Munkaidő. Fénykép a munkaidőről: példa, minta

2024 Szerző: Howard Calhoun | [email protected]. Utoljára módosítva: 2023-12-17 10:30

A hatékonyság sikeressé, versenyképessé teszi az embereket. A munkaidő-fotózás nagyszerű eszköz a munkaidő-felhasználás hatékonyságának kutatására, más szóval időmérésnek is nevezik. Mi ez az eszköz, hogyan kell használni és milyen eredményeket hoz - olvassa el a cikkben.

Mi az a munkaidő-fotózás?

Ez egy olyan kutatási módszer, amelyben egy teljes munkanapot vagy egy bizonyos időtartamot folyamatos mérésnek vetnek alá. Ennek a megfigyelésnek köszönhetően információt kaphat arról, hogy egy alkalmazott, alkalmazottak csoportja vagy csapata mit csinál a munkanap során. A felügyeletet szakember végzi, és egy ilyen vizsgálat önállóan is elvégezhető. Minden tevékenység, mind a munkával, mind a zavaró tényezőkkel, a füstszünetekkel, az informális kommunikációval és így tovább, teljesen rögzített.

Az időgazdálkodást kedvelő alkalmazottak közöttés felismerjük az időgazdálkodás fontosságát, ez egy népszerű eszköz. Sőt, ha érdekli a munkaidő optimalizálásának kérdése, a munkaidő-fotózás lesz az első lépés. Csak azt tudod kezelni, amit mérnek. Gyakran a puszta megfigyelés, még a munkanap módosítása nélkül is, már a hatékonyság növekedéséhez vezet.

Gólok

Ez a módszer számos célt szolgál. Az egyik legfontosabb a munkanapon belüli időveszteség azonosítása. A következő az időveszteség okainak meghatározása és egy olyan intézkedésrendszer kidolgozása, amely lehetővé teszi a hatékonyabb munkavégzést. A munkaidő-fotózás lehetővé teszi a munkafolyamatok időnormáinak kialakítását, a legsikeresebb alkalmazottak szervezési tapasztalatainak tanulását, és másoknak is megtaníthatja azt a magas eredmények elérése érdekében.

Ez a fajta kutatás különösen akkor válik értékessé, ha a létszámbővítés vagy -leépítés, a felelősségi körök újraelosztásának kérdése dönt.

Ha meg akarja beszélni felettesével a fizetésemelést vagy egy asszisztens keresését, egy saját készítésű, egyéni fénykép a munkaidőről kiváló bizonyíték lehet. Erős érvei lesznek, a vezető komolyabban veszi javaslatait, ha így készül fel.

Fényképezés a munkaidőről

Annak ellenére, hogy az eljárás neve tartalmazza a „fotózás” szót, semmi sem szükséges a fényképészeti eszközöktől. Elég papír éstollak. A feladat egyszerűsítésére kész nyomtatványok készültek kitöltési mintákkal. Olyan jogrendszerekben találhatók meg, mint a „Tanácsadó”. Az űrlapot saját maga is kifejlesztheti, vagy egy közönséges asztallal is boldogul.

Egy nap nem mindig elég, így a megfigyelés több napig is eltarthat.

Az egész folyamat feltételesen három szakaszra osztható: előkészítés, megfigyelési folyamat, eredmények feldolgozása. Az előkészítő szakaszban összeállítják és kitöltik az űrlapokat, a megfigyelés szakaszában nyilvántartást vezetnek, az eredmények feldolgozásának szakaszában kiszámítják, mennyi ideig tart egy ilyen vagy olyan típusú munka, elemzik a hatékonyságot, és következtetéseket vonnak le.

Eredmények számlálása

A számolás kényelmesebbé tétele érdekében az azonos típusú műveleteket egyesítik, csoportokba gyűjtik. A legnépszerűbb csoportok:

• Előkészítő és befejező munkák (berendezések indítása, szükséges eszközök előkészítése, berendezés kikapcsolása, munkahely takarítása).
• Szervezeti problémák.
• A feladatok közvetlen ellátására fordított idő.
• Pihenő és ebédszünet.

Kisebb csoportok beazonosíthatók, ha az adott vizsgálathoz megfelelő. Ezután egy együtthatót számítanak ki, amely megmutatja a munkavállaló munkanapjának hatékonyságát vagy eredménytelenségét.

Időzítési lap

Az űrlapnak rendelkeznie kell egy „fejléccel”, amelybe be kell írni a teljes névre és a szakterületre vonatkozó információkatalkalmazott, a létesítmény, ahol a vizsgálatot végzik, az elemzés dátuma és időpontja.

Akkor legyen egy asztal. Az első oszlop egy sorszám, majd egy oszlop az elvégzett munka megnevezésére. A harmadik oszlop azt az időtartamot jelzi, amelytől és mennyi ideig végezték a munkát. A negyedik oszlop a munkával töltött időt számítja ki. Hozzáadhat megjegyzés oszlopot.

A kutatás fő típusai

Egy alkalmazott megfigyelhető, akkor egyéni fotó lesz. Megnézhetnek egy csoportot vagy brigádot, akkor csoport- vagy brigádfotó lesz.

Ha a megfigyelést egész munkanapon keresztül végzik, akkor egy ilyen fényképet klasszikusnak neveznek. Nem az egész napot javíthatja, hanem csak az egyes pillanatait.

Egy további részlegről már volt szó fent. Megfigyelheti szakember, vagy saját maga is lefényképezi a munkanapot. Külső szemlélő alkalmazása esetén negatív reakcióba ütközhet az alkalmazottak részéről. Előfordulhat, hogy megtagadják a felügyelet melletti munkát, vagy éppen ellenkezőleg, a szokásosnál gyorsabban és többet kezdenek dolgozni, ami hibás időköltségadatokhoz vezet.

A kutatás videoberendezés segítségével végezhető. Ezzel egyrészt objektív információhoz juthatunk, másrészt nem minden cselekvés különíthető el egyértelműen úgy, hogy csak oldalról, a munkát végző személy megjegyzései nélkül figyeljük meg.

Pszichológiaielőkészület

Kutatás arról, hogy az alkalmazottak hogyan használják fel a munkaidőt – a munkaidő fotózása, technikailag egyszerű, de lélektanilag bonyolult módszer. Az alkalmazottak az ilyen tanulmányokat kísérletként tekintik megfigyelésükre, rontják a munkakörülményeket, azonosítják a hiányosságokat és büntetik.

Ezért fontos odafigyelni az ilyen tanulmányok fontosságának előzetes magyarázataira. A csapat pszichológiai légkörének komoly hatása van. Ha az emberek a bizalom és a jóindulat légkörében dolgoznak, akkor készséggel megtesznek mindent, ami a szervezet hatékonyabbá és versenyképesebbé válik. Ha éppen ellenkezőleg, a csapatot bizalmatlanság, állandó büntetés jellemzi, akkor rendkívül nehéz lesz megbízható, valóban eredményt hozó információkhoz jutni.

Fontos egy olyan motivációs rendszer kiépítése, amelyben az alkalmazottak számára előnyös lenne a leghatékonyabb munkavégzés.

Példa boncolgatása

Nem minden alkalmazott tudja pontosan meghatározni a munkanapot. A legnehezebb a vezető beosztású alkalmazottakkal lebonyolítani, a könyvelő munkaidejéről készült fénykép különösen nehéz. Könnyebb azokkal a szakemberekkel, akiknek a tevékenysége világos határokkal és jellegzetes sajátosságokkal rendelkezik. Ezek általában működő szakterületek.

Nézzünk egy példát. Az alkalmazott a vállalati részleg vezetője. Itt van egy fénykép a munkaidőről (minta):

• Munkanap eleje - 9-00.
• A munkahely előkészítése(a számítógép indítása, dokumentumok előkészítése) - 9-10.
• Planerka – 9-15.
• Telefonbeszélgetés egy kulcsfontosságú ügyféllel - 9-30.
• E-mail ellenőrzése - 9-42.
• Szerződés készítése ügyfél számára – 9-53.
• Füstszünet - 10-37.
• Új termék bemutatójának készítése az ügyfél számára – 10-57.
• Ebéd - 14-05.
• Gyakornoki hely új alkalmazottnak - 14-58.
• Füstszünet - 16-15.
• Ügyfelek hívása - 16-30.
• A nap vége (az asztal tisztítása, a számítógép kikapcsolása) - 17-55.
• Eltávozás otthonról - 18-00.

Most ki kell számolnia, mennyi ideig tartott az egyes műveletek, csoportokba kell osztani a munkatípusokat, ki kell számítania a vezető hatékonysági arányát. Ez a munkaidő-fotó (példa) segít a saját készítésében.

Kinek van szüksége erre az információra?

Először is, az érintettek a vállalat vezetői és tulajdonosai, akik szeretnék megérteni, hogy a személyzet milyen optimálisan van leterhelve, hatékonyan használják-e fel a vállalat munkaerő-erőforrásait.

A HR részleg dolgozóinak, a HR osztályoknak is hasonló tanulmányokra van szükségük a megvalósítható munkaköri leírások elkészítéséhez, a szervezetnek szükséges létszám pontos kiválasztásához és a kutatómunkához.

Maguk a felelős munkavállalók is érdekeltek abban, hogy a munkanap hatékonyan, leállás és rendkívüli munka nélkül teljen, ne legyen túlórás vagy elfogl alt munkaotthon.

Most már ismeri azt a technikát, amely lehetővé teszi annak felmérését, hogy a munkaidőt hatékonyan használják-e fel (a munkaidő fényképe). Próbálja meg átültetni a módszert a gyakorlatba, nagyszámú tartalékot talál, látni fogja, hogyan kell optimálisan dolgozni. Ennek a megközelítésnek köszönhetően Ön a cég egyik legproduktívabb alkalmazottjává válhat, és ez minden bizonnyal látható és értékelhető lesz.