Adminisztrátor munkaköri leírások: Felelősségek és főbb funkciók

2024 Szerző: Howard Calhoun | [email protected]. Utoljára módosítva: 2023-12-17 10:30

Az adminisztrátor beosztás alatt olyan szakképzett szakembert értünk, aki a vállalat egy adott területének irányítására jogosult. Ezen a területen az alkalmazott vezető, felelős szervező, aki képes a folyamatok irányítására és adminisztrálására.

Ez az alkalmazott elemzi az általános mechanizmus működését, azonosítja a munkájában fellépő hibákat és kiküszöböli azokat, a vállalat tevékenységének javítása érdekében. Korábban ez a szakma csak az emberi erőforrás menedzsment szféráját és a vállalati részlegek tevékenységét érintette. Most az adminisztrátor munkaköri leírása tartalmazhat adatbázis-kezelést, információs rendszereket.

Mik azok a rendszergazdák

Vannak humánerőforrás-adminisztrátorok és üzleti dolgozók. Az előbbiek ellenőrzik a rájuk bízott feladatok beosztottak általi teljesítésének minőségét és időszerűségét.feladatokat. Lehetnek eladók, pincérek, csaposok és egyebek.

Az adminisztrátornak gondoskodnia kell arról, hogy ezek az alkalmazottak a vállalat szabványainak és szabályzatainak megfelelően végezzék munkájukat. Utóbbiak irányítják az árusítók állományát, a cég nevében szerződéseket kötnek, árut fogadnak, átadnak és hasonlók. Az ezzel kapcsolatos további információkért tekintse meg az adminisztrátor munkaköri leírását.

Szabályzat

Az adminisztrátori beosztást kapott alkalmazott szakember. Távollétekor a munkavállaló jogai és kötelezettségei átszállnak a vezetés által a helyettesítésére kijelölt másik munkavállalóra. Csak a vezérigazgató dönthet arról, hogy felvesz vagy elbocsát egy adminisztrátort. Az állás megszerzéséhez a jelentkezőnek rendelkeznie kell szakirányú középfokú végzettséggel.

Ezen túlmenően a munkaadók gyakran megkövetelik a jelentkezőktől, hogy legalább egy éves munkatapasztalattal rendelkezzenek hasonló területen. Alapvetően az adminisztrátor közvetlen felettese a menedzser. Az ügyintéző munkaköri leírása feltételezi, hogy tevékenysége során a társaság alapító okiratát, jogszabályait, feletteseitől kapott utasításokat és utasításokat kell követnie. Figyelembe kell vennie az irányadó aktusokat, sőt magát az utasítást is.

Tudás

A munkára jelentkezéskor a munkavállalónak bizonyos ismeretekkel kell rendelkeznie, többek között meg kell ismernie a szabályzatot,a tevékenységi köréhez kapcsolódó utasításokat, utasításokat és egyéb szabályozó anyagokat. Emellett meg kell tanulnia a kiszolgáló személyzet munkaszervezésének szabályait és módszereit.

A munkavállalónak ismernie kell a szervezeti és személyzeti struktúrát, vagyis azt, hogy milyen feladatai, hatáskörei és munkakörülményei vannak a beosztottainak. Az ügyintézői feladatok megfelelő és hatékony ellátása érdekében a munkavállalónak tanulmányoznia kell az alkalmazási helye szerinti cég által nyújtott szolgáltatások típusait, tudnia kell a jelentési dokumentumok megfelelő elkészítését, az üzleti kommunikációt és az etikett gyakorlati alkalmazását. Ezenkívül a munkavállalónak jogi és marketing ismeretekkel kell rendelkeznie.

Funkciók

Munkára jelentkezéskor bizonyos funkciókat rendelnek a munkavállalóhoz. Konfliktusok megelőzésével, felszámolásával foglalkozik, fogadja az alkalmazási helye szerinti intézményben a rossz minőségű szolgáltatásra vonatkozó ügyféligényeket, észrevételeket. Ezen túlmenően az adminisztrátor feladatai közé tartozik a látogatók tanácsadása a szolgáltatások nyújtásával és az áruk értékesítésével kapcsolatos kérdésekben, valamint bónuszprogramok, promóciók. Javítania kell a személyzet munkáját, növelve a szolgáltatás hatékonyságát, valamint kényelmes körülményeket kell teremtenie a látogatók és az alkalmazottak számára. Az alkalmazott ellenőrzi a rendet, a látogatási tisztaságot és a takarítók munkáját.

Felelősségek

Az adminisztrátor fő feladatai közé tartozik a személyzet tájékoztatása az ügyfelek érkezéséről, a látogatók adatainak rögzítéseügyfélkör, a menedzsment felé történő beszámolás a problémákkal, konfliktushelyzetekkel kapcsolatban. Ezen túlmenően az ügyintéző köteles ellenőrizni, hogy az alkalmazottak betartják-e a fegyelmet és a szervezet alapszabályának egyéb pontjait.

Főnöke minden utasítását teljesítenie kell, ellenőriznie kell az áruk és egyéb anyagi javak biztonságát, a csarnokok díszítésére vonatkozó normákat, a reklámtermékek elhelyezését, állapotát és cseréjét. Ezenkívül ez az alkalmazott gondoskodik arról, hogy az összes alkalmazott kövesse felettesei utasításait.

Egyéb funkciók

Az adminisztrátor munkaköri leírása azt javasolja, hogy készítsen elő anyagi és technikai támogatást, mielőtt tárgyalásokat folytatna a cég jövőbeni ügyfeleivel és partnereivel. A munkavállaló nyilvántartást vezet és ezt dokumentálva tartja nyilván. Ezen kívül telefonbeszélgetéseket folytat, feldolgozza az ügyfelektől, más szervezetek partnereitől és kormányzati tisztviselőktől érkező kéréseket.

Jogok

Az ügyintézőnek szóló munkavédelmi utasítás feltételezi, hogy a munkavállalónak bizonyos jogai vannak, beleértve az önálló döntéshozat alt is, ha azok nem lépik túl a hatáskörét. Ezen túlmenően ennek a szakembernek joga van a cég érdekeit képviselni, az egészségét és életét veszélyeztető veszélyhelyzet esetén abbahagyni a feladatainak ellátását, aláírni a hatáskörébe tartozó dokumentumokat.

A munkavállalónak joga van értesíteni a vezetőséget az azonosított problémákróla szervezet munkájában, és megoldási módokat kínál, valamint javaslatot tesz tevékenységének és az egész vállalat munkájának hatékonyságának javítására. Joga van az intézmény más részlegeivel együttműködni a rábízott feladatok megoldásában, információkat, dokumentumokat kérni, valamint követelni a vezetőségtől a normál munkakörülmények megteremtését.

Felelősség

A munkavállaló felelősséggel tartozik feladatai nem megfelelő ellátásáért, valamint az ügyintézőnek szóló tűzvédelmi utasítás szabályainak megszegéséért. Felelősségre vonható, ha valótlan adatot közölt vezetőségének vagy a szervezet ügyfeleinek. Felelős a bejelentési dokumentumok minőségéért, az etikett megsértéséért a látogatókkal való kapcsolattartás során, valamint saját döntéseinek következményeiért.

Elég eljárás indulhat ellene, ha az ügyfelek személyes adatait helytelenül kezelte, bizalmas információkat közölt és üzleti titkokat közölt. Felelős azért, ha anyagi kárt okozott annak a cégnek, ahol dolgozik, az államnak, a vállalkozóknak vagy a cég alkalmazottainak. Ezenkívül a munkavállaló felelősséggel tartozik a társaság szabályainak és alapszabályának megsértéséért.

Rendszergazdai követelmények

Amikor a szakma még csak bekerült az ország üzleti szférájába, a munkavállalókkal szemben támasztott követelmények nem voltak túl komolyak, elég volt a középfokú végzettség is. A munkatapasztalat szintén kevéssé érdekelte a munkaadókat. Mára a feltételek szigorúbbá váltak, és a cégek nem csak jelentkezőket igényelnekfelsőfokú közgazdasági vagy menedzsment szakirányú végzettség, de idegen nyelvek ismerete, személyi számítógép használatának és üzleti nyilvántartásának ismerete.

Ami a személyes tulajdonságokat illeti, egy jó beszédű, kellemes megjelenésű ember kap munkát. Nagyon fontosak a kommunikációs készségek, a telefonbeszélgetések megfelelő lefolytatásának és a konfliktushelyzetek megoldásának képessége.

Következtetés

A tipikus adminisztrátori utasítások tartalmazzák azokat az alapvető információkat, amelyek ahhoz szükségesek, hogy az alkalmazott megértse a vállalaton belüli helyét. Pontjai a szervezettől, annak méretétől és a menedzsment igényeitől függően változhatnak. E dokumentum jóváhagyása nélkül a munkavállalónak nincs joga megkezdeni feladatait. A pozíció megszerzéséhez a pályázónak meg kell felelnie a cég követelményeinek, rendelkeznie kell a rábízott funkciók és a munkavállalóra ruházott feladatok minőségi ellátásához szükséges bizonyos ismeretekkel és személyes tulajdonságokkal.