Irodai adminisztrátor munkaköri leírása: feladatok, funkciók és jogok

2024 Szerző: Howard Calhoun | [email protected]. Utoljára módosítva: 2023-12-17 10:30

A legtöbb nyilvános helyen az első ember, akivel találkozik, amint átlépi a küszöböt, a recepciós. Ezeket a szakembereket szállodák, szépségszalonok, éttermek és természetesen irodai intézmények veszik fel. Számos felelősség hárul rájuk, a vendégekkel és partnerekkel való kommunikációtól a dokumentáció feldolgozásáig.

Jellemzők

Érdemes elmondani, hogy az adminisztrátor egy nagyon sokoldalú szakma, amely sokrétű feladatokat tartalmazhat. Kezdőknek az az előnye, hogy nem igényel mélyreható ismereteket egy adott területen.

A potenciális munkaadók nagyobb figyelmet fordítanak a személyes tulajdonságokra. Az irodai adminisztrátori posztra potenciális jelöltnek közepesen társaságkedvelőnek kell lennie, képesnek kell lennie különböző emberekkel való kapcsolatteremtésre, saját gondolatainak helyes kifejezésére. Előnyt jelent az is, ha érdeklődsz a választott terület iránt.tevékenységeket és a stressz kezelésének képességét. Ez utóbbi minőség minden bizonnyal jól jön majd a leendő adminisztrátornak. Hatalmas számú látogatóval kell kommunikálnia, akik között minden bizonnyal konfliktusok lesznek. Az adminisztrátornak azonban még ilyen helyzetekben is képesnek kell lennie udvariasnak maradni.

Megjegyzendő, hogy a vállalat munkaerő-toborzási politikájától függően előfordulhatnak felsőoktatási követelmények, az irodai berendezésekkel való munkavégzés képessége stb.

Ennek a pozíciónak a munkarendjét általában az intézmény nyitvatartási ideje határozza meg, hiszen reggel az adminisztrátor nyitja meg, este zárja be. Az alkalmazottak éjjel-nappali munkavégzésekor azonban műszakbeosztás készül. Az irodák általában nem működnek ebben a módban.

Arra is érdemes figyelni, hogy az adminisztrátor és az irodavezető más-más szakma. Az irodavezető valójában felügyeli a többi alkalmazottat. Az adminisztrátor vele ellentétben nem látja el ezt a funkciót. Csak a saját funkcióit látja el, szükség esetén kapcsolatba lép az iroda többi alkalmazottjával.

Fő felelősségek

Egy irodai adminisztrátornak a munkahelyén jelentős számú olyan feladatot kell ellátnia, amelyet a vezetőség bíz rá. Röviden soroljuk fel őket.

• Telefonhívások fogadása és utólagos elosztása. A tárgyalások során az adminisztrátornak rögzítenie kell az információkat és át kell adnia az alkalmazottaknak. Ha szükséges, a hívást kellátirányítás egy másik osztályra.
• Az irodai adminisztrátor feladatai közé tartozik egy olyan záradék, amely előírja, hogy az alkalmazottak kezdeti tanácsot adjanak a potenciális ügyfeleknek.
• A bejövő és a kimenő dokumentáció feldolgozásának szükségessége.
• Álláshirdetések feladása speciális portálokon és munkaerő-közvetítő ügynökségeken. Az irodai adminisztrátor feladatai közé tartozik továbbá, hogy kezdeti interjúkat készítsen a potenciális jelöltekkel.
• Az irodai berendezések zavartalan működéséhez szükséges írószerek és fogyóeszközök beszerzése.

A fent felsorolt feladatokon kívül az irodai adminisztrátor valójában folyamatosan érintkezik az emberekkel. Ezek mind a potenciális ügyfelek, mind a vállalat jelenlegi alkalmazottai. Ez a szakember felelős az alkalmazottak ütemezéséért.

Jogok

A jogok száma a kötelességekkel ellentétben sokkal kevesebb. Tehát mit csinál az irodai rendszergazdai utasítás?

• Cselekedjen a vállalat nevében, képviselje érdekeit más vállalkozásokkal való interakcióban.
• A más alkalmazottakkal való kapcsolattartás a kijelölt jogkörön belül.
• Tegyen megfontolandó javaslatokat a szervezet teljesítményének javítására.

Office rendszergazdai funkciók

A munkahelyen ennek a szakembernek meg kell tenniejelentős számú rábízott feladatot hajt végre:

• Az iroda előkészítése.
• A rend fenntartása.
• Látogatók kiszolgálása.
• Telefonszolgáltatás.

Valójában a funkciók száma több is lehet. Ez az adott intézmény irodai adminisztrátorának feladatkörétől függ.

Az iroda előkészítése

A hozzárendelt funkciók teljesítése általában az új munkanapra való felkészüléssel kezdődik. Az adminisztrátor a munkahelyére érve ellenőrzi az irodai berendezések működését, a fogyóeszközök, írószerek elérhetőségét. Ezután a szakembernek meg kell ismerkednie a látogatók listájával, és meg kell teremtenie a feltételeket a találkozásukhoz.

A rend fenntartása

Az adminisztrátornak nem szabad közvetlenül részt vennie a takarításban és az irodai rend fenntartása érdekében végzett egyéb tevékenységekben. Feladatai közé tartozik azonban a karbantartó személyzet munkájának összehangolása. Neki kell ütemeznie a takarítást, és jeleznie kell annak időtartamát.

Ügyfélszolgálat

Az adminisztrátor feladata az is, hogy a látogatókkal egyeztet a látogatás időpontjáról, egyezteti a vezetővel. A látogatások menetrendjét úgy kell összeállítani, hogy ne legyenek átfedések, és senkinek ne kelljen várakozással vesztegetnie az idejét. Ezenkívül az adminisztrátornak találkoznia kell a látogatókkal. Ő az, aki létrehozza az elsőtbenyomás.

Telefonszolgálat

Ez a funkció az adminisztrátorhoz van rendelve, hogy megszabadítsa a vezetőt a tárgyalásoktól, és ne vonja el a figyelmét a munkafolyamatról. Az alkalmazott egyes kérdéseket önállóan is megoldhat, vagy a menedzser ütemtervének megfelelően időpontot kérhet látogatóhoz. E feladatok ellátása során a munkavállalónak feltétlenül meg kell őriznie a titoktartást, nem szabad nyilvánosságra hoznia a rendelkezésére álló információkat.

Minta

Az irodai rendszergazda munkaköri leírása különböző elemeket tartalmazhat az adott szervezet követelményeitől függően. Általában azonban szabványos feltételeket írnak elő benne, amelyeket mintának vesszük.

• Általános rendelkezések.
• Képesítési követelmények. Általános szabály, hogy a potenciális ügyintéző számára elegendő egy középfokú szakirányú végzettség. A tapasztalat mindenképpen előnyt fog jelenteni.
• Felelősségek. Egyetlen munkaköri leírás sem teljes ennek az elemnek a nélkül.
• Jogok. Az adminisztrátornak például joga van javaslatokat tenni a vállalkozás tevékenységének javítására.
• További rendelkezések, amelyek más szakaszokban nem szereplő elemeket is tartalmazhatnak.

Az új alkalmazottnak áttekintésre munkaköri leírást szokás adni, melynek tényét saját aláírásával kell megerősítenie.

Munkahely

A munkavédelmi utasítás az irodai adminisztrátor számára bizonyos követelményeket támaszt a munkakörülményekre vonatkozóan. Például a munkahelyet úgy kell elhelyezni, hogy a munkavállaló kényelmes legyenellátják saját feladataikat. Általában a vezető irodája mellett található, és lehetővé teszi a többi alkalmazott megfigyelését.

Meg kell értenie, hogy a feladatok ellátása során az adminisztrátornak, valamint a többi alkalmazottnak gyakran irodai berendezéseket kell használnia. Éppen ezért úgy kell elhelyezni, hogy rövid ideig használható legyen.

Az egyik fontos feladat, amely nem szerepel egyértelműen az ügyintéző munkaköri leírásában, hogy összekötő szerepet töltsön be a közvetlen felettes és a beosztottak között. Ezért a munkavállalónak igyekeznie kell kedvező környezetet teremteni, és kapcsolatot létesíteni más szakemberekkel. Fontos, hogy ne csak a vezető utasításait helyesen közvetítsük, hanem az is, hogy ellenőrizni tudjuk azok végrehajtásának pontosságát.

Ebből az okból kifolyólag a másokkal való kapcsolattartás képessége fontos tényezővé válik a pozíció sikerében. Ez vonatkozik a vezetőkre és a beosztottakra egyaránt. Ami a személyes tulajdonságokat illeti, nagyon fontosnak tartják a szervezettséget és a stressztűrést, amelyek lehetővé teszik a többi alkalmazott irányítását, és nyugodt megőrzést a konfliktuslátogatókkal való foglalkozás során is.