb.
• A teljes munkaidős alkalmazottak hatékony rendszerének kialakítása. Programot dolgoznak ki a szakemberek karrierlétrán való előmenetelére.

Ugyanakkor az osztály minden tevékenységének összhangban kell lennie a munkaügyi jogszabályok követelményeivel.

Struktúra

Egy teljes értékű humánerőforrás osztály több fő- és támogató egységből áll. A következő funkcionális felosztásról beszélünk:

• toborzás;
• munkaszervezet;
• szociálpszichológiai klímakutatás;
• személyzet képzése és átképzése;
• munkahelyi egészség és biztonság;
• előléptetés és karriertervezés;
• motiváció, beleértve az alkalmazottak pénzügyi ösztönzőit;
• tartalékok felmérése, értékelések és munkaerő-adagolás.

Lehet, hogy a kisvállalatok nem rendelkeznek egyes részlegekkel.

Funkciók

Könnyebb lesz megérteni, mi az a humánerőforrás-osztály, ha megérti a munkájának jellemzőit.

Az ilyen struktúrák munkájának funkcionális oldala a vállalati személyzet irányítására korlátozódik, figyelembe véve a vállalat kialakított stratégiáját. Ezenkívül a személyzeti osztály határozza meg a vállalkozás jelenlegi és jövőbeni munkaerő-szükségletét. A kapott adatok alapjánaz új szakembereket értékelik.

A toborzási kritériumok fejlesztése folyamatban van a folyamat hatékonyságának javítása érdekében. A belső és külső munkaerő-toborzás arányát is optimalizálják.

A humánerőforrás osztály és funkcióinak tanulmányozása során figyelmet kell fordítani ennek a struktúrának olyan munkairányára, mint a vállalati személyzet szakmai fejlesztésére. Ez szükséges intézkedés a vállalkozás stratégiai céljainak eléréséhez. Ezt a feladatot a következő folyamatok elindításával hajtják végre:

• a továbbképzés során a legmegfelelőbb alkalmazotti képzési forma kiválasztása;
• a személyzeti tanúsítás formáinak, feltételeinek és elveinek meghatározása;
• a vállalkozás dolgozóinak átképzésének és képzésének szervezése;
• az összes alkalmazott készségeinek fejlesztéséhez szükséges különféle intézkedések megtervezése.

Az elbocsátás kérdését érinteni kell, hogy teljes mértékben megértsük, mi az a személyzeti osztály. A vállalkozás ilyen struktúrájának szakembereinek időszakonként el kell bocsátaniuk az alkalmazottakat.

A folyamat részeként olyan műveletek hajthatók végre, mint:

• alkalmas lehetőségek kiválasztása az alkalmazottak elbocsátására;
• szociális garanciák biztosítása a távozó munkavállalóknak;
• a személyzet felszabadításának okainak elemzése.

Munkák kivitelezése és költségei

A személyzeti osztály köteles kiépíteni és megszervezni a kulcsfontosságú folyamatok megvalósításához szükséges munkát:munkahelyek meghatározása, technológiai és funkcionális kapcsolatok kialakítása közöttük, a szükséges munkakörülmények biztosítása. E feladatok elvégzése elkerülhetetlenül olyan tevékenységeket von maga után, mint:

• a személyzet munkájának operatív ellenőrzése;
• kedvező munkakörülmények megteremtése;
• rövid távú személyi fejlesztési tervezés megvalósítása (szakképzettség);
• a munkakör meghatározása az egyes helyszíneken.

A humánerőforrás osztály felelős a számukra nyújtott személyi és szociális szolgáltatások költségeinek tervezéséért.

Vezetés

A személyzeti osztály fő feladata a személyzeti menedzsment. Ennek megvalósításához a struktúra szakemberei a következő módszereket alkalmazzák:

1. Adminisztratív és jogi. Segítségükkel olyan típusú befolyást hajtanak végre, mint adminisztratív, szervezeti és fegyelmi. Ez közigazgatási bírságokat is tartalmazhat.
2. Szervezeti. A lényegük elsősorban a munkahelyek tervezésében rejlik.
3. Gazdasági. Ezek a módszerek magukban foglalják az anyagi ösztönzőket, a munkaerő minimális méretének meghatározását, a költségelszámolást, a kiváltságokat és a garanciákat.
4. Szociálpszichológiai. Társadalmi és pszichológiai kutatásról, valamint tervezésről szól.

Minden módszert egy adott vállalkozás sajátosságainak figyelembevételével használunk.

Tervezés

Bármely szervezet rendszeresen végez számításokata szükséges erőforrások szintjének meghatározásához. Az ilyen elemzések keretein belüli személyzeti tervezés a teljes rendszer egyik fő eleme. Ez végül lehetővé teszi a vállalat számára, hogy bizonyos pozíciókban és a megfelelő időben biztosítsa a cég számára az összes szükséges szakembert.

A tervezést a következő területeken kell elvégezni:

• toborzás;
• szakorvosi összetétel optimalizálása;
• személyzeti költségek;
• személyzetfejlesztés;
• edzés;
• költözés és létszámleépítés;
• specialisták használata;
• személyzet megtartása.

Az ilyen tervezés a következő célok elérése érdekében történik:

• A személyzet potenciáljának maximalizálása;
• a cégnek a szükséges munkaerő biztosítása;
• új alkalmazottak fogadása és megtartása a csapatban;
• a fenntartási és munkaerő-felvételi költségek meghatározása;
• a lehetséges problémák azonosítása, amelyek a létszámtöbblet vagy -hiány hátterében felmerülhetnek.

Az első dolog, amit a HR határozza meg a tervezési folyamat részeként, azok a tényezők, amelyek befolyásolják a szervezet személyzeti igényeit. A munkahelyekről, az alkalmazott technológiákról, a legyártott termékek számáról és a vállalkozás fejlesztési stratégiájáról beszélünk.

Maga a személyzet 3 fő kategóriába sorolható:

• alkalmazottak, beleértve a különböző szintű vezetőket;
• műszakiszemélyzet;
• munkások (szakképzett segéd- és alapszakmák).

A főnök feladatai

Egy szerkezeti egység, például egy kórház személyzeti osztályának vezetőjének meg kell osztania a feladatokat az alkalmazottak között, és figyelemmel kell kísérnie azok végrehajtását. Az ilyen vezetőnek ismernie kell a kórház (vagy más intézmény) munkájának minden oldalát, hogy időben észrevehesse a munkafolyamatok megszervezésének hiányosságait. Az egész osztály teljesítményéért a vezető felelős.

Feladatai közé tartozik a dokumentumok jóváhagyása és azok kitöltésének jogszerűségének ellenőrzése is. Így ha a szakember hibázik, az egység vezetőjét is megbírságolják.

Emellett a vezető stratégiát dolgoz ki a vállalatnál a személyzeti munkára vonatkozóan.

Dokumentumok

A hivatalos dokumentumokkal való munkavégzésről szóló információk segítenek megérteni, mi is az a humánerőforrás-osztály. A bérmunkások kódex szerinti nyilvántartását a tervezési táblázatok elkészítésének szükségessége egészíti ki. Ez utóbbiakat gyakran használják az állami tulajdonú vállalatoknál a beosztási rekordokról, a beosztás változásairól stb. vonatkozó információk bevitelére. Minden ilyen változtatáshoz utasítást kell csatolni.

A személyi szolgálatról szóló rendelet megírása és jóváhagyása szükséges. Az osztályszakértők jogainak, kötelességeinek és funkcióinak rögzítésére szolgál. Emellett munkaterv is készül.

Emberi erőforrások

A tiszta kép érdekébenhogy mi az egyetem vagy más intézmény személyzeti osztálya, figyelni kell az egység és a vállalat személyzetével való interakció sajátosságaira.

Annak érdekében, hogy a munkacsoportban a kommunikáció magas szintű legyen, tanulmányozzák az alkalmazottak személyes és üzleti tulajdonságait. A beszerzett adatok alapján összeállítják a jellemzőket, majd szükség esetén konkrét szakemberek áthelyezését vagy a feladatok újraelosztását.

A Humánerőforrás Osztály fegyelmi eljárást is intéz. A konkrét intézkedések megtétele előtt az osztály szakemberei tanulmányozzák az alkalmazottak kötelességszegését, helyesen dokumentálják és tájékoztatják a munkavállalót a helyzetről.

Ugyanakkor fontos figyelembe venni az összes jogi finomságot az ilyen dokumentumok elkészítése során.

Az ösztönzők esetében is kompetens megközelítésre van szükség. Mindegyikre bizonyos korlátozások vonatkoznak.

Következtetés

A személyzeti osztály fő funkciója a konkrét szakemberek iránti igény azonosítása, felkutatása és későbbi regisztrációja. Az ilyen feladatok ellátása nagy mennyiségű munkával jár, mivel szükséges a potenciális alkalmazottak megfelelő felmérése és megfelelő elosztása a különböző pozíciókban.