A beszerzési osztály céljai és felelősségi körei

2025 Szerző: Howard Calhoun | [email protected]. Utoljára módosítva: 2025-01-24 13:17

Miért van szükségünk beszerzési osztályra? Ez a részleg minden szervezetben ilyen vagy olyan formában képviselteti magát. Munkája pedig közvetlenül befolyásolja az egész szervezet egészének hatékonyságát. Nézzük meg közelebbről, hogy az osztály munkája hogyan befolyásolja a szervezet eredményeit.

Osztály célkitűzései

A Beszerzési Osztály egy olyan részleg, amely arra specializálódott, hogy a vállalat számára a legkedvezőbb feltételek mellett vásároljon árut szállítótól.

Az osztály munkája közvetlen hatással van a vállalat összes tevékenységére. A választékért, az értékesítésért, a raktárak telítettségéért, a szükséges áruk rendelkezésre állásáért, a működő tőke hatékony felhasználásáért.

A vásárlási célok rangsorolhatók a vállalat globális céljai alapján, de a teljes lista gyakran így néz ki:

• meghatározza a vállalat igényét egy adott termékre;
• vásároljon árut a lehető legjobb áron;
• magas forgalom előmozdítása;
• teremtse meg az áruk időben történő átvételének feltételeit;



• értékela termék minősége és a legjobb minőség vásárlása;
• kapcsolatot tart fenn egy beszállítóval vagy beszállítókkal;
• hatékonyan működjön együtt a cég többi tagjával;
• A vásárolt áruk hatékony nyomon követése;
• figyelje a forgalmat, hogy a lehető legnagyobb hasznot hozza a vállalatnak.

Fő funkciók

A különböző szervezetekben a beszerzési osztály funkciói jelentősen eltérhetnek egymástól. Vannak azonban olyan funkciók és felelősségek, amelyek szinte minden vállalatnál jellemzőek egy osztályra:

• Beszállítói piac megfigyelése;
• a raktáron lévő áruk elérhetőségének figyelemmel kísérése;
• a választék időben történő feltöltése;
• keresse a legjobb beszállítókat és árakat;
• tárgyalások a beszállítókkal;
• áruk szállításának és rakományszállításának ellenőrzése;



• áru átvétele;
• vásárolt áruk minőségellenőrzése;
• panasz, ha szükséges.

A beszerzési részleg további funkciói, amelyek a szervezetben jelen lehetnek vagy nincsenek - sajátosságaitól és felépítésétől függően:

• választékkezelés;
• információk gyűjtése a versenytársakról;
• beszállítók bevonása a marketingszervezetbe.

Struktúra

A beszerzési osztály felépítése a következők függvényében épül fel:

• szervezet mérete;
• iparágak;
• szortiment egységek száma a forgalomban;
• beszállítók száma;
• földrajzi elhelyezkedésük.

A szervezet típusától függően a beszerzési osztály központilag vagy regionálisan irányítható.

Ez egy mátrixstruktúra, amely a beszerzési osztály vezetőjéből (vezető, igazgató) és a beszerzések vezetőiből (szakembereiből) áll.

A cikkek vagy kategóriák átlagos száma vezetőnként körülbelül 7, de ez a termelés mennyiségétől vagy a forgalomtól függően változhat.

Az osztály és dolgozói feladatai

A beszerzési osztály hatékony munkájához szükséges a beszerzési osztály felelősségi körének egyértelmű megosztása az alkalmazottak között.

Az osztályvezető fő feladata, hogy az osztály munkájának optimalizálásával, a munkatársak tevékenységének összehangolásával biztosítsa a szükséges áruellátás folyamatosságát és stabilitását. A beszerzési menedzsernek is rendelkeznie kell minden megkötött szerződéssel és kategóriával, hogy az osztály hatékony munkáját megszervezhesse és folytathassa bármely alkalmazott távollétében is.

A beszerzési menedzserek vagy az osztály szokásos szakembereinek feladatai közé tartozik az áruszállítás megszervezése, a rakományszállítás nyomon követése, a vásárolt tételek kifizetésének ellenőrzése és a vásárlások tervezése.

A hatékony modell az lesz, ahol minden vásárlónak megvan a maga felelősségi területe, amely cikkek vagy termékkategóriák listájából áll.

Alkalmazotti követelmények

Tekintettel az alkalmazottak felelősségére és az osztály funkcióira, összeállíthat egy listát a követelményekrőlideális jelölt vevő pozícióra.

A beszerzési osztály alkalmazottainak a következő készségekkel, ismeretekkel és személyes tulajdonságokkal kell rendelkezniük:

• Információelemzés képessége. A szállító kiválasztásának sok szempont alapján kell történnie. Ez a legjobb ár és földrajzi előny, valamint a beszállító cég és az Ön szervezete logisztikájának összehangolása.
• Az árképzési elvek ismerete.
• A beszerzés jogi kereteinek ismerete.
• Szerződések összeállításának és megkötésének képessége.
• A tárgyalás képessége. Néha nagyon fontos, hogy egy beszállítóval egyedi feltételeket dolgozzon ki cége számára. A beszállítói ár csökkentése vagy a beszállító erőforrásainak felhasználása promóciókra, munkatársaik termékspecifikus képzésére, termékrészletekre és utólagos fizetési rendszerekre mind jó versenyelőnyt jelenthet a hasonló cégek között.
• Az üzleti kapcsolatok fenntartásának képessége.
• A tevékenységek megtervezésének képessége.

A vásárlók és a beszerzési menedzser motivációja

A beszerzési osztály motivációs rendszerét úgy kell felépíteni, hogy a munkavállaló maximális hatékonysággal dolgozzon. Ugyanakkor nem szabad egymásnak ellentmondó és a munkavállaló képességeit meghaladó követelményeket előterjeszteni.

A havi motivációs rendszer megvalósításához a következőkre lesz szüksége:

• Hozzon létre egy KPI-modellt a részleghez. Ezek olyan mutatók, mint a beszerzési terv teljesítése, a forgalmi arány, az értékesítés jövedelmezőségeáruk, az elavult áruk jelenléte és hiánya.
• Készítsen modellt a kulcsfontosságú teljesítménymutatókról minden alkalmazott számára olyan szempontok alapján, mint a szervezet ár-deltája a versenytársakhoz képest, a szükséges termék elérhetősége, a megvásárolt termék minősége, új márkák bevezetése, az egyén beszállítói feltételek és így tovább.
• A prémium kiszámítása a KPI-modell alapján történik. Ezenkívül hatékony lesz egy két részből álló bónusz kifizetése: egy bónusz az osztály teljesítményéért és egy bónusz a tervek személyes teljesítéséhez.

Ugyanakkor minden KPI-feltételnek rendelkeznie kell a következő tulajdonságokkal:

• mérhetőség;
• átlátszóság;
• tervezési kritériumot a piaci trendek figyelembevételével kell kialakítani.

Azaz a vevő, ha kívánja, önállóan is kiszámíthatja prémiumának összegét.

Az osztályvezető bónusza alapozható a teljes osztály mutatóira, és tartalmazza az egyes dolgozók teljesítménymutatóit is.

Ugyanakkor a beszerzési osztály közönséges alkalmazottjának bónuszrésze a teljes fizetés 50%-a, az osztályvezető bónusza pedig körülbelül 30-40%. A többi a fizetés, mert nem minden osztály teljesítménymutatója köthető egy-egy alkalmazott tevékenységéhez.

Az értékesítés a vevő felelőssége alá tartozik-e?

A beszerzési részleg KPI-jének számításaiban olyan kritériumot használhat, mint a vásárolt áruk forgalma - az értékesítések vagyonához viszonyított aránya.

Úgy tűnik, a vevőnek kellcsak áruvásárlással foglalkozz, de ennek ellenére a vásárolt áru minősége, árvonzósága a végfogyasztó vagy a cég ügyfele számára jelentősen befolyásolja az értékesítési terv megvalósulását.

Ezért az eladások mennyisége és minősége fele a jól lebonyolított vásárlásoktól függ.

A beszerzési részleg helye a szervezet felépítésében

A beszerzési osztály által megoldott feladatokat a modern marketing trendeknek megfelelően a következő sorrendben kell megoldani:

• Először is létrejön egy értékesítési stratégia (késztermék vagy vásárolt áru).
• Ezután, ha a beszerzési részleg a vállalkozásban van, akkor a termelési stratégia kérdése eldől.
• És csak ezután kerül kidolgozásra a szükséges áruk, nyersanyagok vagy alkatrészek beszerzési stratégiája.

A beszerzési vezető gyakran közvetlenül a cég vezérigazgatójának számol be.

A beszerzési osztály és a marketing és értékesítési osztály között is hatékony kommunikációnak kell lennie. Enélkül a beszerzési részleg létrehozására, szerkezetének és motivációjának javítására irányuló sok erőfeszítés nem lesz megfelelő eredmény.

Ha egy gazdaságban vagy szervezetben kategóriamenedzsment rendszert vezetnek be, akkor a vevőnek együtt kell működnie a kategóriamenedzserrel. Ugyanakkor le kell határolni az egyes szakemberek felelősségi körét, hogy a motivációs rendszer átlátható és mindenki számára érthető maradjon.