Kimenő levelezés: regisztrációs naplók, könyvelés, minták, kitöltési szabályok

2024 Szerző: Howard Calhoun | [email protected]. Utoljára módosítva: 2023-12-17 10:30

A nemzetgazdaság bármely területén van olyan papírmunka, amely számos funkciót magában foglal. Közülük a bejövő és kimenő levelezés elszámolása az egyik fő. Nincs egyetlen olyan vállalkozás sem, amely a többi szervezettől elszigetelten működik. Az ügyfelekkel, beszállítókkal, pénzügyi és egyéb intézményekkel való kommunikáció és együttműködés kötelező. Ezért a gyártási folyamat nem nélkülözheti a levelezést. Ki intézi a bejövő és kimenő levelek nyilvántartását? Hogyan kell helyesen elszámolni velük? Kinek van rá szüksége és miért? Ezeket a kérdéseket a cikkben megvizsgáljuk.

Levelezési kategóriák. A kimenő dokumentáció jellemzői

A dokumentumoknak nagyon sok formája és típusa létezik, de mindegyik csak két fő kategóriába sorolható:

• Küldés (kimenő levél).
• Fogvetve (bejövő levél).

Nézzük meg az egyes kategóriák jelentését.

A kimenőnek nevezett levelezés a következő címzetteknek küldhető:

• Felsőbb hatóságok.
• Beosztottakszervezetek.
• Partnervállalkozások.
• A vállalat osztályai, műhelyei és egyéb strukturális részlegei.

Milyen dokumentumokat küldenek a felsőbb hatóságoknak?

Gyakorlatilag minden vállalkozás alá van rendelve bármely szervezetnek (körzeti, minisztériumi, regionális, valamint minisztérium). Az ezeknek az intézményeknek küldött kimenő levelek lehetnek jelentések, jelentések, hónapra, negyedévre, évre vonatkozó tervek, megkeresésekre adott válaszok. Általában jóváhagyott formanyomtatványokon vagy a vállalat logójával ellátott közönséges lapokon adják ki.

Dokumentumok alsóvonalbeli szervezetek számára

Nem minden, de sok vállalkozás együttműködik a nekik alárendelt szervezetekkel. Lehetnek végrehajtó szervek, fióktelepek, kis cégek és mások. Az általa küldött levelezések lehetnek utasítások, utasítások, értesítések, szabályzatok, utasítások, oktatási anyagok. A cég logójával ellátott fejléces papírra vagy közönséges lapra is kiállítják. Ezenkívül az utasítások és képzési anyagok brosúrák és kézikönyvek formájában is megjelenhetnek, de azokhoz szabványos nyomtatványokon vagy pecséttel és aláírásokkal ellátott kísérőlevelekkel ellátott utasításokat kell csatolni. Ha nincs ilyen, akkor magukon a kézikönyveken és brosúrákon fel kell tüntetni a küldő vállalkozás pecsétjét és a felelős személyek aláírását.

Dokumentáció partnercégek számára

Általános szabály, hogy ebben az esetben beszállítókról, forgalmazókról és vásárlókról beszélünk. Az általa küldött levelezés parancsok, értesítésekáruk átvétele, reklamációk, reklámprospektusok, értesítések a megállapodás vagy szerződés bármely feltételének változásáról, üzleti ajánlatok.

Megjegyzendő, hogy a reklámanyagokat, árlistákat, gratulációkat, meghívókat, például egy prezentációra nem kell regisztrálni.

Dokumentáció ugyanazon a szervezeten belül

Az ilyen típusú kimenő levelezés olyan vállalkozásoknál történik, ahol 2 vagy több részleg, műhely, részleg működik. Ilyen esetekben a vezetés utasításokat, határozatokat, iránymutatásokat, utasításokat és hasonló dokumentumokat ad ki, amelyeket megküld az osztályoknak, műhelyeknek. Ekkor a vezetők és az adminisztráció esetében az ilyen levelezés kimenő, a műhely vagy részleg esetében pedig bejövő.

A folyóirat tervezési szabályai

A dokumentum feladási helyétől függetlenül el kell számolni. Ehhez naplók vannak a kimenő levelezés regisztrálására. Abban az időben, amikor még nem létezett számítógép és internet, az ilyen naplókat kézzel vezették. Lehetnek önkényesek. Használható közös jegyzetfüzet, könyvelési könyv, jegyzettömb. A legfontosabb, hogy a magazinnak varrott lapjainak kellett lenniük, hogy ne lehessen őket kitépni. Ráadásul számozni is kellett. A folyóirat címlapján szerepelt az indulás dátuma. Korábban az oldalakat szálakkal kellett összevarrni, a végüket papírlappal le kellett zárni, amelyre fel kellett helyezni a felelős személy pecsétjét és aláírását. Ezen a lapon is fel volt írva a számozott oldalak száma. A javítások nem voltak megengedettek.

Most a magazin cérnákkal történő varrása mentésre kerül, amikorkülönösen fontos pénzügyi vagy jogi értékű dokumentumok nyilvántartásba vétele.

A magazin oldalai a legtöbb vállalkozásnál számozottak.

A napló utolsó sorának kitöltésekor a befejezés dátuma kerül feljegyzésre. 3-5 évig tárolható. Attól függ, hogy milyen típusú levelezést regisztráltak benne. Különösen fontosak a bírósági végzések, a pénzügyi elszámolások, a hosszú távú szerződések és hasonlók. A naplótól csak akkor rendelkezhet, ha a benne rögzített dokumentumok mindegyike elvesztette jogerejét.

Számítógépes segítség

A számítástechnika jelenlegi korában nehéz olyan ügyintézőt találni, aki kézzel nyomon követi a bejövő és kimenő levelezés naplóját. Most már van egy bizonyos program, amely lehetővé teszi űrlapok nyomtatását vagy nyilvántartások számítógépen történő megőrzését. A használatához a következőkre van szüksége:

• Számítógép MS Office, MS Excel programokkal.
• Nyomtató.
• Szkenner.
• Számítógépes e-mail.
• Egy ilyen bélyegző: „Bejárat. No. _, "_" _20_" Beírható manuálisan vagy készen is megvásárolható.

Ezután be kell lépnie a programba, le kell töltenie a szükséges űrlapot, és el kell kezdenie dolgozni vele. Kinyomtathatja az űrlapot, sok fénymásolatot készíthet, varrhat. Kapsz egy naplót, amelybe kézzel kell jegyzetelned. Nem nyomtathat, regisztráljon közvetlenül a számítógépén. Általános szabály, hogy így tárolják a dokumentumokat, amelyekhez nem kell aláírni.

Hány folyóiratra van szüksége?

Gyakrabbana vállalkozások összesen egy naplót vezetnek a kimenő levelezésről. Egyes, sok partnerrel és más címzettekkel rendelkező szervezetek azonban több ilyen folyóirattal is rendelkezhetnek, például:

• Harmadik félnek küldött levelezés és a vállalaton belüli dokumentumok regisztrálásához.
• Belföldi és külföldi cégeknek küldött levelekhez.
• Bizonyos szervezeteknek (például a központi hivatalnak, minisztériumnak és így tovább) és mindenki másnak szánt dokumentumokhoz. Ez a dokumentumkezelés kényelmét szolgálja, de minden napló egyetlen szabvány szerint készül.

Emellett egyes szervezetek külön naplóval rendelkeznek minden dokumentációtípushoz. Például kimenő megrendelések, könyvelési megbízások, értesítések, kézikönyvek, vásárlói panaszok, jegyzőkönyvek stb. regisztrálására. Az ilyen dokumentumok elszámolásához más oszlopokat tartalmazó űrlapok is használhatók.

A naplóbejegyzések vezetése

El kell mondani, hogy a nyomtatványok formái megközelítőleg azonosak minden típusú kimenő levelezés elszámolásánál. Cikkünkben található egy minta, amely bemutatja, hogyan kell kinéznie a kialakításnak.

Minden oldal tetején található egy „fejléc” oszlopokkal:

• A bejegyzés sorszáma, a dokumentumra is felkerült.
• Indulás dátuma.
• Dokumentum címe (pl. "Haladásjelentés").
• Összefoglaló (szó szerint pár mondat, leírhatod a dokumentumszámot is).
• Annak az intézménynek a neve, ahová a levelezést küldik.
• A felelős regisztráló aláírása.
• Indulási mód (rendes vagy e-mail, fax). Ez az elem az új technológiák megjelenésével bővült. Korábban nem szerepelt a levelezési naplókban.
• Kérésre adott válasz vagy végrehajtási jelentés elküldése esetén a naplóban fel kell tüntetni annak a bizonylatnak a számát, amely alapján a kiküldött levél létrejött. Fel kell tüntetni az előadóra vonatkozó adatokat is (név, beosztás).
• Példányok száma. Néha egy oszlopot külön osztanak ki, amelyben fel van tüntetve az egy példányban lévő oldalak száma.
• Megjegyzés. Az előző oszlopokban nem szereplő információk itt vannak feltüntetve.

Ha a kimenő dokumentum nem válasz kérésre vagy jelentésre, kötőjelek kerülnek a végrehajtásra és a felelős személyre vonatkozó oszlopokba.

A mi korunkban a kimenő levelezés naplójának tartalma és kitöltése nem változott. A fent látható minta.

Bejövő levél

Leveleket és dokumentumokat a következő forrásokból kaphat a vállalkozás:

1. Felsőbb hatóságok.
2. Beosztottak.
3. Partnercégek.
4. A fent felsorolt egyéb intézmények (rendőrség, bankok, bíróságok, magánszemélyek stb.).
5. Vállalkozáson belül a bejövő levelezés érkezhet az adminisztrációtól vagy más szervezeti egységtől, például a számviteli osztálytól.

Fölöttünkmérlegelte, hogy milyen iratok tekinthetők az első három bekezdésben megjelölt szervezetek levelezésének.

Más intézményektől származó iratok lehetnek munkavállalói idézés, végrehajtási okirat, bírósági határozat, per, panasz vagy magánszemély nyilatkozata stb.

A vállalaton belüli munkafolyamatot bemutató papírok nagyon eltérőek lehetnek: vezetői utasítások, utasítások, utasítások, előírások, szabványok, biztonsági előírások, figyelmeztetések stb.

A bejövő dokumentumok kezelése

Nem csak a kimenő, hanem a bejövő levelezésről is nyilvántartást kell vezetni. A napló, amelybe a vállalkozás által beérkezett leveleket nyilvántartásba veszik, ugyanazon szabályok szerint készül, mint a kiküldött dokumentumok esetében.

A különbség az űrlapokon található "sapkában" van. A következő oszlopokat kell tartalmaznia:

• Sorszám. A dokumentumhoz is hozzá van ragasztva.
• Kézhezvétel dátuma.
• A dokumentumot küldő szervezet.
• Hogyan érkezett (faxon, e-mailben vagy hagyományos levélben).
• Dokumentum neve.
• Példányok száma.
• A dokumentum küldésének helye (műhely, részleg vagy mappa neve).

A bejövő levelezés naplójának egyik nyomtatványának mintája az alábbiakban látható.

Ha a beérkező bizonylat a műhelyhez (részleghez) végrehajtásra kapott vezetői megbízás vagy módszertani utasítás, a regisztrációs naplóban fel kell tüntetni, hogy ki a felelős, és el kell helyeznielőadásjegy, dátum és a művész aláírása.

Ki vezeti a nyilvántartást?

A vezető által kijelölt felelős személy regisztrálhatja a bejövő és kimenő levelezést. Ebben az esetben az ilyen típusú munkaerő-tevékenységet fel kell tüntetni a munkaköri leírásában, vagy a vállalkozás vezetőjének utasításával jóvá kell hagynia. A szervezeteknél az irodai munkát általában titkár látja el. Ezen kívül a levelezés nyilvántartását az iroda alkalmazottja vagy ügyintéző (kis cégeknél) végezheti. Egyes szervezetekben a levelezést két alkalmazott – a fordító és a titkár – bonyolítja le.

Az üzletek és részlegek a bejövő és kimenő dokumentumokról is nyilvántartást vezetnek. Ezt egy alkalmazott végzi, akit a vezetőség utasítása alapján ilyen típusú tevékenységgel bíznak meg.

Hogyan rögzítsem megfelelően a beérkező dokumentumokat?

A bejövő és kimenő levelezés regisztrálása nem nehéz, de felelősségteljes feladat. A vállalkozáshoz beérkezett minden dokumentumot el kell könyvelni. Ha szervezetektől származnak, azokat a vezetőnek le kell bélyegeznie és alá kell írnia. Néha a felelős személyek aláírása is szükséges, például a főkönyvelő, ha ez a vállalkozásnak kiállított számla. Az egyénektől származó leveleken, például magyarázó vagy állításokon, csak a dokumentumot összeállító személy aláírása lehet.

A legtöbb vállalkozásban minden bejövő levelezést át kell néznie a vezetőnek, hogy lépést tartson a termelési folyamatokkal. Önmagaeldönti, hogy mit kezd a beérkezett dokumentumokkal - végrehajtásra átveszi, az érintetteket megismerteti az információval, vagy egyszerűen csak mappába iktatja a papírt. Ezért a titkár, miután regisztrálta a bejövő levelezést a naplóban, átadja azt a vezetőnek. Minden dokumentumon megjelöli, hogy melyik osztálynak kell elküldeni.

Ezen „ítélet” alapján a titkár a bejövő levelezések nyilvántartásában a megfelelő oszlopban feljegyzi az egyes levelek további „sorsát”. Például a prémium kiszámításáról szóló új szabályzatot a számviteli osztálynak, a biztonsági irányelveket a műszaki osztálynak, Ivanov polgár pedig a termékminőség-ellenőrzési osztálynak lehet követelnie. Ezzel befejeződik a titkárnő munkája a beérkező dokumentációval.

Hogyan tudom nyomon követni a kimenő leveleket?

Fentebb megvizsgáltuk, hogy milyen papírok vonatkozhatnak az ilyen típusú dokumentációra. Egyes szervezetekben az egyéni kéréseket titkárhelyettesnek vagy összeállítónak kell megválaszolnia. A GOST R 6.30-2003.12 szerint az ilyen dokumentumot speciális űrlapon vagy a vállalat logójával ellátott üres lapon állítják ki. Minden szervezetnek vagy magánszemélynek küldött üzleti levelet a vezetőnek le kell bélyegeznie és alá kell írnia. Általános szabály, hogy a titkárnak fénymásolatot kell készítenie a dokumentumról, amelyet a megfelelő mappába kell iktatni.

A kimenő levelezést a megfelelő naplóban rögzítjük. A titkárnak ellenőriznie kell, hogy minden szükséges pecséttel és aláírással rendelkezik-e, cége adatai és adataiazt a szervezetet, amelynek a dokumentumot elkészítették, tegye rá a naplóba bejegyzett számnak megfelelő számot, az indulás dátumát, annak a mappának a nevét, amelybe a másolatot iktatták. Ha a küldött levél egy bejövő levélre adott válasz, akkor azt a számot is fel kell írnia, amelyen regisztrálta. A dokumentumokat a regisztrációs naplóban megjelölt napon kell elküldeni.

Miért van szükségünk levelezési könyvelésre?

Néhány ember, aki távol áll a termeléstől, úgy gondolja, hogy a bejövő és kimenő levelezés gondos nyilvántartása többletmunka, úgynevezett papírmunka. Valójában a levelezési könyvelés a következő funkciókat látja el:

• Munkafolyamatot szervez.
• Időben reagál a bejövő jelekre.
• Legyszerűsíti az információcserét a termelésen belül.
• Garantálja a cég hatékony részvételét a külgazdasági életben.
• Segít gyorsan megtalálni a szükséges dokumentumot.

E munka jelentősége nyilvánvaló, ezért felelősségteljesen kell megközelítenie a megvalósítást.