Az ellenőrzés fő funkciója a menedzsmentben

2025 Szerző: Howard Calhoun | [email protected]. Utoljára módosítva: 2025-01-24 13:17

Minden vezető ellátja a vezetés alapvető funkcióit: tervezés, szervezés, motiváció, ellenőrzés. Az ellenőrzési funkció négy eleme: indikátorok és módszerek meghatározása az eredmények mérésére, az eredmények mérése, annak meghatározása, hogy az eredmények megfelelőek-e, és a korrekciós intézkedések.

Minden irányítási funkció: tervezés, szervezés, motiváció, ellenőrzés szorosan összefügg egymással. Ugyanolyan fontosak a hatékony irányítás szempontjából. Nem oszthatók dúrra és mollra. Ugyanakkor a vezetői funkciók: a szervezés, a motiváció és az ellenőrzés az átgondolt és hatékony tervezésen alapulnak.

• A tervezés az elsődleges, alapvető funkció. A stratégiai célokra alapozva ezek megvalósítására tervet készítenek, amely biztosítja bizonyos erőforrások allokációját, és ezt az allokációt időben összekapcsolva. A tervezés dokumentálja az erőforrások elosztását, és egyesíti az egyes részlegek és alkalmazottak erőfeszítéseit egy közös cél elérése érdekében. Ennek érdekében elvégzika közös célok személyes célokra bontása. Feltétlenül gondoskodni kell a szervezet tervezéséről és ellenőrzéséről. Az irányítási funkciók a célmeghatározáson túlmenően biztosítják a cél eléréséhez meghatározott sorrendben elvégzendő munkák listájának összeállítását is. Ugyanakkor minden munka kötődik a kezdetének és befejezésének időpontjához, a hozzárendelt erőforrásokhoz és a későbbi (vagy korábbi) művekhez az időben.
• A szervezés, mint a menedzsment funkciója, olyan struktúra kialakítása, amely lehetővé teszi a rendszer egyes elemeinek adott szabályok szerinti együttműködését, és az elkülönített erőforrások ésszerű elköltését a célok elérése érdekében. A szervezeti felépítést számos formalizált szabály írja le – szabályzat, szabályzat, utasítás.
• A motiváció a vezetés függvénye, hogy minden szinten ösztönözze az alkalmazottakat a hatékony együttműködésre céljaik elérése érdekében. Ez a kormányzás leghumanisztikusabb és legkevésbé formalizált funkciója.
• Control, mint funkció, a vezetési folyamat a munkaeredmények mennyiségi és minőségi elszámolásából áll, ez egy olyan folyamat, amely biztosítja, hogy a szervezet elérje céljait

Vezérlő hozzárendelése

Az irányítás a menedzsment fő funkciója. Ez a következőhöz tartozik:

• A gyártási folyamat és az irányítási folyamat bizonytalanságának csökkentése.
• Előrejelzés és hibamegelőzés.
• Támogatja a sikeres cselekvést.

A szabályozás elképzelhetetlen mérés nélkül. Hogy megértsük mita munka a tervek szerint halad, az ellenőrzéskor elért mennyiségi mutatókat össze kell vetni néhány korábban ismert tervezettel.

A folyamatvezérlés egy olyan rendszer, amely lehetővé teszi az eltérések tervezését, mérését, azonosítását és bármilyen üzleti tevékenység korrigálását, mint például a gyártás, a csomagolás, a fogyasztóhoz történő szállítás stb.

Az irányítási funkció az irányítási folyamat lényeges része.

Vezérlőfunkció hiányában minden vezérlés értelmét veszti. Nem fogja tudni, hogy a tervezett megvalósult-e, és általában, hogy történik-e valami.

A vezérlő funkció nélkül a személyzet irányítása sem lehetséges.

A vezetési folyamat a szervezeti irányítás funkcionális folyamata, a szervezet céljaiból és stratégiai terveiből kell kinőnie

A vezérlőfunkció négy eleme

Négy fő lépésből áll a felügyeleti vezérlő funkció:

1. Meghatározza a mutatókat és az eredmények mérésének módját.
2. Eredmények mérése.
3. Döntse el, hogy az eredmények a tervezettek-e.
4. Javító intézkedés alkalmazása.

"Control" jelentése két példányban vezetett lista (francia contrôle, contrerôle -, latin contra - ellen és rotulus - tekercs).

Célok és módszerek meghatározása az eredmények mérésére

Ki kell alkotni egy olyan mutatókészletet, amely fontos az irányított folyamat szempontjából, és meg kell határozni mindegyikhez a tervezett értékeket adott időpontokban. Amikor ebben az időben a ténylegesEnnek eredményeként a vezetők jelzéseket kapnak a dolgok alakulásáról, így nem kell ellenőrizniük a tervek megvalósításának minden lépését.

Az indikátoroknak világosan megfogalmazottaknak, mérhetőnek és nyomon követhetőnek kell lenniük. Egy gyártó üzemben a mérőszámok magukban foglalhatják az értékesítést és a kibocsátást, a munkahatékonyságot, a biztonsági teljesítményt és egyebeket.

A szolgáltatásnyújtásnál viszont a mérőszámok között szerepelnie kell például azoknak az ügyfeleknek, akiknek sorban kell állniuk a banknál, vagy a frissített reklámkampány eredményeként behozott új ügyfelek számát..

A mérési pontokat az idővonalon sem szabad véletlenszerűen kiválasztani, hanem a kontrollált folyamat szempontjából kritikusan fontos időszakokhoz, időszakokhoz vagy a folyamat fontos szakaszainak kezdetéhez/végéhez kell társítani. Lehet, hogy

• A tervezési időszak eleje vagy vége - műszak, nap, hét vagy hónap.
• Egy fontos szakasz kezdete vagy vége: az előgyártás befejezése, a termék végső összeszerelésének megkezdése, a termék kiszállítása a vásárlóhoz.
• Új termékkiadás vagy a tervezett szolgáltatási mennyiség elérése.

A tervezés és az ellenőrzés funkciói a menedzsmentben nagyon szorosan összefüggenek egymással, és nincs értelme egymás nélkül. Senki által irányított terv nem válik üres papírlappá. A motiváció és a kontroll irányítási funkciói is összefüggenek.

Mérési eredmények

Eredmények mérése az ellenőrző pontokon és összehasonlítása a tervezettekkelA mutatókat proaktív módon kell elvégezni, hogy az eltéréseket a lehető legkorábban észlelni lehessen, vagy akár előre jelezni lehessen, mielőtt azok előfordulnának, elkerülve vagy minimalizálva a korrekciós intézkedéseket.

Ha az ellenőrző pontokat megfelelően megtervezték, és rendelkezésre állnak eszközök a beosztottak tevékenységének pontos meghatározásához, a jelenlegi és a várható teljesítmény felmérése pontos és egyszerű lesz.

Azonban sok olyan tevékenység létezik, amelyeknél nehéz meghatározni a pontos ellenőrzési pontokat, és sok olyan tevékenység is van, amelyet nehéz mérni.

Elég egyszerű például a tömegtermékek gyártásának standard idejét megállapítani, és ugyanolyan könnyű mérni ezeknek a mutatóknak a tényleges értékét

A helyzet bonyolultabb a technológiától távol eső munkatípusok esetében. Például nem könnyű nyomon követni egy munkaügyi kapcsolatvezető munkáját, mert nem könnyű világos eredménytáblát kidolgozni.

Az ilyen típusú vezetők feje gyakran olyan homályos mutatókra támaszkodik, mint a szakszervezeti kapcsolatok, a beosztottak lelkesedése és lojalitása, az alkalmazottak fluktuációja és/vagy munkaügyi viták. Ilyenkor a beosztott vezető általi mérésének eredménye is homályos.

Az eredmények megfelelése a tervnek

Ez egy egyszerű, de nagyon fontos lépés az ellenőrzési folyamatban. Ez magában foglalja a mért eredmények összehasonlítását előre meghatározott célokkal. Ebben a szakaszban rendkívül fontos egy előre kidolgozott összehasonlítási technika. AbbanA dokumentumnak egyértelműen meg kell határoznia, hogy konkrétan mit, milyen időpontban és milyen feltételek mellett mérnek. Szigorúan kövesse ezt a technikát, különben a mérési eredmények és a tervvel való összehasonlítás megbízhatatlanok lesznek.

Ha a teljesítmény a terveknek megfelelően alakul, a vezetőség azt hiheti, hogy minden ellenőrzés alatt áll. Ebben az esetben nem kell beavatkozni a szervezet napi működésébe.

Javító intézkedés

Ez a szakasz lesz a legfontosabb abban az esetben, ha a mutatók nem érik el a tervezetteket, és az elemzés azt mutatja, hogy korrekciós intézkedésekre van szükség. Az ilyen korrekciós intézkedések magukban foglalhatják a szervezet napi működésének egy vagy több szempontjának módosítását.

Például egy bankfiók vezetőjének döntenie kell arról, hogy több pénztárost kell elfoglalni a hallban ahhoz, hogy megfeleljen a korábban beállított maximális ötperces várakozási időnek.

Vagy az üzletvezető úgy dönt, hogy túlórát küld a gépkezelőknek a termékek szállítási határidőinek betartása érdekében.

A monitorozás segít a helytelenül beállított célok azonosításában is, ebben az esetben a korrekciós intézkedés a célok korrekciója lesz, nem pedig az aktuális mért értékek megváltoztatása.

A korrekciós intézkedések időszerűsége

Mindig konstruktív módon kell kidolgozni a mutatókat a tervezett értékekre, különben későn kell észrevenni, hogy a hiba már megtörtént. Minél korábban azonosítanak egy hibát vagy hibát, annál valószínűbb, hogy kijavítják vagy felzárkóznak. És minél kevesebb időt, anyagi és munkaerő-erőforrást fordítanak a javítására.

A később felfedezett eltéréseket teljesen lehetetlen korrigálni. Ebben az esetben a szervezetet jelentős anyagi és hírnévveszteségek érik, egészen a működésének megszűnéséig.

A mai rossz hír jobb, mint holnap ugyanaz a hír.

D. S. Chadwick

A vezérlőfunkciók kapcsolata

Vezetési funkciók: a motiváció és a kontroll szorosan összefügg egymással. A beosztott hatékony motivációs rendszerének felépítéséhez a vezetőnek hozzá kell férnie a pontos és időszerű ellenőrzési eredményekhez.

A megfelelőség ellenőrzése elvégezhető:

• tervezett mutatók;
• minőségi szabványok;
• vállalati szabályzat;
• biztonsági és munkavédelmi követelmények;
• ellenőrző állami vagy állami szervezetek követelményei.

Az ellenőrzés lehet időszakos és egyszeri, ütemezett és sürgősségi, privát és a szervezet általános auditjának része is.

Következtetés

A kontroll fő funkciója a vezetésben a terv megvalósításának biztosítása és ezzel a szervezet céljainak elérése. További funkciók - a szervezés és a motiváció támogatása, valamint a velük való interakció. Az irányító funkció a menedzsmentben a legfontosabb. Az ellenőrzés lényege nemannak érdekében, hogy az egységet vagy alkalmazottakat elkapják a terv nem teljesítésében és megbüntessék őket. A lényeg, hogy a tervtől való eltéréseket időben észleljük. Akkor van esély arra, hogy legyen ideje korrekciós intézkedések megtételére. Az ellenőrzési folyamatok átgondolt megszervezése a kulcsa a tervek pontos és időben történő végrehajtásának és a célok elérésének.