Példák az előrehaladási jelentésekre. Hogyan írjunk jelentést

2024 Szerző: Howard Calhoun | [email protected]. Utoljára módosítva: 2023-12-17 10:30

Nincs olyan vezető, aki legalább évente egyszer ne követelje meg a beosztottjaitól, hogy beszámoljanak a tettekről. A probléma pedig az, hogy rutinszerű foglalkoztatás mellett egy ilyen dokumentum kidolgozása meglehetősen nehéz feladatnak tűnik. És valamiért szégyelljük magunkat, ha példákat kérünk a hatóságoktól az elvégzett munkáról szóló jelentésekre. Mi van, ha úgy dönt, hogy nem felelünk meg az általunk betöltött pozíciónak?

Kinek kell?

Ezt a kérdést az az előadó teszi fel, aki a jelentendő feladatot kapta. Leggyakrabban a cégek alkalmazottai szinte sértve érzik magukat az ilyen követelmények miatt. De mindennek van értelme.

Először is, az elvégzett munkáról szóló beszámolóra magának az előadónak van szüksége. Nem formális, hanem érdeklődő hozzáállás ehhez a folyamathoz, lehetővé teszi, hogy szűk keresztmetszeteket és gyengeségeket találjon képesítésében. Tehát meghatározásra kerülnek azok az irányok, amelyekben lehet (és szükséges) fejlődni. Végül is mindannyian tanulunk a hibáinkból.

Másodszor, a vezetőnek szüksége van rá. Az elvégzett munkáról szóló jelentés lehetővé teszi a minőség és aa feladatok megoldásának sebessége. Ennek a dokumentumnak köszönhetően sok kérdés eltűnik - a legprimitívebb „mit csinálsz állandóan”-tól a „miért cseréljem ki a számítógépet egy modernebbre” összetettig. Mert a jelentés jelezni fogja, hogy sokáig tart a dokumentum módosításainak mentése. És ez nem az előadótól függ - az elavult irodai berendezések nem működhetnek gyorsabban. Valójában ezért tűnik úgy, hogy az alkalmazott állandóan teát iszik – csak a műtét befejezését várja.

És a kérdés: "Miért kell jelentést írnom a hónap elvégzett munkáiról?" önmagában helytelen. Mert a statisztikai információk felhalmozása és az adatbázisok feltöltése a stratégák számára van értelme, és nem az operatív alkalmazottaknak. Egyszerűen könnyebb nekik megoldani egy problémát, mint a megoldási módszerekről beszélni.

Mit írjak

Az előrehaladási jelentések példái azt mutatják, hogy nagyon részletesen kell írnia. Bármi, ami apróságnak vagy apró gesztusnak tűnik, kulcsfontosságú elem lehet bizonyos funkciók végrehajtásában. Ezt azonban csak több írásos jelentés tanulmányozása után lehet megérteni.

Ha a munka rutin jellegű, például dokumentumok egyeztetése és az ellentmondások azonosítása, akkor érdemes táblázatos formát kialakítani. Ebben az esetben is, először a táblázatnak nagyon részletesnek kell lennie, és sok oszlopot kell tartalmaznia; idővel megszűnik néhány oszlop szükségessége, és a jelentés formája normális (olvasható - ésszerű) kinézetet ölt.

Bszámos esetben az elvégzett munkáról szóló beszámoló összeállításakor (pl. tanárok) lehetetlen formálisan megközelíteni az önvizsgálat kérdését. Az iskola ugyanis a tervezett oktatási és módszertani terhelésen, a szükséges anyagok elsajátításán túl oktatási tevékenységet is folytat. Ehhez sajátos megközelítésre van szükség a dokumentum elkészítésében: meg kell érteni a tanulók számának lemaradásának okait, meg kell találni a módját, hogy a gyerekeket felkeltsék tantárgyuk iránt. Ugyanakkor nem szabad megfeledkeznünk a sikeres (sőt tehetséges) iskolásokról sem.

Célok jelentése

A helyes összeállítás és a minimális időköltség érdekében már az elején el kell dönteni, hogy milyen célból és miért készül beszámoló az év során végzett munkáról. Nevezzük meg a legnépszerűbbet:

- a szervezetben elfogl alt bizonyos pozícióból származó valódi előny igazolása;

- a munkavállaló képesítésének megerősítése;

- a hatékony munka bemutatása a vezetőség felé;

- támogatásban részesül a következő jelentési időszakra;

- hozzájárulás beszerzése egy irány (ötlet) kidolgozásához;

- a hozzárendelt források és pénzügyek elköltésének indoklása stb.

A jól ismert megfogalmazás - a probléma helyes megfogalmazása a megoldás 50%-át adja - ebben az esetben is működik. Minél jobban megértjük, miért van szükség egy jelentésre, annál könnyebben írjuk meg. Egészen addig, hogy a „bemutatóra” dokumentum egyáltalán nem igényel kreatív megközelítést tőlünk. És időigényes.

Dokumentum szerkezete

Ha a cégnek nincskidolgozott jelentési űrlapot, akkor azt magának kell kidolgoznia. A dokumentum céljának ismeretében át kell gondolni a felépítését. Az előrehaladási jelentések mintái arra utalnak, hogy világos és egyszerű vázlatra van szükség.

A legelején el kell magyarázni az információ megjelenítésének célját és logikáját. Ismertesse az előadás sorrendjét és készítsen tartalomjegyzéket! A táblázathoz röviden meg kell indokolni, hogy miért ezt a formát választották.

A szakaszokon és alfejezeteken belül is ragaszkodni kell a bemutatás egységéhez. Így a dokumentum érthetőbb lesz, ennek eredményeként könnyebben áttekinthető. Egy hosszú távú jelentésben a diagramok és grafikonok formájában történő illusztrációk meglehetősen megfelelőek, amelyek megkönnyítik az észlelést. De itt be kell tartani az „arany középút” szabályt: a tömör szöveg, valamint a kizárólag vizuális anyagok nagyon gyorsan elfáradnak.

Stílus

Egy hétköznapi alkalmazott számára talán a terminológia és a megfogalmazás a legnehezebb írni. Egy hatalmas jelentés természetellenesnek tűnik, és negatív reakciót vált ki a vezetőség részéről. A túl egyszerű megfogalmazás (például 25 xeroxolt dokumentum) szintén taszítja az olvasót.

De a sablonokat kerülni kell. Az egyetlen kivétel az a dokumentum, amelyet soha senki nem fog elolvasni. Néha találkozunk ilyen problémákkal, de ebben a cikkben a valódi (nem pro forma) jelentésekre vagyunk kíváncsiak.

Mindenesetre nem szabad csak az eredményekről beszélni. Hogy kiemeljük őketbeszélni kell azokról a nehézségekről, amelyekkel a munka során szembe kellett nézni. A komplexitáselemzés többek között elgondolkodtató a vezetők munkaoptimalizálásáról. Az előrehaladási jelentések példái azt mutatják, hogy ne használjon homályos kifejezéseket, mint például „nem kielégítő állapot”, „nehézségek merültek fel” stb. Jobb, ha mindent a saját nevén nevezünk: „elromlott fénymásoló”, „az internet-hozzáférés hiánya”, „információk hiánya vagy nem megfelelő időben történő kézhezvétele a kapcsolódó osztálytól. Mindez lehetővé teszi, hogy megfelelően és objektíven értékeljük a vállalat jelenlegi helyzetét.

Eredmények értékelése

Minden eredményt számokkal kell alátámasztani. Az ilyen konkretizálás lehetővé teszi a fejlődés dinamikájának megértését.

Emellett meg kell határozni az eredmények értékelésének kritériumait. Az előző beszámolási időszakról van-e szó (ha például negyedéves jelentésről van szó), vagy fordítva, a kitűzött célok teljesülésének százalékos arányáról, az a dokumentum készítőjén múlik.

A közvetett mutatók általában sokat elárulnak a feladatok megoldásának folyamatáról. Itt is rengeteg információ található a további elemzéshez. A munkaerőköltségek meghatározásától a célok kitűzésének helyességének megértéséig.

A feladattól a megoldásig

A legtöbb jelentés előrehaladásról-folyamat alapján készül. Előnyösebb az a dokumentum, amely egyértelműen mutatja a probléma-megoldás viszonyát. Az olvasó azonnal megérti, milyen módszereket és technikákat (ha szükséges)az előadó kihasználta a feladat időben történő és minőségi elvégzését.

A még részletesebb "konkrét probléma - okai - célok kitűzése - megoldás" láncolat azonnal felveti a napi jelentés táblázatos formában történő bemutatásának szükségességét. Ráadásul a grafikonok nevei már ismertek. Az így bemutatott információk könnyen olvashatók és elemezhetők.

A mennyiségi mutatók bemutatása

Azokban az esetekben, amikor a jelentés főleg számadatokat tartalmaz, a táblázatos forma csak nagyon nehezen érthető. A folyamatos számfolyam néhány perc után szó szerint fárasztja az olvasót. Egy másik dolog - színes diagramok és grafikonok. Világosak, érthetőek, könnyen olvashatók.

Minden diagramhoz megjegyzést kell fűzni. Ezenkívül jelezni kell, hogy a különböző grafikonok hogyan kapcsolódnak egymáshoz; az ok-okozati összefüggések magyarázata tovább könnyíti a jelentés elemzését.

Ha anyagi erőforrásokat költöttek el a munka során, akkor ne csak felsorold az összeset. Ehelyett a megszerzett juttatásokat kell felsorolni. Teljesen másképp fog hangzani egy száraz mondat: „Irodai felszerelést vásároltunk”, ha azt írod: „2 munkahely jött létre, ami lehetővé tette az osztály teljesítményének növelését.”

Dokumentum kiállítása

Annak ellenére, hogy nincs egységes összeállítási forma, az elvégzett munkáról jelentést lehet készíteni a GOST szerint, amely meghatározza a főtudományos kritériumok. Meghatározza a formázásra, a betűtípusra és -méretre stb. vonatkozó követelményeket.

A dokumentum olvashatóságát illetően itt van néhány tipp:

- próbáljon meg egy bekezdésben legfeljebb 5 mondatot tartalmazni;

- a kulcsjelzők betűtípussal vagy színnel kiemelhetők;

- törje meg a szöveget úgy, hogy a táblázat vagy a grafikon ne foglalja el a teljes old alt; ügyeljen arra, hogy hagyjon helyet a megjegyzésekhez;

- írjon világos és tömör összefoglalót a jelentésről.

Ezek a tippek megkönnyítik a jelentés észlelését, ami azt jelenti, hogy kezdetben hűséges hozzáállásra késztetik az olvasót a dokumentum szerzője iránt. Képzeld el, hogy te vagy a főnök. A jelentést pedig úgy készítse el, hogy az Ön számára hasznos és érdekes legyen elolvasni.